Buchhaltung in Haben (Buchungslogik)¶

Diese Seite beschreibt, wie Haben bucht: welche Konten es verwendet, welcher Vorgang welchen Buchungssatz erzeugt und wie die Unveränderbarkeit nach GoBD technisch abgesichert ist. Sie richtet sich an Nutzer, die ihre Buchungen nachvollziehen wollen, und an Steuerberatungen.

Grundsätze¶

• Beträge in Cent. Alle Geldbeträge sind ganze Cent (integer), Steuersätze Basispunkte (1900 = 19 %). Es gibt keine Gleitkommarechnung mit Geld. Rechnungen runden die Steuer je Steuersatz auf die Summe der Positionen, nicht je Position.
• Doppelte Buchführung im Hintergrund. Jeder buchungsrelevante Vorgang erzeugt eine Buchung (journal_entries) mit mindestens zwei Zeilen (journal_lines), je Zeile Konto, Soll oder Haben und Steuerschlüssel. Die Auswertungen und die Voranmeldung rechnet Haben aus den zugrunde liegenden Rechnungen, Zahlungen und Belegen; das Journal dokumentiert dieselben Vorgänge in Kontenform. Ein Abgleich prüft, dass beides übereinstimmt.
• Festschreibung ab Entstehung. Eine Buchung wird in derselben Datenbanktransaktion angelegt und festgeschrieben, in der der Vorgang passiert. Geschrieben wird das Journal nur an einer Stelle, dem Hauptbuch (ledger.post in apps/web/src/server/modules/buchhaltung/ledger.ts). Beim Festschreiben prüft ein Trigger, dass Soll gleich Haben ist und die Buchung mindestens eine Zeile hat; eine Buchung, die beim Commit nicht festgeschrieben ist, lehnt die Datenbank ab.
• Korrektur nur per Gegenbuchung. Festgeschriebene Buchungen, Rechnungen, Belege und gesendete Voranmeldungen lassen sich nicht ändern oder löschen. Eine Rechnung wird storniert oder korrigiert, eine Zahlungszuordnung per Gegenzeile und Gegenbuchung aufgehoben, eine Voranmeldung berichtigt.
• Ein Kontenrahmen je Buchung. Jede Buchung speichert den Kontenrahmen, mit dem sie entstanden ist, und das ist immer der aus den Firmendaten (die Datenbank prüft das beim Einfügen). Ein Wechsel des Kontenrahmens in den Einstellungen gilt nur für künftige Buchungen und ist nur möglich, solange es im laufenden Jahr noch keine Buchung gibt; bei GmbH und UG nur vor der ersten Buchung überhaupt.

GoBD: Unveränderbarkeit in der Datenbank¶

Die Sperren stecken nicht nur im Anwendungscode, sondern als Trigger in Postgres (apps/web/drizzle/0001_festschreibung.sql und folgende *_trigger.sql). Sie greifen also auch bei SQL von Hand, etwa mit psql. Gegen Absicht schützen sie nicht: Wer als Eigentümer der Tabellen verbunden ist, wie die App selbst, kann Trigger abschalten. Bei einer selbst gehosteten Installation hat der Betreiber ohnehin vollen Zugriff auf den Server; die Trigger verhindern Versehen und Programmfehler.

Änderungsprotokoll¶

Trigger schreiben jede Änderung an den wichtigen Tabellen mit altem und neuem Wert als JSON in audit_log: Firmendaten, Zertifikate, Voranmeldungen und Übermittlungen, Kontakte, Rechnungen, Buchungen, Nummernkreis, Belege, Bankkonten, Importe, Zuordnungen, Archivdateien, Lexoffice-Abrufe und -Verbindung. Weggelassen werden Binärdaten und große Nachrichten, die unveränderlich in ihrer eigenen Tabelle stehen, sowie verschlüsselte Inhalte, nämlich die Spalten pdf, protocol_pdf, xml, logo, request_xml, response_xml, server_response_xml, abholung (VaSt), ciphertext und pin_ciphertext. Bei Tabellen ohne id (Nummernkreise, Angaben zur Einkommensteuer) steht das Jahr als Zeilenkennung im Protokoll.

Jede schreibende Aktion läuft in einer Transaktion, die vorher haben.actor auf die ID des angemeldeten Nutzers setzt (withActor in apps/web/src/server/db/actor.ts). Der Trigger übernimmt diesen Wert in die Spalte actor. So ist jede Änderung einer Person zugeordnet.

Manipulationserkennung: Hash-Kette und Siegel¶

Die Trigger oben verhindern Versehen, aber wer die Datenbank direkt ändern kann (Betreiber, Wiederherstellung eines Backups), kommt an ihnen vorbei. Damit solche Änderungen auffallen, verkettet Haben das Änderungsprotokoll und versiegelt festgeschriebene Datensätze (apps/web/drizzle/0063_hash_kette_trigger.sql).

• Hash-Kette: Jeder Eintrag in audit_log bekommt eine lückenlose Nummer seq, den Hash seines Vorgängers prev_hash und seinen eigenen row_hash = SHA-256(prev_hash ‖ Inhalt). Der Inhalt sind Nummer, Zeitpunkt (UTC), Nutzer, Tabelle, Zeile, Aktion, alter und neuer Wert, so wie sie gespeichert sind. Der Trigger nimmt eine Sperre bis zum Ende der Transaktion; parallele Transaktionen verketten also nacheinander, und die Kette verzweigt nie. Unter REPEATABLE READ oder SERIALIZABLE lehnt er ab, weil dort der Vorgänger aus einer anderen Transaktion unsichtbar sein könnte (Haben selbst arbeitet immer mit READ COMMITTED). Den Kopf der Kette (letzte Nummer und Hash) hält die einzeilige Tabelle audit_chain; ein Trigger schreibt ihn beim Commit fort, sonst darf sie niemand ändern. Er zeigt, ob am Ende der Kette Einträge fehlen.
• Siegel: Wird eine Buchung, Rechnung, ein Beleg oder eine Voranmeldung festgeschrieben, legt ein Trigger in seals einen SHA-256 über den Datensatz und seine abhängigen Zeilen ab: Buchungszeilen, Rechnungspositionen und Steuerbeträge je Satz, bei Rechnungen ab Haben-Migration 0125 auch die zusätzlichen Anhänge (Dateiname, Größe, SHA-256 der Datei), Beträge des Belegs, bei Voranmeldungen ab 0138 der Abgabevermerk (Tag, Transferticket, Kz 83, SHA-256 des Protokolls). Das PDF einer Rechnung zählt mit, nicht nur seine Prüfsumme. Diese Zeilen stehen sonst nicht im Audit-Log. Das Siegel merkt sich, über welche Spalten es gebildet ist; Spalten, die eine spätere Version von Haben ergänzt, ändern es nicht. Kassenbuch, Zuordnungen, Pauschalen und AfA sind ohnehin nur anhängbar; jede ihrer Zeilen bekommt ihr Siegel schon beim Anlegen. Betrag, Datum und Konto stecken zusätzlich in der versiegelten Buchung, das Siegel der Zeile schützt auch, was nur dort steht: laufende Nummer, Art und Text im Kassenbuch samt Rechnung und Steueranteil einer Bareinnahme, Rechnung oder Beleg einer Zuordnung, Angaben einer Pauschale (Kilometer, Tage), Abgang und Privatnutzung der AfA. Das Siegel steht selbst als Eintrag in der Kette.
• Bestand: Beim Update verkettet die Migration die vorhandenen Einträge in der Reihenfolge ihrer ID und versiegelt alles schon Festgeschriebene (genesis = true). Ein Eintrag der Migration im Protokoll weist darauf hin. Für die Zeit davor bezeugt die Kette nichts.

Prüfen unter Einstellungen › Export › Änderungsprotokoll prüfen: „Kette prüfen“ rechnet jeden Hash und jedes Siegel nach und meldet geänderte, gelöschte oder fehlende Einträge, einen Kopf, der nicht zum Ende passt, festgeschriebene Datensätze ohne oder mit abweichendem Siegel, aufgehobene Festschreibungen und Siegel, die nicht zu ihrem Eintrag in der Kette passen.

Was die Kette nicht kann: Sie verhindert keine Änderung, sie macht sie sichtbar. Wer vollen Zugriff hat, kann nach einer Änderung auch die ganze Kette und alle Siegel neu berechnen; dann ist sie in sich wieder stimmig. Das fällt nur mit einem Prüfwert auf, der außerhalb des Servers liegt und zu dem der Eintrag dieser Nummer nicht mehr passt. Deshalb:

• schickt Haben den Prüfwert (Nr. <seq> · <Hash>) einmal pro Woche per E-Mail an die Adresse für Erinnerungen, wenn sich etwas geändert hat (abschaltbar unter Einstellungen › E-Mail),
• steht er im Jahresarchiv in protokoll/pruefwert.txt.

Ein aufbewahrter Prüfwert lässt sich unter „Änderungsprotokoll prüfen“ einfügen und vergleichen. Haben vergleicht dann den Hash des Eintrags dieser Nummer und rechnet die Kette bis dorthin nach. Stimmt beides, sind die Einträge bis zu dieser Nummer unverändert. Ob die festgeschriebenen Daten noch zu ihren Siegeln passen, zeigt „Kette prüfen“. Fehlt der Eintrag, wurde entweder ein älteres Backup eingespielt oder es wurden Einträge gelöscht. Eine stärkere Absicherung sind schreibgeschützte Backups (z. B. Object Lock) oder später ein qualifizierter Zeitstempel (RFC 3161) auf den Prüfwert.

Die wöchentliche Mail prüft vorher Kette und Siegel und vergleicht den Prüfwert der letzten Mail mit dem Eintrag dieser Nummer. Befunde stehen in der Mail, auch wenn ohne neuen Eintrag manipuliert wurde.

