Umsatzsteuer-Voranmeldung¶

Haben berechnet die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat oder das Quartal aus deinen Buchungen und übermittelt sie über ERiC an ELSTER. Du siehst, welche Zahlungen, Rechnungen und Belege hinter jeder Kennzahl stehen, kannst die Werte mit Begründung überschreiben und vor dem Senden prüfen oder testweise übermitteln.

Voraussetzungen¶

• Firmendaten mit Name, Anschrift, Bundesland und einer Steuernummer, die zum Bundesland passt. Fehlt etwas, zeigt die Seite „Firmendaten unvollständig: …“ und Prüfen und Senden bleiben gesperrt. Siehe einrichtung.md.
• Versteuerungsart (Ist oder Soll) in den Firmendaten.
• Zum Übermitteln ein ELSTER-Zertifikat (.pfx aus einem ELSTER-Konto mit Anmeldeart Zertifikatsdatei; ELSTER Secure geht nicht), hochgeladen unter Einstellungen, und dessen PIN. Siehe Zertifikatsdatei statt ELSTER Secure.
• Mit ERiC einmal die bestätigten Datenschutzhinweise der Finanzverwaltung (Einstellungen › ELSTER › ERiC).
• Für echte Übermittlungen ein eingerichtetes ERiC (von Haben unter Einstellungen › ELSTER › ERiC heruntergeladen oder von Hand über ERIC_HOME eingebunden) und eine eigene Hersteller-ID (ELSTER_HERSTELLER_ID). Siehe installation.md.

Ob du monatlich, vierteljährlich oder gar keine Voranmeldung abgibst, stellst du unter Voranmeldungszeitraum ein. Ohne Einstellung bleibt es monatlich. Die Dauerfristverlängerung mit Sondervorauszahlung beantragst du auf derselben Seite.

Bist du in den Einstellungen als Kleinunternehmer eingetragen, zeigt die Seite oben einen Hinweis: Als Kleinunternehmer gibst du in der Regel keine Voranmeldung ab. Nötig ist sie nur, wenn du selbst Steuer schuldest, etwa für Leistungen ausländischer Unternehmer an dich (Reverse Charge). Die Übersicht zeigt dann keine Aufgaben zur Voranmeldung, zum ELSTER-Zertifikat und zu den Firmendaten für ELSTER.

So gehst du vor¶

1. Umsatzsteuer öffnen. Haben springt zum zuletzt abgelaufenen Zeitraum, also dem, der gerade abzugeben ist: bei monatlicher Abgabe der Vormonat, bei vierteljährlicher das letzte volle Quartal. Über Zeitraum wählst du den laufenden oder einen der Zeiträume der letzten zwölf Monate.
2. Die Hinweise oben abarbeiten (siehe Vorprüfung).
3. Kennzahlen prüfen, bei Bedarf die Quellen aufklappen.
4. Nur prüfen: ERiC prüft die Daten, ohne etwas zu senden.
5. Prüfen und testweise senden mit gesetztem Haken Nur Testübermittlung: Übermittlung an den Testserver, nichts geht an dein Finanzamt.
6. Haken entfernen, Prüfen und senden, dann im Dialog Verbindlich senden.

Vor jedem Prüfen oder Senden speichert Haben den Entwurf, falls er neu oder geändert ist. Mit Entwurf speichern geht das auch ohne Prüfung.

Voranmeldungszeitraum¶

Der Voranmeldungszeitraum ist nach § 18 Abs. 2 UStG das Kalendervierteljahr. Monatlich gibst du ab, wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 € betrug. Bei höchstens 2.000 € kann dich das Finanzamt von den Voranmeldungen befreien; dann gibst du nur die Jahreserklärung ab. Festgelegt wird der Zeitraum vom Finanzamt, meist mit der Steuernummer oder nach der Jahreserklärung. Haben übernimmt, was du einträgst, und schlägt nur vor.

