Umzug aus Accountable¶

Haben übernimmt deinen Bestand aus Accountable, damit du kündigen kannst, ohne Daten zu verlieren. Der Umzug läuft auf der Seite „Archiv“ unter „Umzug“: Wähle oben „Umzug aus Accountable“. Die Schritte bis zum Abgleich sind dieselben wie beim Umzug aus Lexoffice.

Accountable hat keinen API-Zugang. Es gibt deshalb keine Verbindungskarte mit Schlüssel oder Token. Du lädst die Exportdatei hoch, Haben liest daraus den DATEV-Buchungsstapel, entpackt die Belege und verknüpft beides.

Für eine GmbH oder UG gilt dasselbe wie beim Umzug aus Lexoffice: Die Bestände über die offenen Posten hinaus übernimmst du mit einer Eröffnungsbuchung.

Schritt 1: Export bei Accountable erstellen¶

Accountable exportiert mehrere Dinge getrennt. Für den Umzug brauchst du einen einzigen Export:

1. In Accountable auf „Datenexport“ gehen und „DATEV“ wählen.
2. Den Kontenrahmen so wählen, wie er in Haben eingestellt ist, bei einer Einzelunternehmung in der Regel SKR03.
3. „Originaldokumente beifügen“ einschalten. Ohne diesen Schalter enthält der Export nur Buchungen und keine PDFs, und Haben meldet „Jeder Beleg hat eine Datei“ als offen.
4. Zeitraum: das ganze Geschäftsjahr (01.01. bis 31.12.).
5. „Export-Datei erstellen“ und herunterladen.

Die Datei heißt danach Accountable_<Vorname>_<Nachname>_skr03_<Datum>_<Zufall>.zip. Sie trägt den Kontenrahmen im Namen (skr03 oder skr04), und daran erkennst du den DATEV-Export. Die Nummer, die der Browser beim zweiten Download anhängt, sagt nichts über den Inhalt, die Dateigröße ebenso wenig.

Die anderen Exporte desselben Vorgangs (Excel-Export, Originaldokumente, PDF-Export, Vermögenswerte) brauchst du für den Umzug nicht.

Was in der Datei steckt¶

• der DATEV-Buchungsstapel (EXTF_Buchungsstapel_<Jahr>….csv, Windows-1252) im Ordner datev_skr03_<Datum>
• die Belege in Belege.zip samt document.xml, das jedem Beleg eine GUID zuordnet
• die Belegdateien unter PDF/Einkäufe (Ausgaben) und PDF/Umsätze (Ausgangsrechnungen)
• je Buchung die Verknüpfung zur Belegdatei im Feld „Beleglink“ (BEDI "<GUID>")
• Daten.xlsx: Der Import liest daraus das Sheet „Ausgaben“ mit Buchungscode, Lieferant und Zahlungsstatus (siehe Kategorie und Zahlungsstatus); die übrigen Sheets bleiben nur im Archiv
• Abschreibungstabelle.xlsx: wird mit der ZIP archiviert, aber nicht eingelesen

Die Zuordnung Buchung zu Beleg läuft über die GUID und nicht über den Dateinamen. Derselbe Beleg heißt in Belege.zip anders als im PDF-Ordner (etwa …_012 gegen …_Wdn). Wenn du vor dem Upload Dateien umbenennst, geht die Verknüpfung kaputt. Lade die ZIP unverändert hoch, Haben speichert sie mit Prüfsumme im Archiv.

Du kannst je Geschäftsjahr eine ZIP wählen oder mehrere auf einmal hochladen; jede darf höchstens 100 MB groß sein. Haben nimmt sie der Reihe nach und übernimmt jede für sich. Wie im Archiv gilt: Jeder Zeitraum wird nur einmal übernommen. Liegt für das Jahr schon ein Buchungsstapel im Archiv, etwa aus einem früheren Export desselben Jahres, bricht der Lauf mit einem Hinweis ab, statt die Buchungen doppelt abzulegen. Dieselbe ZIP noch einmal hochzuladen geht dagegen und übernimmt nur, was fehlt.