Nicht abgedeckt sind direkte Änderungen an Tabellen ohne Siegel: Mahnungen, Übermittlungen an ELSTER, Anlagen (die Stammdaten; ihre AfA ist versiegelt), Kontaktversionen und Angebote. Ihr Anlegen steht in der Kette, eine spätere stille Änderung der Zeile selbst findet die Prüfung aber nicht. Bankumsätze (bank_transactions) stehen gar nicht im Audit-Log; ihre Auszugsdatei ist über bank_imports mit SHA-256 erfasst.

Abgleich von Journal, Umsatzsteuer und EÜR¶

Voranmeldung und EÜR rechnet Haben aus Rechnungen, Belegen, Zuordnungen, Pauschalen und dem Anlagenverzeichnis. Das Journal bucht dieselben Vorgänge getrennt davon. Beides muss übereinstimmen. Weicht es ab, ist eine der beiden Rechnungen falsch, oder jemand hat Daten an Haben vorbei geändert. Der Abgleich steht in apps/web/src/server/modules/auswertungen/abgleich.ts.

Nicht verglichen werden:

• Einnahmen und Ausgaben der EÜR. Die EÜR rechnet nach Zahlung, das Journal bucht Rechnungen und Belege zum Rechnungs- bzw. Belegdatum. Zwischen beiden liegen Forderungen und Verbindlichkeiten.
• Privatnutzung von Fahrzeugen in der Voranmeldung. Sie zählt monatlich, gebucht wird sie erst mit der AfA im Dezember. Abgeglichen wird sie deshalb mit der EÜR, sobald das Jahr gebucht ist.
• Eröffnungen. Was eine Eröffnung (etwa aus dem DATEV-Stapel) auf Umsatz- und Vorsteuer vorträgt, ist in den Voranmeldungen der bisherigen Buchhaltung angemeldet und gehört nicht zum Januar.

Wo der Abgleich erscheint: in der Vorprüfung der Voranmeldung, unter Einstellungen › Export › Änderungsprotokoll prüfen und in der wöchentlichen Mail mit dem Prüfwert. Eine Abweichung ist kein Beweis für eine Manipulation, aber ein Widerspruch in den Büchern. Kläre ihn, bevor du die Voranmeldung sendest.

Ist- und Soll-Versteuerung¶

Die Versteuerungsart wird unter Einstellungen festgelegt. Sie bestimmt, wann die Umsatzsteuer fällig wird:

• Soll: mit der Rechnung. Die Rechnungsbuchung geht direkt auf das Konto „Umsatzsteuer“, die Voranmeldung zählt nach Rechnungsdatum.
• Ist: mit dem Zahlungseingang. Die Rechnungsbuchung geht auf „Umsatzsteuer nicht fällig“. Beim Zahlungseingang wird der Steueranteil der Zahlung auf „Umsatzsteuer“ umgebucht, bei Teilzahlungen anteilig; die Voranmeldung zählt nach Buchungstag des Zahlungseingangs.

Die Vorsteuer zählt in beiden Fällen nach Belegdatum. Haben liest die Einstellung bei jeder Buchung neu. Ein Wechsel während offener Rechnungen würde Zahlungs- und Rechnungsbuchung auseinanderbringen (etwa bliebe Steuer auf „Umsatzsteuer nicht fällig“ stehen) und ihre Umsatzsteuer doppelt oder gar nicht anmelden. Haben sperrt deshalb den Wechsel, solange Rechnungen offen sind oder es im laufenden Jahr schon Buchungen gibt (apps/web/src/server/modules/stammdaten/settings-guard.ts, siehe Erste Schritte). Die Versteuerungsart sollte vor der ersten Rechnung feststehen und nur in Absprache mit der Steuerberatung geändert werden. Die EÜR ist unabhängig davon immer eine Zufluss-Abfluss-Rechnung (siehe Auswertungen).

Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärung rechnen ein Jahr nach der Versteuerung, nach der es gebucht ist, nicht nach der aktuellen Einstellung. Maßgeblich ist, was beim Anlegen der ersten Buchung des Jahres eingestellt war; das steht im Änderungsprotokoll der Firmendaten (versteuerungForYear in apps/web/src/server/modules/stammdaten/company.ts). Ohne Buchung im Jahr gilt die aktuelle Einstellung. Stellst du zum Jahreswechsel um, rechnen die Monate des Vorjahres und die Umsatzsteuererklärung dafür, die du erst im neuen Jahr abgibst, also weiter nach dem alten Verfahren.

Kontenrahmen¶

Haben bucht nach SKR03 oder SKR04. Die Zuordnung steht in packages/core/src/posting.ts (ACCOUNTS, ACCOUNT_NAMES, EXPENSE_CATEGORIES).

Bestands- und Steuerkonten¶

Achtung bei der Nummer 1200: In SKR03 ist das die Bank, in SKR04 die Forderungen; in SKR03 ist 1800 die Privatentnahme, in SKR04 die Bank.

In einer GmbH oder UG (siehe Rechtsform) bucht Haben überall, wo im Einzelunternehmen Privateinlage oder Privatentnahme stünde, auf das Gesellschafter-Verrechnungskonto: beim vom Gesellschafter ausgelegten Beleg, bei Bankumsätzen „Gesellschafter (Verrechnungskonto)“ und bei Kassenbuchungen vom und an den Gesellschafter. Privatanteile, Kfz-Privatnutzung und Pauschalen gibt es dort nicht.

Aufwandskonten der Belegkategorien¶

Jeder Beleg bekommt eine Kategorie. Sie bestimmt das Aufwandskonto und die Zeile in der EÜR.

Die Konten der Kategorien Miete, Betriebsbedarf, Reparatur, sonstige Kfz-Kosten, Berufsgenossenschaft und Versorgungskassen sind dem DATEV-Kontenrahmen 2026 entnommen (SKR03 Art.-Nr. 11174, SKR04 Art.-Nr. 11175). Berufsgenossenschaft und Versorgungskassen stehen in der GuV und der E-Bilanz bei den sozialen Abgaben bzw. der Altersversorgung (§ 275 Abs. 2 Nr. 6 Buchst. b HGB), Miete bei Miete und Pacht für unbewegliche Wirtschaftsgüter, Reparatur bei den Instandhaltungen, sonstige Kfz-Kosten bei den Fahrzeugkosten. Miete auf 4210 bzw. 6310 rechnet die Gewerbesteuer einer GmbH zur Hälfte hinzu (§ 8 Nr. 1 Buchst. e GewStG, siehe Körperschaft- und Gewerbesteuer).

Hardware wird als geringwertiges Wirtschaftsgut voll im Jahr der Zahlung abgezogen. Anlagevermögen mit Abschreibung bucht Haben über die Kategorie „Anlagegut“ und das Anlagenverzeichnis.

Buchungssätze¶

Die Tabellen zeigen je Vorgang die Zeilen einer Buchung. Bei mehreren Steuersätzen entstehen Erlös-, Aufwands- und Steuerzeilen je Satz; Zeilen mit 0 € entfallen. Negative Beträge (Storno, Korrektur, Gutschrift, Rückzahlung) drehen Soll und Haben.

Rechnung festschreiben¶

Beim Festschreiben einer Ausgangsrechnung, gebucht auf das Rechnungsdatum. Beschreibung: Rechnung <Nummer> · <Kunde>.

Rechnungen ohne Steuerausweis (siehe Rechnungen) haben keine Steuerzeile und gehen auf ein eigenes Erlöskonto, bei Ist- wie bei Soll-Versteuerung. Beispiel Reverse Charge über 1.000,00 €:

Leistungen ins Drittland gehen auf 8338 bzw. 4338, steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG auf 8100 bzw. 4100, Kleinunternehmer-Rechnungen auf 8195 bzw. 4185.

Stornorechnung und Rechnungskorrektur¶

Eine Stornorechnung ist eine neue Rechnung mit allen Positionen der ursprünglichen, negativ, und wird sofort festgeschrieben. Eine Rechnungskorrektur entsteht als Entwurf mit negativen Positionen, die angepasst werden; sie muss den Betrag mindern. Beide bekommen eine eigene Nummer, verweisen auf die ursprüngliche Rechnung, übernehmen deren Umsatzsteuer-Behandlung und werden wie oben gebucht, mit gedrehten Seiten:

Buchungsdatum ist das Datum der Storno- bzw. Korrekturrechnung.

War die ursprüngliche Rechnung schon bezahlt, bleibt die Stornorechnung mit dem gezahlten Betrag offen. Die Rückzahlung wird ihr im Bankabgleich zugeordnet und wie ein Zahlungseingang mit negativem Betrag gebucht (Forderungen an Bank, bei Ist-Versteuerung zusätzlich Umsatzsteuer an „Umsatzsteuer nicht fällig“). Bei aus Lexoffice übernommenen Rechnungen gehen Storno und Korrektur gegen den Saldenvortrag statt gegen die Erlöse, siehe Eröffnungsbuchungen.

Zahlungseingang auf eine Rechnung¶

Beim Zuordnen eines Bankumsatzes zu einer Rechnung im Bankabgleich, gebucht auf den Buchungstag des Umsatzes. Beschreibung: Zahlung <Nummer> · <Gegenpartei>.

Bei Ist-Versteuerung kommt die Umbuchung des Steueranteils dazu:

Der Steueranteil ist Zahlbetrag mal Steuer durch Bruttobetrag der Rechnung, je Satz gerundet; ein Rundungsrest geht auf den Satz mit der größten Bemessungsgrundlage. Bezahlt ein Kunde in Raten, wird jede Rate so gebucht.