Auf der Seite Umsatzsteuer steht dafür der Bereich Voranmeldungszeitraum <Jahr> für das Jahr des angezeigten Zeitraums:

Darüber steht, was eingestellt ist, und ein Vorschlag aus der Steuer des Vorjahres, gerechnet aus den Buchungen (Summe der Zahllast der vier Quartale, wie Kz 83):

Die Grenzen gelten ab 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz). Für Jahre bis 2024 rechnet der Vorschlag mit den damaligen Grenzen 7.500 € und 1.000 €.

Für Neugründungen gilt: Ab 2027 ist im Jahr der Gründung und im Folgejahr der Monat der Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG), Haben schlägt dann monatlich vor. Für 2021 bis 2026 ist das ausgesetzt (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG): War der Betrieb nur einen Teil des Vorjahres tätig, rechnet Haben die Steuer auf ein Jahr hoch (angefangene Monate voll); im Gründungsjahr zählt die voraussichtliche Steuer, die Haben nicht kennt, deshalb gibt es dann keinen Vorschlag. Als Beginn der Tätigkeit nimmt Haben die erste Buchung. Gibt es eine Eröffnungsbuchung, war der Betrieb schon vorher tätig: Dann gilt keine Neugründung, und Haben schlägt nach der Steuer des Vorjahres vor.

Ein Jahr ohne eigene Einstellung übernimmt die des Vorjahres; ganz ohne Einstellung gilt monatlich, wie in Haben vor dieser Einstellung.

Was die Einstellung ändert¶

• Seite und Auswahl: Die Auswahl Zeitraum zeigt Monate oder Quartale, je nach Einstellung. Ein Quartal hat die Adresse /umsatzsteuer/2026-Q3.
• Kennzahlen: Ein Quartal umfasst die Buchungen seiner drei Monate. Die Bemessungsgrundlagen schneidet Haben einmal für das Quartal auf volle Euro ab, nicht je Monat.
• ELSTER: Im Feld Zeitraum steht der Schlüssel aus dem ERiC-Schema, 01 bis 12 für die Monate, 41 bis 44 für die Quartale.
• Fälligkeit und Fristen: der 10. nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG), beim Quartal also der 10. April, Juli, Oktober und Januar.
• Befreit: Es gibt keine Voranmeldung und keine Frist dafür; die Übersicht zeigt keine Aufgabe zur Voranmeldung, und in der Umsatzsteuererklärung fehlen keine Monate.

Wechsel des Zeitraums¶

Normalerweise wechselt der Zeitraum zum Jahreswechsel: Du stellst das neue Jahr ein, die Voranmeldung für Dezember bzw. das 4. Quartal des Vorjahres bleibt, wie sie war. Mitten im Jahr wechselst du nur, wenn das Finanzamt es festlegt, und nur zu Beginn eines Quartals (Gilt ab April, Juli oder Oktober); ein Quartal lässt sich nicht teilen.

Gesendete Voranmeldungen bleiben, wie sie sind. Passt eine gesendete Voranmeldung nicht zum neuen Zeitraum, lehnt Haben die Einstellung ab und nennt die Zeiträume; wähle den Wechsel dann ab einem späteren Quartal. Eine berichtigte Anmeldung zu einer gesendeten geht immer, im Zeitraum der gesendeten. Entwürfe, die nicht mehr zum Zeitraum passen, bleiben mit ihrem Prüfverlauf stehen, lassen sich aber nicht mehr senden; die Seite zeigt dann „Für … passt die Voranmeldung nicht zum eingestellten Zeitraum“.

Jede Änderung der Einstellung steht im Änderungsprotokoll.

Dauerfristverlängerung¶

Mit der Dauerfristverlängerung gibst du jede Voranmeldung einen Monat später ab und zahlst auch einen Monat später (§ 46 UStDV): die für Oktober am 10. Dezember statt am 10. November, die für das 3. Quartal am 10. November statt am 10. Oktober. Das Finanzamt muss sie auf Antrag gewähren, außer der Steueranspruch erscheint gefährdet.

Auf der Seite Umsatzsteuer steht dafür unter dem Voranmeldungszeitraum der Bereich Dauerfristverlängerung <Jahr>.