Was übernommen wird¶

1. Aus Buchungen werden Belege. Accountable bucht jede Ausgabe einzeln gegen das Bankkonto 1200, Gegenkonto ist das Aufwandskonto. Daraus entstehen Archivbelege mit Datum, Brutto und Steuer.
2. Steuer und Netto richten sich nach dem BU-Schlüssel. Steht im Stapel einer (19 oder 7 %), ist der Umsatz brutto und Haben rechnet Steuer und Netto heraus. Ohne BU-Schlüssel gilt der Betrag als steuerfrei gebucht.
3. Die Belegdatei aus document.xml wird über die GUID als Original an den Archivbeleg gehängt. Fehlt eine verlinkte Datei, steht das als Hinweis am Lauf.
4. Der Lieferant kommt aus dem Buchungstext, ohne Vorsätze wie „ER“, „AR“, „EB“ oder „AB“.

Private Zeilen bleiben Zahlungen ohne Beleg: im SKR03 der ganze Privatbereich 1800 bis 1899, also Privatentnahmen (1800, 1801), Privatsteuern (1810), Sonderausgaben und Privateinlagen (1890), und Umbuchungen zwischen Unterkonten des Kontos 1200 (1360), im SKR04 Privat (2100 bis 2199) und Geldtransit (1460). Der Import zählt sie und legt dafür nichts an. Den Kontenrahmen liest Haben aus dem Ordnernamen im Export (datev_skr03_… bzw. datev_skr04_…).

Die Belege landen im Archiv, mit ihrer Datei. Belege in Haben legt der Import nicht an: Accountable bucht zahlungsbasiert, die Belege sind dort bezahlt und die Vorsteuer ist angemeldet. Als Beleg in Haben stünden sie als offene Verbindlichkeit im Bankabgleich. Was am Stichtag noch offen war (in Daten.xlsx nicht bezahlt), übernimmst du in Schritt 3 wie bei Lexoffice.

Belegnummern sind synthetisch¶

Accountable vergibt für Ausgaben keine fortlaufende Belegnummer. Im DATEV-Stapel steht im Belegfeld 1 bei Ausgaben ein zusammengesetztes Kennzeichen TTMMJJJJ_<Cent>, etwa 04112026_3841 für 38,41 €. Bei Ausgangsrechnungen steht dort die echte Rechnungsnummer.

Im Archiv erscheint jede Ausgabe unter diesem Kennzeichen, du kannst danach suchen oder nach Jahr und Betrag filtern. Beim Belegabgleich mit dem DATEV-Stapel aus Schritt 4 findet Haben die Zeilen nur, wenn derselbe Stapel eingelesen ist. Wiederholen sich synthetische Belegnummern (gleicher Tag, gleicher Betrag), ordnet Haben die Buchung dem Beleg des Imports zu und nicht einer zweiten Buchung. Verlass dich beim Vergleich deshalb auf die Summen je Jahr und die Umsatzsteuer je Monat statt auf jeden Einzelposten.

Was nicht übernommen wird¶

Bankumsätze kommen aus den Kontoauszügen¶

Das Sheet „Kontobewegungen“ in Daten.xlsx enthält dieselben Zahlungen wie die Kontoauszüge, nur mit dem Zahlungsdatum statt dem Buchungsdatum. Der Import liest es nicht ein; die Bankumsätze kommen aus den Kontoauszügen der Bank oder aus dem Abruf (siehe Bank). Ein Konto bekommt seine Umsätze aus einer Quelle: Wer die Quelle wechselt, etwa vom Abruf zu Dateien, importiert ab dem Tag nach dem letzten vorhandenen Umsatz. Gemischt ergibt das doppelte Umsätze, weil der Dubletten-Hash das Datum enthält; Haben meldet den Fall beim Import (siehe Bank).