Beleg buchen¶

Beim Buchen eines Eingangsbelegs, gebucht auf das Belegdatum. Beschreibung: Beleg <Rechnungsnummer> · <Lieferant>. Die Beträge je Satz kommen vom Beleg, Haben rechnet die Steuer nicht nach.

Ein privat oder bar aus der Kasse bezahlter Beleg ist damit erledigt. Ein über die Bank zu zahlender bleibt als Verbindlichkeit offen, bis die Zahlung im Bankabgleich zugeordnet ist. Gutschriften (negative Beträge) drehen die Seiten.

Bist du als Kleinunternehmer eingetragen, entfällt die Vorsteuerzeile: Der Bruttobetrag je Satz geht mit dem Steuerschlüssel keineVSt auf das Aufwandskonto. Ob mit oder ohne Vorsteuerabzug gebucht wurde, speichert Haben am Beleg (documents.vorsteuer_abzug), damit Voranmeldung und EÜR auch nach einem späteren Wechsel stimmen.

Zahlung eines Belegs¶

Beim Zuordnen eines Bankumsatzes zu einem gebuchten Beleg, gebucht auf den Buchungstag. Beschreibung: Zahlung Beleg <Nummer> · <Lieferant>.

Bankumsätze ohne Rechnung oder Beleg¶

Im Bankabgleich lassen sich Umsätze ohne Rechnung oder Beleg einer dieser Arten zuordnen; die drei Lohnzahlungen nur über das, was eine festgeschriebene Lohnabrechnung als Verbindlichkeit gebucht hat und noch offen ist (ein Eingang nur, soweit überzahlt). Gebucht wird Bank gegen ein Gegenkonto, auf den Buchungstag. Bei einem Ausgang (negativer Betrag) steht die Bank im Haben, bei einem Eingang im Soll.

Eine Steuerzahlung trägt Steuerart (allocations.tax_type), Bezugsjahr (tax_year) und Teil (tax_item: Steuer, Zinsen nach § 233a AO, §§ 234, 237 AO oder § 235 AO, Säumnis- oder Verspätungszuschlag); die drei Angaben sind mit der Zuordnung gesperrt und versiegelt, eine Aufhebung übernimmt sie in die Gegenzeile. Kontierung und EÜR folgen daraus (packages/core/src/steuerzahlung.ts), Buchungszeilen ohne Steuerschlüssel: Eine Steuerzahlung erzeugt weder Umsatz noch Vorsteuer. In der EÜR (Einzelunternehmen, nach Zahlung) zählt die Umsatzsteuer früherer Jahre als gezahlte bzw. erstattete Umsatzsteuer, Zinsen und Zuschläge zur Umsatzsteuer als übrige Betriebsausgaben, Erstattungszinsen zur Umsatz- und Gewerbesteuer als Einnahme (BFH, Urteil vom 26.09.2025, IV R 16/23); Gewerbesteuer samt Nachzahlungszinsen und Zuschlägen mindert den Gewinn nicht (§ 4 Abs. 5b EStG) und steht wie Hinterziehungszinsen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8a EStG) nur nachrichtlich da; private Steuern sind Entnahmen. Der Abgleich vergleicht die Steuerkonten im Journal mit diesen Posten.

Beispiel Bankgebühr von 9,90 € in SKR03:

Zuordnung aufheben¶

Eine Zuordnung wird nicht gelöscht. Haben legt eine Gegenzeile mit negativem Betrag an (allocations.reverses_id) und bucht eine Gegenbuchung mit allen Zeilen der ursprünglichen Buchung, Soll und Haben vertauscht. Sie verweist über reverses_id auf die ursprüngliche Buchung, trägt die Beschreibung Storno: … und das Datum des Bankumsatzes. Danach ist der Umsatz wieder offen und kann neu zugeordnet werden.

Eröffnungsbuchungen für offene Posten aus Lexoffice¶

Beim Umzug aus Lexoffice lassen sich unbezahlte Rechnungen und Eingangsbelege übernehmen. Erlös bzw. Aufwand stehen schon in den alten Büchern, deshalb bucht Haben gegen den Saldenvortrag, auf den Tag nach dem Stichtag, den ersten Tag in Haben (meist den 1. Januar). Übernommen wird, was am Stichtag offen war, auch wenn es danach bezahlt wurde.

Offene Rechnung bei Ist-Versteuerung (die Steuer ist noch nicht angemeldet und wird mit dem Zahlungseingang fällig):

Offene Rechnung bei Soll-Versteuerung (die Steuer ist schon angemeldet):

Offener Eingangsbeleg (die Vorsteuer ist schon angemeldet):

Die spätere Zahlung wird wie jede andere gebucht. Für die Voranmeldung zählt bei Soll-Versteuerung eine übernommene Rechnung nicht noch einmal, ebenso wenig die Vorsteuer eines übernommenen Belegs. Steht schon eine Eröffnung aus dem DATEV-Stapel nach dem Belegdatum, entfällt die Buchung: Der Posten steckt im Saldo der Forderungen bzw. Verbindlichkeiten der Eröffnung. Umgekehrt rechnet der Vorschlag der Eröffnung vorher übernommene Posten heraus.

Anlagen und AfA¶

Ein Beleg mit der Kategorie „Anlagegut“ bucht den Nettobetrag auf das Anlagekonto statt in den Aufwand (ohne Vorsteuerabzug den Bruttobetrag). Zum Jahresende bucht AfA … buchen je Anlage AfA-Konto an Anlagekonto, beim Abgang zusätzlich den Restbuchwert (2310 bzw. 6895) an Anlagekonto. Übernommene Anlagen bekommen mit der ersten AfA ihre Eröffnung Anlagekonto an 9000. Konten und Beispiele stehen unter Anlagen und AfA.

Pauschalen ohne Beleg¶

Homeoffice-Tage, Fahrten mit dem Privatfahrzeug und Verpflegungsmehraufwand bucht Haben beim Eintragen als Aufwand an Privateinlage (1890 bzw. 2180):

Ein Storno ist eine Gegenbuchung am selben Tag. Sätze und Grenzen stehen unter Pauschalen.

Lohnabrechnung¶

Beim Festschreiben einer Lohnabrechnung, gebucht auf den letzten Tag des abgerechneten Monats, ohne Steuerschlüssel. Beschreibung: Lohn <Monat> · <Name>. Die Konten stehen so im DATEV-Kontenrahmen 2026 (SKR03 Art.-Nr. 11174, SKR04 Art.-Nr. 11175; LOHN_KONTEN in packages/core/src/lohn-buchung.ts):

Beispiel Beschäftigter mit 4.000,00 € im Oktober 2026 (Steuerklasse I ohne Kinderfreibetrag, vier Kinder unter 25 in der Pflegeversicherung, Zusatzbeitrag 3,1 %, Umlagen 1,6 % und 0,44 %), SKR04:

Achtung bei 3730: Im SKR04 ist das die Lohnsteuer, im SKR03 „Erhaltene Skonti“. Ein Storno der Abrechnung ist eine Gegenbuchung am selben Tag. Bezahlt werden die Verbindlichkeiten im Bankabgleich (Bankumsätze ohne Rechnung oder Beleg).

Für Minijobs nennt der DATEV-Kontenrahmen 2026 eigene Konten (4195, 4194, 4144 bzw. 6035, 6036, 6171), nicht die allgemeinen Aushilfslöhne (4190 bzw. 6030); die E-Bilanz fragt Löhne für Minijobs getrennt ab. Beiträge zur Berufsgenossenschaft (4138 bzw. 6120) bucht die Lohnabrechnung nicht; sie kommen jährlich mit dem Bescheid.

In der EÜR eines Einzelunternehmens zählt nicht diese Buchung, sondern die Zahlung: Lohn, Lohnsteuer und Beiträge sind am Tag der Zuordnung im Bankabgleich „Ausgaben für eigenes Personal“ (Anlage EÜR, Kennzahl E6001801).

Steuerschlüssel und Kennzahlen¶

Erlös-, Aufwands- und Steuerzeilen tragen einen Steuerschlüssel. Forderungen, Verbindlichkeiten, Bank, Privat- und Saldenvortragskonten bleiben ohne; ebenso die Zeilen der Eröffnungsbuchungen.

Die Kennzahlen der Voranmeldung rechnet Haben aus denselben Quellen wie die Buchungen (apps/web/src/server/modules/umsatzsteuer/vat-figures.ts):

• Kz 81 und 86: Bemessungsgrundlagen der regulär besteuerten Rechnungen zu 19 % bzw. 7 %, bei Soll aus den festgeschriebenen Rechnungen des Monats, bei Ist aus den zugeordneten Zahlungseingängen des Monats, anteilig je Zahlung; dazu bei Ist und Soll die direkt auf eine Einnahmekategorie gebuchten Bankumsätze des Monats. ELSTER bekommt sie in vollen Euro, die Steuer wird daraus neu berechnet.
• Kz 21, 41, 43, 45 und 48: Bemessungsgrundlagen der Rechnungen mit Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung, Ausfuhrlieferung, ins Drittland bzw. steuerfrei nach § 4 UStG, in vollen Euro und ohne Steuer. Kz 43, 45 und 48 zählen wie Kz 81, Kz 21 und 41 immer nach Rechnungsdatum.
• Kz 89, 93 und 61: Bemessungsgrundlagen der Belege mit innergemeinschaftlichem Erwerb zu 19 % bzw. 7 % und die Vorsteuer daraus, nach Belegdatum, auch bei Ist-Versteuerung.
• Kz 46, 47, 84, 85 und 67: Bemessungsgrundlagen und Steuer der Belege, bei denen du die Steuer als Leistungsempfänger schuldest (§ 13b UStG, aus dem EU-Ausland bzw. Drittland), und die abziehbare Vorsteuer daraus, nach Belegdatum.
• Kz 62: entstandene Einfuhrumsatzsteuer aus Belegen der Kategorie „Einfuhrumsatzsteuer“, nach Belegdatum.
• Kz 66: Vorsteuer aus den gebuchten Belegen des Monats nach Belegdatum, ohne Belege, die ohne Vorsteuerabzug gebucht sind.
• Kz 83: Umsatzsteuer aus Kz 81, 86, 89 und 93 plus Kz 47 und 85, minus Kz 66, 67, 61 und 62 und minus einer angerechneten Sondervorauszahlung (Kz 39).