Ist die Sondervorauszahlung eines Jahres schon aus Haben übermittelt oder gezahlt (gebucht auf „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1/11“), lässt sich die Verlängerung für dieses Jahr erst ab dem Folgejahr beenden; einen nur von Hand eingetragenen Stand nimmst du jederzeit zurück: Die Sondervorauszahlung wird in der letzten Voranmeldung angerechnet, für die die Verlängerung gilt (§ 48 Abs. 4 UStDV), und ein Ende im Lauf des Jahres bildet Haben nicht ab. Endet sie doch unterjährig, klärst du die Anrechnung mit dem Finanzamt.

Sondervorauszahlung berechnen¶

Haben schlägt die Sondervorauszahlung aus den gesendeten Voranmeldungen des Vorjahres vor (je Zeitraum die zuletzt gesendete, bei Berichtigungen die berichtigte):

• Summe der Vorauszahlungen (Kz 83) zuzüglich der im Vorjahr abgezogenen Sondervorauszahlung (Kz 39), denn um sie war die Vorauszahlung für Dezember gemindert,
• davon ein Elftel, abgeschnitten auf volle Euro (ELSTER nimmt in Kz 38 nur volle Euro),
• warst du nur einen Teil des Vorjahres tätig, rechnet Haben die Summe auf ein Jahr hoch; angefangene Monate zählen voll (§ 47 Abs. 2 UStDV). Als Beginn gilt die erste Buchung,
• ein Überschuss ergibt 0 €.

Beispiel: 39.000 € Vorauszahlungen und 5.000 € im Dezember abgezogen ergeben 44.000 €, davon ein Elftel 4.000 €.

Unter dem Feld steht, aus wie vielen gesendeten Voranmeldungen die Summe stammt. Fehlen welche, etwa weil du sie außerhalb von Haben abgegeben hast, trägst du den Betrag selbst ein. Im ersten Jahr der Tätigkeit zählen die zu erwartenden Vorauszahlungen dieses Jahres (§ 47 Abs. 3 UStDV); die kennt Haben nicht, dann gibt es keinen Vorschlag.

Antrag senden¶

Den Antrag schickst du wie die Voranmeldung über ERiC: Nur prüfen, Prüfen und testweise senden, Prüfen und senden. Bei monatlicher Abgabe geht er als Anmeldung der Sondervorauszahlung (Kz 38), bei vierteljährlicher ohne Betrag. Nach einer erfolgreichen Echtübermittlung trägt Haben die Verlängerung für das Jahr ein, mit der Sondervorauszahlung. Eine geänderte Sondervorauszahlung sendest du mit dem Haken Berichtigte Anmeldung (Kz 10). Jeder Versuch steht im Verlauf darunter, mit Protokoll-PDF; diese Einträge lassen sich nur ergänzen.

Hast du die Verlängerung außerhalb von Haben beantragt, setzt du unter Außerhalb von Haben den Haken Dauerfristverlängerung besteht für <Jahr> und, bei monatlicher Abgabe, die angemeldete Sondervorauszahlung im Feld darüber. Nimmst du den Antrag zurück oder widerruft ihn das Finanzamt, entfernst du den Haken für das Jahr, ab dem sie nicht mehr gilt. Ein Jahr ohne eigenen Eintrag übernimmt den Stand des Vorjahres. Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.

Was sich ändert¶

• Fälligkeit und Fristen: einen Monat später, auf der Seite der Voranmeldung, in der Übersicht und unter Fristen. Bei monatlicher Abgabe steht ab dem zweiten Jahr die Sondervorauszahlung als Frist am 10. Februar, bis sie für das Jahr eingetragen ist.
• Kz 39: In der letzten Voranmeldung des Jahres (Dezember, bei einem Wechsel im Jahr der letzte Zeitraum) zieht Haben die für das Jahr angemeldete Sondervorauszahlung ab. Kz 83 sinkt um den Betrag und kann negativ werden. Gesendete Voranmeldungen bleiben, wie sie sind; trägst du die Sondervorauszahlung erst danach ein, legst du eine berichtigte Anmeldung an.
• Umsatzsteuererklärung: Das Vorauszahlungssoll enthält die Sondervorauszahlung.