Kategorie und Zahlungsstatus¶

Die Kategorie kommt aus dem Buchungscode in Daten.xlsx (Sheet „Ausgaben“) und nicht aus dem Gegenkonto, weil der Code feiner ist als der Kontenrahmen. Haben bildet ihn so ab:

Einen unbekannten Code rät der Import nicht. Der Beleg landet unter „Sonstiger Aufwand“ (sonstiges), der Code steht als Hinweis am Lauf. Die passende Zeile findet Haben über Belegfeld 1 (TTMMJJJJ_Cent), sonst über Datum und Betrag. Passen Datum und Betrag auf mehrere Zeilen, bleibt die Buchung ohne die Angaben aus Daten.xlsx und der Fall steht als Hinweis am Lauf.

Der Zahlungsstatus kommt aus den Spalten „Bezahlt“ und „Zahlungsdatum“ derselben Zeile. Nicht bezahlt heißt offener Posten über den Bruttobetrag. Fehlt Daten.xlsx, gilt der Beleg als bezahlt, weil der Stapel zahlungsbasiert über 1200 bucht.

Zwei Konten bleiben anders beschrieben, als Accountable sie meint:

• 4288 ist bei Accountable das häusliche Arbeitszimmer. Haben führt 4288 als Homeoffice-Tagespauschale (Häusliches Arbeitszimmer, Tagespauschale). Meint eine Buchung die Jahrespauschale oder tatsächliche Zimmerkosten, ändere sie nach dem Import auf die passende Kategorie und prüfe den Abzug in der EÜR.
• 4985 gibt es in Haben nicht. Buche die betroffenen Belege auf 4980 (Sonstiger Betriebsbedarf) um. Die Kategorie kommt trotzdem aus Daten.xlsx, das Konto bleibt nur als Herkunft im Beleg stehen.

Private Zeilen (SKR03 Gegenkonto 1800 bis 1899 und 1360; SKR04 2100 bis 2199, 1460) bleiben Zahlungen ohne Beleg; dazu gehören auch die Privatanteile der Arbeitszimmer-Buchungen und der 20-%-Privatanteil einer Geräterechnung.

Belegverknüpfung außerhalb des Imports¶

Die GUID-Verknüpfung aus document.xml wertet nur der Import aus. Außerhalb des Imports gibt es dafür keinen Weg, weil die Buchungen, die du in Schritt 4 als DATEV-Buchungsstapel ablegst, keine document.xml mitbringen. Der Belegabgleich dort ordnet Buchungen über die Belegnummer zu, und die ist bei Accountable-Ausgaben synthetisch (TTMMJJJJ_Cent), siehe oben. Diese Zeilen bleiben deshalb ohne passenden Beleg. Was wirklich verknüpft ist, sagen der Fortschritt des Imports und der Punkt „Jeder Beleg hat eine Datei“.

Schritt 2: Export hochladen und übernehmen¶

Unter „Umzug aus Accountable“ wählst du eine oder mehrere Exportdateien und klickst „Hochladen und übernehmen“. Haben liest den Stapel, entpackt Belege.zip, hängt die Dateien über die GUID an und zeigt dasselbe wie bei den anderen Quellen:

• Belege gefunden: wie viele Buchungen mit Belegbezug im Stapel stehen
• übernommen: wie viele schon im Archiv sind (ein zweiter Upload überspringt, was da ist)
• Dateien: wie viele Belegdateien angekommen sind

Fehlende Belege (document.xml ohne Datei, GUID ohne Eintrag) und private Zeilen stehen als Hinweis am Lauf. Abbrechen geht jederzeit, schon Übernommenes bleibt.