Regulär besteuerte Umsätze zu 0 % (Schlüssel frei) meldet Haben nicht; die Vorprüfung weist darauf hin, damit sie an der Rechnung als Reverse Charge, Drittland oder steuerfrei eingestellt werden können, falls das zutrifft.

Die Seite „Buchungen“¶

Unter Buchungen steht das Journal je Monat, neueste zuerst, mit Pfeilen zum Vor- und Folgemonat. Jede Buchung ist eine Zeile: - Datum und Herkunft („Rechnung“, „Beleg“, „Bank“, „Anlage“, „Pauschale“, „Kasse“, „Ausbuchung“, „Lohn“, in GmbH und UG „Manuell“, „Eröffnung“ und „Ausschüttung“, oder „Gegenbuchung“). Ein Klick auf die Herkunft öffnet den Vorgang. - Buchungstext. - Soll- und Habenkonto, jeweils das größte. Weitere Konten stehen als „+n“ daneben. - Betrag und Steuerschlüssel.

Der Pfeil links klappt alle Buchungszeilen mit Soll, Haben und Steuerschlüssel auf.

Darüber lässt sich nach Herkunft, Kontonummer und Text filtern. Unten stehen die Zahl der Buchungen und ihre Summe.

Gebucht wird über Rechnungen, Belege, Bank, Kasse, Anlagen, Pauschalen, Ausbuchungen und Lohnabrechnungen; in einer GmbH oder UG zusätzlich mit manuellen Buchungen, der Eröffnung und Ausschüttungen. Ein Klick auf eine Kontonummer öffnet das Kontenblatt des Monats.

Manuelle Buchungen (GmbH und UG)¶

In einer GmbH oder UG steht auf der Seite Buchungen der Knopf Buchung erfassen. Damit buchst du Soll an Haben auf frei gewählten Konten, etwa:

Eine Zeile hat ein Konto mit vier Ziffern und einen Betrag im Soll oder im Haben, bis zu 20 Zeilen je Buchung; Soll und Haben müssen gleich sein. Die Kontobezeichnung erscheint, wenn Haben das Konto kennt. Umsatzsteuer bucht eine manuelle Buchung nie: Sie hat keinen Steuerschlüssel und erscheint nicht in der Voranmeldung.

Nicht bebuchbar sind die Konten, die ein Nebenbuch führt, weil eine Buchung daran vorbei den Abgleich zwischen Nebenbuch und Journal bräche:

Das Formular zeigt beim Tippen, was fehlt; der Server prüft beim Buchen dasselbe noch einmal. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen. Die Buchung ist sofort festgeschrieben und versiegelt wie jede andere (Herkunft „Manuell“); sie steht im Journal, in der Saldenliste, im Jahresexport und im DATEV-Export. Korrigiert wird mit Stornieren in den aufgeklappten Buchungszeilen: Die Gegenbuchung steht am selben Tag, damit sich beide im selben Zeitraum aufheben.

Saldenvortrag und Eröffnung (GmbH und UG)¶

Eine GmbH oder UG bilanziert: Ihre Bestandskonten laufen über den Jahreswechsel weiter. Haben trägt deshalb in der Saldenliste, im Kontenblatt und in den Kacheln der Seite Konten zum 1. Januar vor:

• Bestandskonten (Anlagen, Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten, Steuern, Eigenkapital, Gesellschafter) mit ihrem Saldo aus allen Vorjahren.
• Erfolgskonten (Erlöse und Aufwand) beginnen bei null. Ihr Ergebnis aus den Vorjahren steht als Gewinnvortrag (Saldo im Haben) bzw. Verlustvortrag vor Verwendung (im Soll) im Eigenkapital, bis eine Buchung es verwendet, etwa für eine Ausschüttung.

Die Summe aller Vorträge ist null wie im Journal. Bestandskonten sind nach DATEV im SKR04 die Klassen 0 bis 3, im SKR03 die Klassen 0, 1 und 7 sowie 3970 bis 3989 (Bestände; 3990 „Verrechnete Stoffkosten“ ist wieder Aufwand); die Klasse 9 trägt ebenfalls vor. Diese Einteilung ist gegen den DATEV-Kontenrahmen 2026 geprüft: Ein Konto hat dort genau dann einen Bilanzposten, wenn es ein Bestandskonto ist, ausgenommen die Konten der Ergebnisverwendung (SKR03 2795 bis 2868, SKR04 7700 bis 7751).

Alle vier Konten stehen so im DATEV-Kontenrahmen 2026.

Der Vortrag ist berechnet, nicht gebucht: Bucht jemand nachträglich ins Vorjahr (eine Rechnung vom 31.12., eine Abschlussbuchung), stimmt der Vortrag sofort wieder. Vorgetragen wird im Kontenrahmen der Firmendaten; bei GmbH und UG ist er deshalb ab der ersten Buchung fest (0101_kontenrahmen_kapg.sql). Im Einzelunternehmen mit EÜR beginnt jedes Jahr bei null wie bisher. Den DATEV-Export betrifft der Vortrag nicht; den Saldenvortrag in DATEV übernimmt die Steuerberatung aus dem Vorjahr.

Eröffnungsbuchung: Beginnt die Buchhaltung der GmbH nicht in Haben, übernimmst du die Bestände der bisherigen Buchhaltung mit Buchung erfassen › Eröffnungsbuchung. Sie steht am 1. Januar des ersten Jahres in Haben und bucht nur Bestandskonten, dazu den Kontostand der Bank und 9000 Saldenvorträge, zum Beispiel:

Offene Rechnungen und Belege übernimmst du einzeln über den Umzug (Forderung bzw. Verbindlichkeit an 9000), Anlagen über das Anlagenverzeichnis, die Kasse über das Kassenbuch. Sind alle Bestände übernommen, ist 9000 ausgeglichen.

Eröffnung aus dem DATEV-Stapel: Liegt der Buchungsstapel der bisherigen Buchhaltung im Archiv, schlägt Haben auf derselben Seite die ganze Eröffnung aus der Schlussbilanz des letzten Stapeljahres vor, mit allen Bestandskonten einschließlich Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten, Umsatzsteuer und Anlagen; gebucht wird sie erst nach deiner Bestätigung. Die Lockerung gilt nur für diesen Vorschlag, den Haben beim Buchen selbst neu rechnet; die Eröffnung von Hand bleibt auf Bestandskonten ohne Nebenbuch, Bank und 9000 beschränkt. Wie offene Posten, Umsatzsteuer und Kasse dabei behandelt werden, steht unter Eröffnung aus dem DATEV-Stapel. Ist sie gebucht, lehnt Haben eine weitere Eröffnung von Hand ab. In der Saldenliste stehen Eröffnungsbuchungen in der Spalte Eröffnung, im Journal mit der Herkunft „Eröffnung“.

Gibt es vor dem 1. Januar schon Buchungen in Haben, lehnt Haben eine Eröffnung ab; die Salden trägt es dann selbst vor. Umgekehrt lässt sich nach einer Eröffnung nichts mehr davor buchen, auch kein rückdatierter Beleg, sonst zählten die übernommenen Salden doppelt.

Jahresabschluss (GmbH und UG)¶

Unter Buchhaltung › Jahresabschluss zeigt Haben für eine GmbH oder UG Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eines Jahres in der Form einer Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB):

• Bilanz nur mit den Posten, die in § 266 Abs. 2 und 3 HGB Buchstaben tragen (§ 266 Abs. 1 Satz 4): Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Rechnungsabgrenzung; Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzung. Jeder Posten klappt die Konten auf, die in ihm stehen.
• GuV nach § 275 Abs. 5 HGB: Umsatzerlöse, sonstige Erträge, Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige Aufwendungen, Steuern und als Ergebnis Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Zinserträge zählen zu den sonstigen Erträgen, Zinsaufwand zu den sonstigen Aufwendungen.

Die Salden sind die der Saldenliste zum 31.12., mit Vortrag. Das Jahresergebnis steht im Eigenkapital. Ein Konto des Umlaufvermögens mit Haben-Saldo (überzogene Bank, Umsatzsteuer-Zahllast) steht unter den Verbindlichkeiten, eine Verbindlichkeit mit Soll-Saldo (der Gesellschafter schuldet der GmbH) im Umlaufvermögen.

Zuordnung der Konten: Jedes Konto gehört nach seinem Kontenbereich zu einem Posten (packages/core/src/hgb.ts). Die Bereiche sind aus dem DATEV-Kontenrahmen 2026 erzeugt (SKR03 Art.-Nr. 11174, SKR04 Art.-Nr. 11175): je Konto der Bilanz- bzw. GuV-Posten, den DATEV in der linken Spalte nennt, verdichtet auf die Ebene der Kleinstkapitalgesellschaft. Nennt DATEV zwei Posten („Sonstige Verbindlichkeiten oder Sonstige Vermögensgegenstände“), gilt der zweite bei umgekehrtem Saldo: Die überzogene Bank steht unter den Verbindlichkeiten, „Umsatzsteuer nicht fällig“ mit Haben-Saldo unter den Steuerrückstellungen, mit Soll-Saldo unter den sonstigen Vermögensgegenständen, das Gesellschafter-Verrechnungskonto je nach Saldo unter den Verbindlichkeiten oder Forderungen. Anlagevermögen gibt es nur in Klasse 0; gleichnamige Posten in Klasse 1 sind Umlaufvermögen. Erhaltene Anzahlungen, die DATEV offen von den Vorräten absetzt (SKR03 1722, SKR04 1190), stehen mit negativem Betrag im Umlaufvermögen; abgeführte Gewinne (Gewinngemeinschaft, Gewinnabführungsvertrag, stille Beteiligung) sind sonstige Aufwendungen. Jedes Konto, das Haben selbst bebucht, hat einen Posten. Keinen Posten haben Sonderposten und die Konten der Ergebnisverwendung (Einstellungen in Rücklagen, Ertrag aus Kapitalherabsetzung, Ausschüttung), die nach dem Jahresergebnis stehen; solche Konten und nicht ausgeglichene Vortragskonten (9000) nennt die Seite unter Offene Punkte, statt sie still wegzulassen.