Buchen¶

Die Zahlung der Sondervorauszahlung ordnest du im Bankabgleich als Sondervorauszahlung (Dauerfristverlängerung) zu. Haben bucht sie auf das Konto „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 1/11“:

In der EÜR zählt sie wie jede Umsatzsteuer-Vorauszahlung als gezahlte Umsatzsteuer, im Jahr der Zahlung. Mit der Voranmeldung für Dezember sinkt die Zahlung an das Finanzamt um die Sondervorauszahlung; einen Ausgleich zwischen 1781 und 1780 (SKR04 3830 und 3820) bucht Haben nicht gesondert, beide zählen zu den Umsatzsteuerkonten.

Zusammenfassende Meldung¶

Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland mit Reverse Charge (Kz 21) und innergemeinschaftliche Lieferungen (Kz 41) meldest du zusätzlich dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), je USt-IdNr. des Kunden und Umsatzart die Summe der Bemessungsgrundlagen eines Kalendervierteljahres, bis zum 25. Tag nach Quartalsende (§ 18a Abs. 1, 2 und 7 UStG). Eine Dauerfristverlängerung gilt dafür nicht. Kleinunternehmer melden nichts (§ 18a Abs. 4 UStG).

Die Seite Umsatzsteuer › Zusammenfassende Meldung (/umsatzsteuer/zm/<Jahr>-Q<Quartal>) erreichst du über den Hinweis auf der Voranmeldung, sobald es im Zeitraum Kz 21 oder 41 gibt, und über die Frist unter Fristen. Quartale ohne solche Umsätze tauchen nirgends auf, auch nicht, wenn sie sich im Quartal aufheben (etwa durch ein Storno); eine Nullmeldung gibt es nicht.

Woher die Zeilen kommen¶

Haben fasst alles je USt-IdNr. des Kunden und Umsatzart zusammen (in Großbuchstaben, ohne Leerzeichen; griechische Nummern mit EL statt GR) und meldet volle Euro, die Cent fallen wie in der Voranmeldung weg. Unter Rechnungen dazu steht jede Rechnung mit ihrem Betrag. Aus Lexoffice übernommene Rechnungen zählen nicht mit, ihre Meldung lief dort.

Vorprüfung¶

Die Prüfungen sind die des ERiC-Plugins checkZMDO; ob eine USt-IdNr. tatsächlich erteilt ist, prüft das nicht. Das klärst du vor der ersten Rechnung mit der Bestätigungsabfrage beim BZSt.

Senden¶

Wie die Voranmeldung über ERiC: Nur prüfen, Prüfen und testweise senden, Prüfen und senden. Es braucht dasselbe ELSTER-Zertifikat und eine eigene Hersteller-ID. Jeder Versuch steht im Verlauf mit Zeilenzahl, Transfer-Ticket und Protokoll-PDF; die Einträge lassen sich nur ergänzen, eine echt übermittelte Meldung ändert niemand mehr. Die Frist ist erledigt, sobald die Meldung echt übermittelt ist.

Berichtigung¶

Nach der Echtübermittlung vergleicht Haben die Zeilen aus den Rechnungen mit dem Stand beim BZSt (Erstmeldung und alle Berichtigungen danach). Ändert sich eine Zeile, etwa weil eine Rechnung mit Datum im Quartal erst später festgeschrieben wird, zeigt der Bereich Übermittelt die Zeilen, die eine Berichtigung senden würde: nur die geänderten mit dem richtigen Betrag, eine entfallene mit 0 €. Die Berichtigung geht innerhalb eines Monats, nachdem du den Fehler erkannt hast (§ 18a Abs. 10 UStG). Stimmt der Stand, gibt es nichts zu senden.

Ein Storno oder eine Gutschrift in einem späteren Quartal ist keine Berichtigung: Sie mindert das Quartal, in dem sie ausgestellt ist.