Schritt 3 bis 5¶

Offene Posten, Exporte ablegen und Abgleich je Jahr funktionieren wie beim Umzug aus Lexoffice. Unterschiede:

• IDEA-Export und Steuererklärungen liefert Accountable nicht mit. Lade sie in Schritt 4 getrennt hoch, sonst fehlt die Prüfung „IDEA-Export archiviert“.
• Bei Ausgangsrechnungen fehlen Positionen. Sie erscheinen im Import nur als Meldung und zählen im Abgleich deshalb nicht als Rechnung mit Datei.
• Beim Punkt „Jede Buchung mit Belegnummer findet ihren Beleg“ zählen Privat-, Geldtransit- und Vortragszeilen nie mit, bei jeder Herkunft und je nach Kontenrahmen. Erlösbuchungen zählen nur im Stapel aus dem Accountable-Umzug nicht mit, weil Accountable keine Ausgangsrechnungen exportiert. Aus Lexoffice und sevDesk fehlt die Rechnung zu einer Erlösbuchung dagegen wirklich.
• Die Buchungen aus dem Accountable-Stapel sind dieselben, die du in Schritt 4 noch einmal als DATEV-Buchungsstapel ablegst. Der Abgleich erkennt sie an ihren Belegnummern, synthetisch bei Ausgaben, echt bei Ausgangsrechnungen.
• Die letzte Rechnungsnummer für Schritt 5 steht nicht im Stapel. Trage sie aus Accountable von Hand in den Einstellungen nach.

Rechnungen mit mehreren Buchungscodes¶

Accountable kann eine Rechnung auf mehrere Konten verteilen. Im Ausgabenblatt steht dann je Konto eine Zeile, alle mit demselben Lieferanten und Datum, aber ohne Belegnummer, die sie zusammenbindet. Beim Export fehlt damit die Angabe, welche Zeilen eine Rechnung sind.

Spalte Y, Dokument vorhanden, gilt für die ganze Rechnung und nicht für die einzelne Zeile: sie steht auch an den Zeilen, die keinen eigenen Dateinamen tragen. Im Belege-Ordner liegt die Datei einmal, benannt nach Datum und Lieferant.

Wer die Zeilen einzeln übernimmt, bekommt deshalb einen Beleg über den Teilbetrag einer Zeile, während die übrigen ohne Buchung bleiben und im Aufwand und in der Vorsteuer fehlen.

Der Umzug auf der Seite „Archiv“ fasst solche Zeilen nicht zusammen. Prüfe sie nach dem Import, besonders wenn Datum und Betrag auf mehrere Zeilen passen (siehe Kategorie und Zahlungsstatus). Wer den Bestand mit einem eigenen Exportadapter vorbereitet, kann solche Zeilen dort zusammenfassen und das Paket über den Belegimport übernehmen.

Ob mehrere Zeilen eine Rechnung sind, bleibt eine Annahme, weil zwei getrennte Käufe beim selben Händler am selben Tag genauso aussehen.

Vor der Kündigung¶

• [ ] Für jedes Geschäftsjahr ist der DATEV-Export hochgeladen und der Lauf ist fertig
• [ ] Jeder Beleg hat eine Datei (Abgleich je Jahr), oder die fehlenden sind geklärt
• [ ] IDEA-Export und Steuererklärungen getrennt abgelegt
• [ ] Kontakte angelegt (CSV-Import oder von Hand)
• [ ] Ausgangsrechnungen, die du weiter brauchst, in Haben geschrieben oder über die Eröffnungsbuchung geführt
• [ ] Konten 4288 und 4985 geprüft und bei Bedarf auf Homeoffice-Tagespauschale bzw. 4980 geändert
• [ ] Offene Posten übernommen oder die Gründe geklärt
• [ ] Einnahmen, Ausgaben, Umsatz- und Vorsteuer je Jahr mit Accountable verglichen
• [ ] Nächste Rechnungsnummer in Haben gesetzt
• [ ] Jahresexport für jedes übernommene Jahr heruntergeladen

Letztes Update: 12. November 2026