Vermerke unter der Bilanz¶

Unter den Posten stehen Vermerke, die das Gesetz auch der Kleinstkapitalgesellschaft nicht erlässt; ohne Anhang gehören sie in die Bilanz (packages/core/src/bilanzvermerke.ts):

• Restlaufzeiten (§ 268 HGB): beim Umlaufvermögen die Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr (Abs. 4 Satz 1), bei den Verbindlichkeiten die Beträge mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr und von mehr als einem Jahr (Abs. 5 Satz 1). § 274a HGB befreit kleine und Kleinstkapitalgesellschaften nur von Satz 2 bzw. Satz 3, den Erläuterungen im Anhang.
• Gegenüber Gesellschaftern (§ 42 Abs. 3 GmbHG): Ausleihungen, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern sind gesondert auszuweisen oder im Anhang anzugeben; stehen sie unter anderen Posten, ist das zu vermerken. Die Kleinst-Bilanz fasst sie mit den übrigen zusammen, also stehen darunter „davon Ausleihungen an Gesellschafter“, „davon Forderungen gegen Gesellschafter“ und „davon gegenüber Gesellschaftern“. Dazu zählen das Gesellschafter-Verrechnungskonto und die Gesellschafterkonten des DATEV-Kontenrahmens (SKR03 0580–0582, 0730–0755, 1381–1383, 1490–1495, 1507–1508, 1650–1658, 1665–1668; SKR04 0960–0961, 1250–1255, 1307–1309, 1330–1335, 3340–3348, 3510–3519, 3640–3643), nicht stille Gesellschafter. Diese Vermerke rechnet Haben aus den Salden.

Restlaufzeiten bestätigen: Die Restlaufzeit steht nicht in jeder Buchung. Die Seite Jahresabschluss zeigt deshalb den Abschnitt Restlaufzeiten mit jedem Konto, das eine Forderung (Position unter den Forderungen der E-Bilanz) oder eine Verbindlichkeit ist, mit Betrag und dem Teil, der mehr als ein Jahr läuft:

• Fest ist der Teil bei Konten, deren Name im DATEV-Kontenrahmen die Restlaufzeit nennt (etwa SKR03 0631/SKR04 3151 „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten – Restlaufzeit bis 1 Jahr“, 0640/3160 „1 bis 5 Jahre“), und bei Konten, deren Saldo auf der Gegenseite den Posten mindert.
• Vorgeschlagen wird für Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, was an offenen Rechnungen bzw. gebuchten Belegen erst mehr als ein Jahr nach dem Stichtag fällig ist (ausgestellt bis zum Stichtag, nicht bis dahin storniert, abzüglich der bis dahin zugeordneten Zahlungen und Ausbuchungen wie Skonto oder Forderungsausfall; eine Korrekturrechnung mindert den Betrag wie in den offenen Posten). Für alle anderen Konten, auch das Gesellschafter-Verrechnungskonto, kennt Haben keine Laufzeit und schlägt 0 vor: Ohne vereinbarte Zeit ist eine Leistung sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Für ein Darlehen oder eine Stundung trägst du den Teil ein, der erst nach dem 31.12. des Folgejahres fällig ist.

Hat die Bilanz eine Vorjahresspalte, steht der Vorjahresstichtag darunter; was du für das Vorjahr bestätigt hast, gilt dort schon. Restlaufzeiten bestätigen speichert beides für das Jahr (Tabelle residual_terms, mit Änderungsprotokoll). Bestätige nach den Abschlussbuchungen; ändert sich danach ein Betrag, etwa durch eine Buchung ins Jahr, sagt die Seite, dass neu zu bestätigen ist. Ohne bestätigte Restlaufzeiten fehlen sie unter der Bilanz und in der E-Bilanz, und die Bilanz zur Hinterlegung lässt sich nicht herunterladen.

Jahr abschließen: Wenn die Steuerberatung den Abschluss freigegeben hat, schließt der Knopf ‹Jahr› abschließen (etwa „2025 abschließen“) im Abschnitt Jahr abschließen das Jahr ab, nach einer Rückfrage mit Häkchen. Vorher muss das Jahr vorbei sein, die AfA aller Anlagen gebucht und jeder Beleg mit Datum im Jahr gebucht. Danach:

• nimmt das Jahr keine Buchung mehr an, auch keine Gegenbuchung. Das prüft das Hauptbuch und, auch für Schreiber an Haben vorbei, ein Trigger der Datenbank (0098_jahresabschluss_trigger.sql). Rückgängig machen lässt sich der Abschluss nicht; year_closings ist nur anhängbar.
• hält Haben Zahl und Prüfwert der Buchungen des Jahres fest: SHA-256 über ID und Inhalt jeder Buchung samt Zeilen, gerechnet wie ihr Siegel. Die Seite rechnet ihn bei jedem Aufruf aus den aktuellen Daten nach und zeigt, ob die Buchungen seitdem unverändert sind. Der Abschluss selbst steht mit Prüfwert im Änderungsprotokoll und damit in der Hash-Kette.

Fehler im abgeschlossenen Jahr korrigiert ihr im laufenden Jahr, wie es das Handelsrecht vorsieht.

Im Einzelunternehmen gibt es keine manuellen Buchungen. Die Anlage EÜR rechnet dort aus Rechnungen, Belegen und Zahlungen; eine Umbuchung im Journal käme in ihr nicht an.

Hinterlegung beim Unternehmensregister (GmbH und UG)¶

Eine Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB) muss ihren Jahresabschluss nicht offenlegen, sondern kann nur die Bilanz beim Unternehmensregister hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB). Dritte sehen sie dann nur auf Antrag und gegen Gebühr. Die Frist endet ein Jahr nach dem Bilanzstichtag, für 2025 also am 31.12.2026 (§ 325 Abs. 1a HGB); wer sie versäumt, riskiert ein Ordnungsgeld (§ 335 HGB).

Auf der Seite Jahresabschluss eines vergangenen Jahres erstellt Haben dafür unter Hinterlegung beim Unternehmensregister die Bilanz als PDF. Die Seite nennt die Frist und weist darauf hin, solange das Jahr nicht abgeschlossen ist: Hinterlegt wird erst, wenn die Steuerberatung den Abschluss freigegeben hat, die Gesellschafter ihn festgestellt haben und das Jahr in Haben abgeschlossen ist. Danach ändert keine Buchung mehr die Zahlen.

Was auf dem Blatt steht (packages/core/src/hinterlegung.ts):

• Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer (§ 264 Abs. 1a HGB) aus den Firmendaten. Fehlen Registergericht oder Registernummer, ist der Download gesperrt und die Seite sagt, was fehlt.
• Die Bilanz in der verkürzten Form wie oben, mit der Spalte des Vorjahres (§ 265 Abs. 2 HGB). Die Vorjahreszahlen sind die Salden zum 1. Januar, also die Schlussbilanz des Vorjahres, ob in Haben vorgetragen oder per Eröffnungsbuchung übernommen; was im Jahr gegen 9000 Saldenvorträge übernommen ist (offene Posten aus dem Umzug, Anlagen), zählt dazu. Gibt es zum 1. Januar keine Salden (erstes Geschäftsjahr), fehlt die Spalte, und die Seite sagt das. Posten ohne Betrag in beiden Jahren entfallen (§ 265 Abs. 8 HGB), das Eigenkapital steht immer da.
• Vermerke unter Umlaufvermögen, Anlagevermögen und Verbindlichkeiten zu Restlaufzeiten und gegenüber Gesellschaftern, in beiden Spalten (oben). Solange die Restlaufzeiten nicht bestätigt sind, ist der Download gesperrt und die Seite sagt, für welchen Stichtag sie fehlen.
• Ist das Eigenkapital durch Verluste aufgebraucht, steht das Eigenkapital mit 0,00 und der Rest als Nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag am Schluss der Aktivseite (§ 268 Abs. 3 HGB).
• Angaben unter der Bilanz, die den Anhang ersetzen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB): Haftungsverhältnisse (§ 268 Abs. 7, § 251 HGB), etwa Bürgschaften für Dritte, und Vorschüsse und Kredite an Geschäftsführer (§ 285 Nr. 9 Buchst. c HGB). Vorgewählt ist jeweils „Keine“; gibt es welche, wählst du „Ja, folgende“ und schreibst sie so, wie sie unter der Bilanz stehen sollen. Haben übernimmt den Text unverändert und erfindet nichts. Die dritte Angabe des Gesetzes, eigene Aktien, betrifft nur die Aktiengesellschaft.
• Tag der Feststellung durch die Gesellschafter (§ 46 Nr. 1 GmbHG), Pflicht nach § 328 Abs. 1a und 5 HGB; er muss nach dem Stichtag liegen und darf nicht in der Zukunft liegen.
• Den Hinweis, dass die Gesellschaft eine Kleinstkapitalgesellschaft ist und keinen Anhang aufstellt.