Was im Hintergrund passiert¶

Haben erzeugt die Datenart ZMDO (Verfahren ElsterExtern, Empfänger BF für das BZSt) nach dem Schema zm_000005.xsd: eigene USt-IdNr., Teilnehmernummer N/1111111 (so verlangt das Schema es bei Übermittlung mit ERiC), Anschrift mit Staat DE, Meldezeitraum als Quartal 1 bis 4 mit Jahr, meldeart 10 für die Erstmeldung und 11 für die Berichtigung, Währung Euro und je Zeile USt-IdNr., Umsatzart S (sonstige Leistung) oder L (innergemeinschaftliche Lieferung) und Betrag in vollen Euro. Die Anzeige der monatlichen Abgabe stellt Haben nicht. ERiC prüft den Datensatz vor dem Senden; ein Quartal nimmt es erst ab dem ersten Tag seines zweiten Monats an, Zeiträume in der Zukunft gar nicht.

Grenzen¶

• Sonstige Leistungen (§ 3a Abs. 2 UStG, Umsatzart S) und innergemeinschaftliche Lieferungen (Umsatzart L). Keine Dreiecksgeschäfte (Umsatzart D, § 25b UStG): Die Rechnungen von Haben kennen sie nicht.
• Keine Monatsmeldung: Liegen die Lieferungen im Quartal oder in einem der vier vorangegangenen über 50.000 €, ist monatlich zu melden (§ 18a Abs. 1 Satz 2 UStG). Über 50.000 € im Quartal sperrt Haben das Senden; die vorangegangenen Quartale prüft es nicht.
• Maßgeblich ist der Zeitraum, in dem die Leistung ausgeführt ist bzw. die Rechnung für die Lieferung ausgestellt, spätestens der Folgemonat (§ 18a Abs. 8 UStG). Haben nimmt dafür das Rechnungsdatum, wie bei Kz 21 und 41.
• Die Meldung geht nur für ganze Quartale, nicht monatlich nach § 18a Abs. 3 UStG.

Wie die Kennzahlen entstehen¶

Die Werte kommen aus den gebuchten Daten, nicht aus einer eigenen Eingabe.

Umsatzsteuer (Kz 81 und 86)¶

Bankumsätze, die im Bankabgleich direkt auf eine Einnahmekategorie gebucht sind, zählen ohne Rechnung bei Ist und Soll am Buchungstag des Umsatzes, mit Netto und Steuer aus dem Betrag und dem gewählten Steuersatz. In den Quellen stehen sie als „Direktbuchung“.

Ausbuchungen (§ 17 UStG, gewährtes Skonto und Forderungsausfall, siehe Bank) mindern bei Soll Kz 81 bzw. 86 und die Steuer im Monat der Ausbuchung, anteilig je Steuersatz. Bei Ist zählt nur, was bezahlt wurde; ausgebuchte Reste kamen nie in die Anmeldung. In den Quellen stehen sie als „Ausbuchung“.

Kz 81 ist die Bemessungsgrundlage zu 19 %, Kz 86 die zu 7 %. Dazu zählen nur regulär besteuerte Rechnungen und, in Kz 81, die private Nutzung von Firmenwagen im Monat der Nutzung (Anlagen und AfA). Belege mit Privatanteil zählen in Kz 66 nur mit dem betrieblichen Teil. Regulär besteuerte Umsätze zu 0 % meldet Haben nicht; die Vorprüfung weist darauf hin.

Umsätze ohne Steuer (Kz 21, 41, 43, 45 und 48)¶

Rechnungen ohne Steuerausweis (siehe Rechnungen) meldet Haben mit ihrer Bemessungsgrundlage, ohne Steuer. Sie ändern Kz 83 nicht.

Bei Reverse Charge ist der Monat der Leistung maßgeblich, nicht die Zahlung. Haben nimmt das Rechnungsdatum als Näherung dafür. Innergemeinschaftliche Lieferungen gehören in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Rechnung ausgestellt ist, spätestens in den Monat nach der Lieferung (§ 18b UStG); Haben nimmt das Rechnungsdatum. Kz 41 und 43 sind steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug: Die Vorsteuer aus den Einkäufen dafür bleibt abziehbar. Kleinunternehmer-Rechnungen erscheinen in keiner Kennzahl.

In der Tabelle der Kennzahlen stehen Kz 21, 41, 43, 45 und 48 nur, wenn sie nicht null sind oder du die Werte von Hand überschreibst.