Die GuV gehört nicht zur Hinterlegung. Die Angaben unter der Bilanz und der Tag der Feststellung werden nicht gespeichert; das PDF entsteht beim Herunterladen (/api/hinterlegung/<jahr>).

Einreichen: Das PDF lädst du auf der Publikations-Plattform als Hinterlegungsauftrag an das Unternehmensregister hoch. Für Geschäftsjahre ab 2022 gelten dafür die Allgemeinen Nutzungsbedingungen für das Unternehmensregister, nicht mehr die AGB des Bundesanzeigers für die Hinterlegung (D089), die nur noch frühere Geschäftsjahre betreffen.

• Formate: Direkt angenommen wird XML/XBRL nach dem Schema oder dem Webformular des Bundesanzeiger Verlags. Word, RTF, Excel und PDF wandelt das Register gegen ein Entgelt um (§ 9 der Nutzungsbedingungen). Ein PDF muss les-, kopier- und druckbar sein, den ganzen Text enthalten, darf weder verschlüsselt sein noch JavaScript oder Formulare enthalten und muss auf A4 passen, höchstens 25 MB.
• Warum Haben ein PDF erzeugt: Das Schema des Betreibers ist nicht öffentlich (XML oder XBRL statt PDF). Ein PDF/A mit echtem Text, wie bei der Rechnung mit Typst gesetzt, erfüllt die Anforderungen, ist archivierbar und kommt beim Register so an, wie du es siehst. Wer die Umwandlung sparen will, tippt die Bilanz in das Webformular ab.
• Mitteilung: Hinterlegen darf die Gesellschaft nur, wenn sie dem Register mitteilt, dass sie zwei der drei Merkmale einer Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a Abs. 1 HGB) an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet (§ 326 Abs. 2 Satz 2 HGB). Das bestätigst du beim Hinterlegungsauftrag auf der Plattform.
• Kosten: 18,50 € Gebühr (Nr. 1420 des Kostenverzeichnisses zum JVKostG), für ein PDF dazu 1,75 Cent je sichtbarem Zeichen zuzüglich Umsatzsteuer (Gebühren und Entgelte, Stand November 2026). Ein gescanntes Dokument kostet 2,50 Cent je Zeichen.

Gesetzestexte: § 264, § 265, § 266, § 267a, § 268, § 274a, § 285, § 325, § 326, § 328 HGB, § 42 GmbHG.

XML oder XBRL statt PDF¶

Ein PDF nimmt das Unternehmensregister nur gegen ein Entgelt für die Umwandlung an: 1,75 Cent je sichtbarem Zeichen ohne Leerzeichen zuzüglich Umsatzsteuer, zusätzlich zur Gebühr (Gebühren und Entgelte, Abschnitt 2). Ohne dieses Entgelt angenommen werden XML oder XBRL nach den Vorgaben des Bundesanzeiger Verlags und das Webformular der Plattform (Allgemeine Nutzungsbedingungen für das Unternehmensregister, §§ 8 und 9). Wer die Umwandlung sparen will, tippt die Bilanz aus dem PDF in das Webformular ab. Haben erzeugt kein XML und kein XBRL zur Hinterlegung; geprüft im November 2026 unter Arbeitshilfen & Standards › Technische Standards der Publikations-Plattform:

• XML nach dem Schema des Verlags. Die Schemata „Bundesanzeiger“ und „Unternehmensregister“ (Stand September 2007) beschreiben ein Layout aus Überschriften, Absätzen und Tabellen. Der Download setzt eine gesonderte Freischaltung voraus, und die Nutzungsbedingungen für die Strukturdefinitionen (Stand 02.07.2016) erlauben sie nur, um eigene Daten oder die eigener Kunden an den Verlag zu übermitteln, und untersagen „jegliche Vervielfältigung und/oder Weitergabe“. Das Schema kann also nicht in dieses Repository, und ohne Schema lässt sich keine Datei prüfen.
• XBRL nach der HGB-Taxonomie. Das Register nimmt Jahresabschlüsse als XBRL 2.1 mit Dimensions 1.0 nach der HGB-Taxonomie von XBRL Deutschland an, auch in der Sicht „Einzelabschluss MicroBilG“ (de-gaap-ci-2025-04-01-microbilg mit de-gcd-2025-04-01 für Version 6.9; Arbeitshilfe für die Einreichung im XBRL-Format, Stand September 2025). Das ist dieselbe Taxonomie, Version 6.9, die Haben für die E-Bilanz nutzt. Für eine Einreichung fehlt aber die Dokumentation des Verlags für Softwareanbieter, die es nur nach der Freischaltung gibt, und der Zugang zur Testplattform, den der Verlag auf Anfrage vergibt (XBRL-Programm). Sollen Texte wie die Angaben unter der Bilanz mit Absätzen oder Listen erscheinen, braucht es zudem das Zusatzschema „BA-Jahresabschluss-XHTML“, ebenfalls hinter der Freischaltung; XBRL-Dateien, deren gestaltete Fußnoten nicht dagegen gültig sind, nimmt der Verlag nicht an. Ohne das Zusatzschema erscheinen Texte als einfache Fußnoten (Arbeitshilfe, S. 2). Haben kennt von der Taxonomie außerdem nur einen Auszug für die Übermittlung an ELSTER, nicht ihre Dateien und Bezeichnungen. Ohne die Vorgaben und ohne Prüfung gegen die Testplattform wäre eine solche Datei geraten.

Was dafür fehlt, steht in der Roadmap.

Körperschaft- und Gewerbesteuer (GmbH und UG)¶

Auf der Seite Jahresabschluss rechnet Haben Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer des Jahres aus dem Jahresergebnis (packages/core/src/koerperschaft.ts) und bucht die Rückstellungen dafür. Dazu braucht es je Jahr drei Angaben: den Hebesatz der Gemeinde und die Verlustvorträge zum 31.12. des Vorjahres für Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, wie sie im Bescheid stehen. Ohne gespeicherte Angaben schlägt Haben die des Vorjahres vor, mit den Vorträgen nach seiner eigenen Rechnung; speichert sie erst, wenn sie zum Bescheid passen.

Weil die gebuchten Steuern wieder hinzugerechnet werden, ändert eine gebuchte Rückstellung das Ergebnis nicht. Rückstellungen zum 31.12.‹Jahr› buchen nennt in einer Rückfrage Stichtag und Beträge und bucht dann als Umbuchung zum 31.12., was zur Steuer noch fehlt: Körperschaftsteuer und Soli an Körperschaftsteuerrückstellung (SKR03 0963, SKR04 3040), Gewerbesteuer an Gewerbesteuerrückstellung (0956 bzw. 3035). Vorauszahlungen, auf die Steueraufwandskonten gebucht (SKR03 2200, 2208, 4320; SKR04 7600, 7608, 7610), sind abgezogen; im Bankabgleich ordnest du sie als Steuerzahlung des laufenden Jahres zu. Übersteigen sie die Steuer, bucht Haben keine Erstattung; die Forderung gegen das Finanzamt bucht ihr mit der Steuerberatung. Eine Nachzahlung für ein Vorjahr verbraucht im Bankabgleich zuerst die Rückstellung dieses Jahres, der Rest geht auf die Konten für Vorjahre. Zinsen und Zuschläge zu Körperschaft- und Gewerbesteuer (SKR03 2102, 2104, 2105, 2108, 4397; SKR04 7302, 7304, 7308, 7306, 6437) rechnet die Steuerberechnung als nicht abziehbar hinzu (§ 10 Nr. 2 KStG, § 4 Abs. 5b EStG), in der Anlage GK unter den übrigen nicht abziehbaren Aufwendungen.

Im Verlustjahr lässt sich ein Verlustrücktrag in die zwei Vorjahre eintragen (höchstens 1 Mio. €, § 10d Abs. 1 EStG); leer bedeutet Verzicht, der ganze Verlust geht in den Vortrag. Die Gewerbesteuer kennt keinen Rücktrag.

Nicht gerechnet werden steuerfreie Erträge (§ 8b KStG), der Spendenabzug (§ 9 KStG), verdeckte Gewinnausschüttungen und Einlagen, Kürzungen nach § 9 GewStG und die Zerlegung auf mehrere Gemeinden. Hat die GmbH davon etwas, rechnet die Steuerberatung. Aus der Rechnung macht Haben auch die Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung.

Gewinnausschüttung (GmbH und UG)¶

Unter Steuern › Ausschüttungen bucht Haben den Gewinnverwendungsbeschluss einer GmbH oder UG und meldet die Kapitalertragsteuer an. Du gibst Datum des Beschlusses, das Geschäftsjahr, dessen Gewinn ausgeschüttet wird (vorbelegt mit dem Vorjahr; es steht in der Steuerbescheinigung), den Betrag und, wenn der Beschluss einen bestimmt, den Tag der Auszahlung ein. Ohne Auszahlungstag fließt die Ausschüttung am Tag nach dem Beschluss zu (§ 44 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Steuerabzug je Gesellschafter (packages/core/src/ausschuettung.ts). Gesellschafter, Anteile und Kirchensteuerabzugsmerkmal kommen aus den Angaben zur Körperschaftsteuererklärung des Jahres. - Ohne Kirchensteuer: 25 % Kapitalertragsteuer. - Mit Kirchensteuer: Die Kapitalertragsteuer ist ermäßigt auf Ertrag / (4 + Kirchensteuersatz), bei 9 % also 24,45 % (§ 43a Abs. 1 Satz 2, § 32d Abs. 1 Satz 4 EStG). Die Kirchensteuer selbst beträgt 8 oder 9 % der Kapitalertragsteuer. - Solidaritätszuschlag: 5,5 % der Kapitalertragsteuer. - Rundung: Bruchteile eines Cents fallen weg. - Einlagekonto: Was über den ausschüttbaren Gewinn hinausgeht, kommt ohne Steuerabzug aus dem steuerlichen Einlagekonto, höchstens bis zu dessen Bestand (§ 27 Abs. 1 KStG). Der ausschüttbare Gewinn ist das Eigenkapital zum Schluss des Vorjahres, abzüglich Stammkapital und Einlagekonto und abzüglich der Ausschüttungen des Jahres davor.