Vorsteuer (Kz 66)¶

Die Vorsteuer kommt aus gebuchten Belegen, zugeordnet nach ihrem Belegdatum, bei Ist- wie bei Soll-Versteuerung. Ob und wann der Beleg bezahlt wurde, spielt keine Rolle. Ein erhaltenes Skonto mindert die Vorsteuer anteilig im Monat der Ausbuchung (§ 17 Abs. 1 UStG).

§ 13b als Leistungsempfänger¶

Aus Belegen mit § 13b nach Belegdatum:

Die Zeilen erscheinen nur, wenn es solche Belege gibt oder du die Werte von Hand überschreibst.

Innergemeinschaftlicher Erwerb¶

Aus Belegen mit innergemeinschaftlichem Erwerb nach Belegdatum, bei Ist- wie bei Soll-Versteuerung: Die Erwerbsteuer entsteht mit der Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Monats nach dem Erwerb (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG), nicht mit der Zahlung.

Bei vollem Vorsteuerabzug heben sich Erwerbsteuer und Kz 61 auf, bis auf die Rundung der Bemessungsgrundlage auf volle Euro. Die Zeilen erscheinen nur, wenn es solche Belege gibt oder du die Werte von Hand überschreibst.

Übernahmen aus Lexoffice¶

Bei der Migration aus Lexoffice übernommene offene Posten sind schon in Lexoffice gemeldet und werden nicht doppelt gezählt:

• Übernommene Belege zählen nie für Kz 66.
• Übernommene Rechnungen zählen bei Soll-Versteuerung nicht.
• Bei Ist-Versteuerung zählt der Zahlungseingang auf eine übernommene Rechnung mit, denn die Steuer war in Lexoffice noch nicht fällig.

Rundung und Kz 83¶

ELSTER erwartet die Bemessungsgrundlagen in vollen Euro. Haben schneidet die Cent ab (toWholeEuros in packages/core/src/ustva.ts) und rechnet die Steuer aus dem abgeschnittenen Betrag:

Ist Kz 83 negativ, heißt die Zeile „Verbleibender Überschuss (Erstattung)“.

Beispiel: Zahlungseingänge zu 19 % mit 2.345,67 € netto ergeben Kz 81 = 2.345 € und eine Steuer von 445,55 €.

Quellen aufklappen¶

Unter jeder Kennzahl steht, wie viele Zahlungseingänge, Rechnungen oder Belege dahinterstehen. Ein Klick klappt die Liste auf: Datum, Rechnungs- oder Belegnummer mit Kunde bzw. Lieferant, Netto und Steuer, jeweils mit Link zur Rechnung oder zum Beleg; direkt gebuchte Bankumsätze (Direktbuchungen) verlinken auf den Umsatz im Bankabgleich. Die Beträge dort sind centgenau, also vor dem Abschneiden.

Manuell überschreiben¶

Mit Manuell überschreiben gibst du Kz 81, 86, 21, 41, 43, 45, 48, 89, 93, 66, 61, 46/47, 84/85 und 67 selbst ein, Kz 62 und 39, wenn sie einen Wert haben. Dann ist eine Begründung der Abweichung Pflicht (mindestens 10 Zeichen). Darunter stehen die berechneten Werte zum Vergleich. Gespeichert werden die eingegebenen Werte, die Begründung und die berechneten Werte zum Zeitpunkt des Speicherns. Nach dem Senden zeigt die Seite „Manuell überschrieben: …“ mit der Begründung.

Manuelle Werte dürfen auch negativ sein, etwa wenn im Monat Gutschriften überwiegen. Mit Aus Buchungen berechnet kehrst du zu den berechneten Werten zurück.

Veralteter Entwurf¶

Ein gespeicherter berechneter Entwurf friert die Zahlen nicht ein. Ändern sich danach Buchungen im Monat, zeigt die Seite: „Die Buchungen haben sich seit dem Speichern geändert; angezeigt sind die aktuellen Werte. Beim Senden werden sie übernommen.“ Haben rechnet einen berechneten Entwurf vor jedem Prüfen oder Senden neu. Manuelle Entwürfe bleiben, wie sie sind.

Vorprüfung¶

Solange die Anmeldung nicht gesendet ist, prüft Haben, was im Monat noch fehlt und die Zahlen verfälschen könnte. Jeder Hinweis verlinkt auf die passende Seite.

Die Hinweise blockieren nichts. Du entscheidest, ob du trotzdem sendest.

Fälligkeit¶

Die Voranmeldung ist am 10. nach Ablauf des Zeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 UStG): bei einem Monat am 10. des Folgemonats, bei einem Quartal am 10. des Monats nach Quartalsende. Mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag im Bundesland aus deinen Firmendaten, rechnet Haben mit dem nächsten Werktag (dueDate in packages/core/src/period.ts). Feiertage einzelner Gemeinden zählen nicht, ohne Bundesland nur die bundesweiten. Das Datum steht unter den Kennzahlen; die Übersicht zeigt die offene Voranmeldung als Aufgabe und hebt sie drei Tage vor der Frist hervor.

Übermitteln an ELSTER¶

Rechts steht der Bereich An ELSTER übermitteln mit dem hinterlegten Zertifikat, dem Feld Zertifikats-PIN und dem Haken Nur Testübermittlung.

Ohne eigene Hersteller-ID ist der Haken Nur Testübermittlung fest gesetzt. Mit echtem ERiC scheitern dann auch Prüfen und Test mit der Meldung, die eigene Hersteller-ID auch für Testfälle zu verwenden. Bis die Hersteller-ID da ist, gibst du in Mein ELSTER ab, am einfachsten über den XML-Import (siehe unten).

Ohne Hersteller-ID: XML-Import in Mein ELSTER¶

Mein ELSTER kann eine Voranmeldung aus einer XML-Datei übernehmen. Haben schreibt diese Datei, eine eigene Hersteller-ID braucht es dafür nicht:

1. Entwurf speichern und XML für Mein ELSTER klicken. Die Datei heißt UStVA_<Jahr>-<Monat>.xml, für ein Quartal UStVA_<Jahr>-Q<Quartal>.xml, bei einer berichtigten Anmeldung mit _berichtigt am Ende.
2. In Mein ELSTER Formulare und Leistungen › Umsatzsteuer-Voranmeldung öffnen, das Jahr wählen, Weiter.
3. Auf der Seite Datenübernahme den Reiter XML-Import wählen, die Datei auswählen und XML-Daten hochladen.
4. Mein ELSTER füllt das Formular. Zeitraum, Steuernummer und Kennzahlen gegen Haben prüfen, in Mein ELSTER Prüfen und selbst Absenden.
5. Das Übermittlungsprotokoll aus Mein ELSTER herunterladen und die Abgabe in Haben vermerken (siehe unten).

Die Datei enthält nur die Nutzdaten (<Anmeldungssteuern>), im Zeichensatz ISO-8859-15, wie es die Benutzeranleitung zum Hochladen von Formulardaten in Mein ELSTER verlangt. Sie entsprechen Zeichen für Zeichen dem, was Haben über ERiC senden würde. Kz 09 (Hersteller-ID) übernimmt Mein ELSTER laut Anleitung nicht; im Feld steht deshalb die Test-ID 74931. Der Import gibt es für die Jahre, die Mein ELSTER anbietet (laufendes und die drei vorherigen), und nur für die Voranmeldung, nicht für die Jahreserklärungen.

Haben erfährt nicht von selbst, dass du sie in Mein ELSTER gesendet hast. Das trägst du unter Abgabe außerhalb von Haben vermerken ein.

Schlägt der Import fehl oder willst du lieber Seite für Seite sehen, was eingetragen wird: Neben dem Senden-Kasten kopiert Werte für Mein ELSTER kopieren dieselben Werte für die Erweiterung Haben für Mein ELSTER.