Buchung zum Datum des Beschlusses: Gewinnvortrag (SKR03 0860, SKR04 2970) an Gesellschafter-Verrechnungskonto (0730 bzw. 3510) mit der Nettodividende und an Verbindlichkeiten aus Einbehaltungen (1746 bzw. 3760) mit Kapitalertragsteuer, Soli und Kirchensteuer. - Grenze: Mehr als den Gewinnvortrag zum Beschluss schüttet Haben nicht aus. - Auszahlung: Die Auszahlung an die Gesellschafter ordnest du im Bankabgleich wie jede Zahlung an sie dem Gesellschafter-Verrechnungskonto zu. - Steuern an das Finanzamt: Die Überweisung der einbehaltenen Steuern ordnest du als Kapitalertragsteuer an das Finanzamt zu.

Kapitalertragsteuer-Anmeldung (KapEStA, packages/elster/src/kapesta.ts). Sie geht über ERiC wie die Voranmeldung. Die Frist ist der 10. des Monats nach dem Zufluss, an einem Wochenende oder Feiertag der nächste Werktag; sie steht in der Fristenliste. Gemeldet werden: - Kapitalerträge, Kapitalertragsteuer und Soli; - der Gewinnverteilungsbeschluss mit Datum, Betrag und Zufluss; - die Kirchensteuer je Religionsschlüssel aus dem Kirchensteuerabzugsmerkmal.

In der Körperschaftsteuererklärung des Jahres stehen die Ausschüttungen in der Anlage KSt 1 F (packages/elster/src/kst1f.ts). Dort stehen auch der ausschüttbare Gewinn und der Abzug vom Einlagekonto. Das Einlagekonto mindert sich nur um den Betrag, den die Steuerbescheinigung an die Gesellschafter als Leistung aus dem Einlagekonto ausweist (§ 27 Abs. 3 und 5 KStG). Haben setzt den berechneten Teil als bescheinigt an.

Ein Storno ist eine Gegenbuchung und geht nur, solange die Anmeldung nicht echt übermittelt ist. Danach korrigiert eine berichtigte Anmeldung über das ELSTER-Portal.

Steuerbescheinigung (§ 45a Abs. 2 EStG). Die GmbH bescheinigt jedem Gesellschafter als Schuldner der Kapitalerträge, was sie ausgeschüttet und einbehalten hat; er braucht die Bescheinigung für seine Einkommensteuererklärung. Unter jeder gebuchten Ausschüttung steht je Gesellschafter ein Link Steuerbescheinigung … (PDF). - Muster: Haben folgt dem amtlichen Muster II („Steuerbescheinigung einer leistenden Körperschaft, Personenvereinigung oder Vermögensmasse oder eines Personenunternehmens oder eines Spezial-Investmentfonds oder eines inländischen Betreibers/einer inländischen Zweigniederlassung eines ausländischen Betreibers einer Internet-Dienstleistungsplattform“) aus dem BMF-Schreiben vom 16. Mai 2025 (BStBl I 2025 S. 1388; das Muster allein als PDF beim Bayerischen Landesamt für Steuern), als Einzelsteuerbescheinigung für den Zahlungstag. Nach Rz. 1 des Schreibens darf nach Inhalt, Aufbau und Reihenfolge nicht vom Muster abgewichen werden; frei sind nur die Felder für Schuldner und Gläubiger. Inhalt in packages/core/src/steuerbescheinigung.ts, PDF mit derselben Vorlage wie die Mahnung in packages/einvoice. - Inhalt: Schuldner (die Gesellschaft mit Anschrift und Steuernummer), Titel, Art der Bescheinigung, dann der Satz des Musters „An … wurden lt. Beschluss vom … am … für das Geschäftsjahr … folgende Kapitalerträge gezahlt“ mit Name, Anschrift und Identifikationsnummer des Gesellschafters. Darunter die Zeilen im Wortlaut des Musters: Kapitalerträge im Sinne des § 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG, Summe Kapitalertragsteuer, Summe Solidaritätszuschlag, Summe Kirchensteuer zur Kapitalertragsteuer, bei Kirchensteuer die kirchensteuererhebende Religionsgemeinschaft mit Namen, und Leistungen aus dem steuerlichen Einlagekonto; dazu die Fußnoten des Musters zur Anlage KAP. Was aus dem Einlagekonto kommt, ist kein Kapitalertrag und steht nur in der letzten Zeile. Zeilen für andere Kapitalerträge (Zinsen, Investmenterträge, Lebensversicherungen, ausländische Steuer) lässt Haben weg, weil sie bei einer Gewinnausschüttung nicht vorkommen. - Woher die Angaben kommen: Beträge, Beschluss und Geschäftsjahr aus der gebuchten Ausschüttung; Anschrift, Identifikationsnummer und Religionsgemeinschaft aus den Angaben zur Körperschaftsteuererklärung des Beschlussjahres; der Schuldner aus den Firmendaten. Ausschüttungen, die gebucht wurden, bevor Haben das Geschäftsjahr erfragt hat, bekommen keine Bescheinigung: Der Zeitraum gehört zum Inhalt von Muster II, und Rz. 1 des BMF-Schreibens erlaubt keine Abweichung. Für eine Bescheinigung die Ausschüttung stornieren und mit Geschäftsjahr neu buchen. - Was fehlt, steht dort: Fehlt die Anschrift, die Identifikationsnummer (eine Steuernummer genügt nicht) oder bei Kirchensteuer der Name der Religionsgemeinschaft, zeigt Haben das statt des Links und erzeugt keine unvollständige Bescheinigung. Den Religionsschlüssel aus dem Kirchensteuerabzugsmerkmal braucht nur die Kapitalertragsteuer-Anmeldung; die Bescheinigung verlangt den Namen. - Ab dem Zahlungstag: Weil der Zahlungstag zu bescheinigen ist, gibt es die Bescheinigung erst ab dem Zufluss; zu einer stornierten Ausschüttung gibt es keine. - Unterschrift: Die Bescheinigung ist maschinell erstellt und nennt den Aussteller; eine Unterschrift braucht sie dann nicht (§ 45a Abs. 2 Satz 3 EStG). - Übergabe und Aufbewahrung: Gib jedem Gesellschafter seine Bescheinigung und leg eine Kopie zu den Unterlagen der Ausschüttung. Haben speichert die Bescheinigung nicht, sondern erzeugt sie bei jedem Abruf neu, mit dem Tag des Abrufs als Ausstellungsdatum. Ist eine ausgegebene Bescheinigung falsch, ersetzt die GmbH sie unverzüglich durch eine berichtigte, die als solche gekennzeichnet ist, und meldet die Berichtigung ihrem Betriebsstättenfinanzamt nach § 93c AO (§ 45a Abs. 5 EStG); für eine falsche Bescheinigung haftet sie (Abs. 6). Eine berichtigte Bescheinigung erzeugt Haben nicht.

E-Bilanz (GmbH und UG)¶

Eine Kapitalgesellschaft übermittelt Bilanz und GuV elektronisch an das Finanzamt (§ 5b EStG), mit derselben Frist wie die Steuererklärungen. Auf der Seite Jahresabschluss steht dafür unten der Abschnitt E-Bilanz: Haben baut sie aus den Buchungen des Jahres, lässt sie von ERiC prüfen und sendet sie wie die Jahreserklärungen mit Zertifikat und PIN.

Taxonomie: Für Wirtschaftsjahre bis 2026 sendet Haben in der HGB-Taxonomie 6.9, ab 2027 in der Taxonomie 6.10. Das folgt den BMF-Schreiben vom 10. Juni 2025 und 8. Juni 2026: Eine neue Taxonomie gilt grundsätzlich für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember des Vorjahres beginnen; für das Jahr davor ist sie nur „nicht beanstandet“. Für 2026 bleibt es deshalb bei 6.9, die jedes ERiC ab 43 prüft. Die Taxonomie 6.10 kann erst ERiC 45 prüfen, als Test; Echtfälle nimmt die Finanzverwaltung voraussichtlich ab dem ERiC-Release im Mai 2027 an. Ist ein älteres ERiC installiert (etwa 44, der Standard), nennt der Abschnitt für 2027 das als offenen Punkt und sendet nicht, bis unter Einstellungen › ERiC eine Version ab 45 installiert ist.

Was gesendet wird: ein Jahresabschluss (Einzelabschluss) nach deutschem Steuerrecht in der HGB-Taxonomie 6.9 oder 6.10, Kerntaxonomie, GuV nach dem Gesamtkostenverfahren, mit

• Bilanz und GuV in der Gliederung der Taxonomie. Die ist feiner als der Kleinst-Abschluss: Umsatzerlöse nach Umsatzsteuer (Regelsatz, ermäßigt, nicht steuerbar, steuerfrei), sonstige Aufwendungen nach Art (Kommunikation, Beratung, Fuhrpark, Werbung …), Anlagen nach Bilanzposition.
• Anlagenspiegel je Bilanzposition des Anlagevermögens aus dem Anlagenverzeichnis: Anschaffungskosten am Jahresanfang, Zugänge, Abgänge, kumulierte AfA und AfA des Jahres. Eine übernommene Anlage bringt ihre Anschaffungskosten mit, die AfA davor ist der Unterschied zum übernommenen Buchwert. GWG und Sammelposten gehen ab, sobald sie abgeschrieben sind. In 6.10 muss der Buchwert des Anlagevermögens im Anlagenspiegel dem Wert der Bilanz gleichen, auch wenn er 0 ist: Ohne Anlagen im Jahr bleibt der Anlagenspiegel dort weg, sind alle Anlagen abgeschrieben, steht das Anlagevermögen mit 0 in der Bilanz.
• Kontennachweis: jedes Konto mit Saldo am Jahresende einzeln, mit Nummer, Bezeichnung und Saldo auf seiner Position (§ 5b Abs. 1 EStG, für Wirtschaftsjahre ab 2025). Der Saldo steht im Vorzeichen der Position, sodass die Konten einer Position ihren Wert ergeben. Den Jahresüberschuss schließt Haben nicht auf ein Konto ab; er steht in 6.10 als Eintrag „Konto nicht vorhanden oder nicht übermittelbar“. Die Davon-Positionen zu Restlaufzeiten bekommen keinen Nachweis, weil sie in keiner Rechenregel stehen.

• Betriebsvermögensvergleich: Eigenkapital am Ende des Vorjahres (der EB-Wert der Eigenkapitalkonten aus Vortrag und Eröffnungsbuchung), Einlagen (Buchungen im Haben der Eigenkapitalkonten im Jahr) und Ausschüttungen (Buchungen im Soll). Er muss den Jahresüberschuss der GuV ergeben. Zahlt ihr das Stammkapital im Gründungsjahr ein, bucht das deshalb als normale Buchung, nicht als Eröffnung: Dann ist es eine Einlage und das Eigenkapital des Vorjahres null.

• Davon-Positionen zu Restlaufzeiten, sobald sie bestätigt sind: je Gruppe der Forderungen und Verbindlichkeiten (aus Lieferungen und Leistungen, gegenüber Kreditinstituten, gegenüber Gesellschaftern, sonstige) „Restlaufzeit bis 1 Jahr“ und „größer 1 Jahr“ (upTo1year, above1year) und die Summen über alle Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Taxonomie verlangt sie nicht; ohne Bestätigung fehlen sie, und der Abschnitt weist darauf hin.

Den Kontennachweis verlangt die Taxonomie 6.10 zu jeder Position von Bilanz und GuV mit Wert, die keine Unterposition mit Wert hat (Technischer Leitfaden 6.10, Tz. B.12.1). In 6.9 sendet Haben ihn ebenso mit; dort reicht der Taxonomie ein Kontensaldo in Bilanz und GuV, und ohne Konto in der GuV, etwa in einem Jahr ohne Buchung, steht wie bisher der Vermerk, dass die Kontennachweise noch nicht übermittelt werden können. In 6.9 erlaubt das BMF-Schreiben vom 10. Juni 2025 das nur, wenn die Kontennachweise auf anderem Weg beim Finanzamt eingehen.

Gesellschafter: Die Stammdaten führen den Gesellschafter als Mussfeld, für eine GmbH ohne Angaben. Die neuen Prüfregeln der Taxonomie 6.10 zu Steuernummer, Identifikationsnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer der Gesellschafter gelten nur für Personengesellschaften (Technischer Leitfaden 6.10, Tz. B.14.3.1.19); die neue Angabe „noch nicht vergeben“ lässt Haben deshalb weg.

Zuordnung der Konten (packages/core/src/ebilanz.ts): Jedes Konto, das Haben selbst bucht, hat eine feste Position, abhängig vom Saldo wie im Kleinst-Abschluss (die überzogene Bank unter den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, das Gesellschafter-Verrechnungskonto im Soll unter den sonstigen Vermögensgegenständen gegen Gesellschafter). Die übrigen Gesellschafterkonten des DATEV-Kontenrahmens stehen auf den Positionen für Gesellschafter (Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gegenüber Gesellschaftern, Forderungen gegen und Verbindlichkeiten gegenüber GmbH-Gesellschaftern), weil § 42 Abs. 3 GmbHG den gesonderten Ausweis verlangt; Ausleihungen an Gesellschafter sind Anlagevermögen und brauchen den Anlagenspiegel, den Haben dafür nicht führt. Andere Konten, etwa aus einer manuellen Buchung, kommen auf die Auffangposition ihres Postens im DATEV-Kontenrahmen („nicht zuordenbar“ bzw. „übrige“). Keine Auffangposition haben Anlagevermögen, Eigenkapital und Steuern: Ein solches Konto ohne feste Position nennt der Abschnitt als offenen Punkt, und die E-Bilanz geht nicht raus, bis es umgebucht ist. Ein Test prüft jede Position gegen die Taxonomie, ein zweiter alle Konten zusammen mit dem echten ERiC.

Ablauf:

1. Nur prüfen lässt ERiC die E-Bilanz gegen Taxonomie und Plausibilitätsregeln prüfen, ohne zu senden. Das geht schon vor dem Abschluss.
2. Prüfen und testweise senden (mit Haken bei Nur Testübermittlung, vorgewählt) sendet mit Testmerker; das Finanzamt verarbeitet sie nicht.
3. Prüfen und senden (ohne den Haken) sendet echt; das geht erst, wenn das Jahr abgeschlossen ist, und nur einmal. Eine berichtigte E-Bilanz geht über die Steuerberatung oder das ELSTER-Portal.

Jeder Versuch steht mit Werten und XML im Verlauf (Tabelle annual_submissions, Formular ebilanz), das Übertragungsprotokoll als PDF daneben.

Die Seite „Konten“¶

Unter Konten stehen oben Kacheln: - Bankstand laut Buchungen. - Offene Forderungen und offene Verbindlichkeiten. - Fällige Umsatzsteuer nach Vorsteuer und Vorauszahlungen. - Erlöse minus Aufwand im Zeitraum.

Im Einzelunternehmen rechnen Bank und Umsatzsteuer ab Jahresbeginn, ein Vortrag aus dem Vorjahr fehlt. In einer GmbH oder UG enthalten sie den Saldenvortrag.

Darunter steht die Saldenliste: jedes bebuchte Konto des Jahres, Quartals oder Monats mit Soll, Haben und Saldo. - Gruppierung: Die Konten stehen nach Kontenklasse, also nach der ersten Ziffer der Kontonummer. Im SKR03 sind das etwa 1 Finanz- und Privatkonten, 4 Betriebliche Aufwendungen und 8 Erlöskonten. Jede Klasse hat eine Zwischensumme und lässt sich einklappen. - Eröffnung: Sie ist der Saldo ab Jahresbeginn bis zum Beginn des gewählten Zeitraums, in einer GmbH oder UG dazu der Saldenvortrag aus den Vorjahren und die Eröffnungsbuchungen. Die Spalte erscheint nur, wenn es einen solchen Betrag gibt. - Salden in Alltagssprache: Erlöse und Aufwand stehen als positiver Betrag. Bei Bestandskonten wie Bank, Forderungen oder Steuern steht dazu „Guthaben“ oder „Schuld“. Die Buchhaltungsseite, S für Soll und H für Haben, steht klein daneben. - Summe: Soll und Haben sind in der Summe immer gleich, sonst wäre eine Buchung nicht ausgeglichen. - Suche: „Konto suchen“ filtert nach Nummer oder Name.

Ein Klick auf ein Konto öffnet das Kontenblatt. Es zeigt: - Eröffnung, Bewegungen und Endsaldo als Kacheln. - Den Saldoverlauf als Diagramm. Beim Darüberfahren erscheinen Datum, Saldo und Buchung. - Jede Buchung mit Datum, Text, Gegenkonten, Herkunft, Soll, Haben und laufendem Saldo.

Über ein Quartal oder Jahr kommt eine Zwischensumme je Monat dazu. Gegenkonten und Herkunft sind verlinkt.

Am Handy werden die Tabellen zu Karten. Das Diagramm lässt sich dort waagrecht verschieben.

Beides gibt es über „CSV“ als Datei, im selben Format wie die übrigen Exporte (Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8 mit BOM), etwa für die Steuerberatung oder zum Abgleich mit Lexoffice.

Die CSV der Saldenliste ist zugleich die Summen- und Saldenliste: Nach Konto, Bezeichnung, Kontenklasse, Eröffnung, Soll und Haben im Zeitraum, Saldo und S/H folgen der EB-Wert (Saldenvortrag und Eröffnungsbuchungen, nur in GmbH und UG) und die Verkehrszahlen ab Jahresbeginn bis zum Ende des Zeitraums (Soll kumuliert, Haben kumuliert), ohne den EB-Wert.

Dasselbe Journal steht im Jahresexport als buchungen/journal.csv, eine Zeile je Buchungszeile, mit Buchungs-ID, Quelle, Kontenrahmen und Verweis auf die Ursprungsbuchung bei Gegenbuchungen.

Was Haben nicht bucht¶

• Gebäude, Sonderabschreibungen nach § 7g EStG und Investitionsabzugsbetrag
• Sachentnahmen, Fahrtenbuch und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
• Dreiecksgeschäfte, Konsignationslager und innergemeinschaftliches Verbringen; Einfuhrumsatzsteuer nur aus dem Bescheid des Zolls als Beleg (Belege); innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe nur mit den Grenzen unter Rechnungen und Belege; § 13b als Leistungsempfänger nur für sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer
• Lohn nur aus der Lohnabrechnung, mit deren Grenzen (keine Sachbezüge, kein Zuschuss zur privaten Krankenversicherung, keine Beiträge zur Berufsgenossenschaft); Fremdwährung nur für Belege und Rechnungen (siehe Belege und Rechnungen), nicht für Bank- und Verrechnungskonten
• Im Einzelunternehmen Abschlussbuchungen und Saldenvorträge zum Jahreswechsel (außer für übernommene offene Posten); in GmbH und UG trägt Haben die Salden vor, einzelne Abschlussbuchungen lassen sich manuell erfassen

Letztes Update: 9. November 2026