Abgabe außerhalb von Haben vermerken¶

Hast du die Voranmeldung außerhalb von Haben abgegeben, per XML-Import in Mein ELSTER, mit der Erweiterung oder einem KI-Assistenten, hältst du das im Bereich Außerhalb von Haben abgegeben neben dem gespeicherten Entwurf fest:

Abgabe vermerken fragt in einem Dialog nach, der Tag, Transferticket und Kz 83 noch einmal zeigt, und schreibt die Anmeldung dann fest wie eine Übermittlung über ERiC: Status „Abgegeben … (vermerkt)“, die Frist ist erledigt, eine Berichtigung geht wie nach dem Senden über Berichtigte Anmeldung anlegen, und die Zahllast wird ein offener Posten. Ein berechneter Entwurf wird vorher auf den Stand der Buchungen gebracht, wie vor dem Senden.

Weicht Kz 83 laut Protokoll von der Anmeldung in Haben ab, lehnt Haben den Vermerk ab: Dann ist beim Finanzamt etwas anderes angekommen, als Haben gespeichert hat, etwa weil sich Buchungen nach dem Herunterladen des XML geändert haben oder du in Mein ELSTER Werte geändert hast. Prüfe die Abweichung; stimmen die Werte des Finanzamts, überschreibst du die Kennzahlen von Hand mit Begründung und vermerkst dann. Verglichen wird nur Kz 83, weil sie über Zahllast und Zahlung entscheidet; die übrigen Kennzahlen stehen im Protokoll.

Der Vermerk lässt sich nur ergänzen, nicht ändern oder löschen, steht im Änderungsprotokoll und gehört zum Siegel der Voranmeldung: Ändert jemand Tag, Ticket oder Protokoll an Haben vorbei, meldet das die Integritätsprüfung. Nachträglich, etwa zu einer schon über ERiC gesendeten Anmeldung, lässt er sich nicht anlegen. Das Protokoll-PDF liegt wie Belege unter seinem SHA-256 im Dokumentenspeicher; im Verlauf öffnet Protokoll es, im Jahresarchiv liegt es bei der Voranmeldung (siehe Verlauf und Protokoll).

Was im Hintergrund passiert¶

1. Haben erzeugt das ElsterXML der Datenart UStVA_<Jahr> mit 13-stelliger Steuernummer, Empfänger-Finanzamt aus der Steuernummer, Datenlieferant aus den Firmendaten und den Kennzahlen. Die Kennzahlen stehen in aufsteigender Reihenfolge (10, 21, 39, 41, 43, 45, 46, 47, 48, 61, 62, 66, 67, 81, 83, 84, 85, 86, 89, 93). Alle außer Kz 83 erscheinen nur, wenn sie nicht null sind; Kz 83 steht immer drin.
2. Jeder ERiC-Aufruf läuft in einem eigenen, kurzlebigen Kindprozess mit 120 Sekunden Zeitlimit.
3. Zum Senden wird das Zertifikat entschlüsselt und nur für die Dauer des Aufrufs in ein privates temporäres Verzeichnis geschrieben, danach gelöscht. Die PIN wird weder gespeichert noch geloggt.
4. Beim Senden prüft ERiC, übermittelt und erzeugt das Übertragungsprotokoll als PDF.
5. Jeder Versuch, auch ein fehlgeschlagener, landet im Verlauf: Art, Ergebnis, ERiC-Rückgabecode, Meldung, Transfer-Ticket, gesendetes XML, Antworten von ERiC und Server und das Protokoll-PDF. Diese Einträge lassen sich nur ergänzen, nicht ändern oder löschen.
6. Nach einer erfolgreichen echten Übermittlung wird die Anmeldung mit Transfer-Ticket und Zeitpunkt gespeichert und festgeschrieben. Ein Datenbank-Trigger verhindert danach jede Änderung.

Verlauf und Protokoll¶

Der Bereich Verlauf listet für den Zeitraum jede Prüfung, Testübermittlung und Übermittlung mit „OK“ oder „Fehler “, Zeitpunkt, Transfer-Ticket und Fehlermeldung, dazu jeden Abgabevermerk mit Tag der Abgabe, Ticket und Kz 83. Wo es ein Protokoll gibt, öffnet Protokoll das PDF. Darunter stehen die zuletzt gesendeten oder vermerkten Voranmeldungen aller Zeiträume mit ihrer Zahllast.