GmbH und UG¶

Haben führt die Bücher einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mit doppelter Buchführung und Bilanz: vom ersten Beleg bis zur E-Bilanz, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung und Gewinnausschüttung. Diese Seite zeigt den Ablauf eines Jahres; die Details stehen in den verlinkten Kapiteln.

Gedacht ist das für eine kleine GmbH, etwa die eines Freiberuflers mit einem oder wenigen Gesellschaftern, ohne Beteiligungen an anderen Gesellschaften und ohne Organschaft. Bilanz und GuV sind ein Entwurf; lasst Abschluss und Erklärungen von der Steuerberatung ansehen, bevor ihr echt sendet.

Einrichten¶

Rechtsform GmbH oder UG in den Firmendaten wählen, bevor die erste Buchung entsteht; danach ist sie fest. Was sich gegenüber dem Einzelunternehmen ändert, steht unter Rechtsform.
Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, wie bei der Steuerberatung. Bei GmbH und UG ist er ab der ersten Buchung fest, weil die Salden über die Jahre vorgetragen werden.
Bestände übernehmen, wenn die Buchhaltung nicht in Haben beginnt: mit dem DATEV-Stapel des Vorjahres im Archiv die Eröffnung aus der Schlussbilanz des Stapels, die Haben vorschlägt und nach deiner Bestätigung bucht (alle Bestandskonten samt Kasse, offenen Posten und Umsatzsteuer); sonst die Eröffnungsbuchung von Hand mit Bank, Stammkapital, Gewinnvortrag und Gesellschafter-Verrechnungskonto; offene Rechnungen und Belege über den Umzug aus Lexware Office oder sevDesk, offen am Stichtag 31.12. und gebucht zum 1.1., wo der Abgleich Gesellschafter, Kapital, Darlehen und Steuern vom Einkommen eigens ausweist; Anlagen über das Anlagenverzeichnis.
Altes Jahr vergleichen: Aus dem archivierten DATEV-Buchungsstapel der bisherigen Buchhaltung rechnet Haben Bilanz, GuV und Steuern eines Jahres zum Vergleich mit der Steuerberatung, ohne etwas zu buchen: Abschluss aus dem DATEV-Stapel.
Handelsregister und Geschäftsführung in den Firmendaten: Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer. Haben druckt sie als Pflichtangaben nach § 35a GmbHG in den Fuß von Rechnung, Angebot, Mahnung und Lieferschein, schreibt sie in die E-Rechnung und hängt sie an E-Mails an, siehe Pflichtangaben einer GmbH oder UG.
Anteilseigner mit Anteil, Steuer-ID und Kirchensteuerabzugsmerkmal in den Angaben zur Körperschaftsteuererklärung erfassen; Ausschüttungen und Erklärung nutzen sie.

Im Jahr¶

Rechnungen, Belege, Bank und Kasse wie im Einzelunternehmen. Statt Privatentnahme und -einlage gibt es das Gesellschafter-Verrechnungskonto (SKR03 0730, SKR04 3510): Legt der Gesellschafter etwas aus oder bekommt Geld von der GmbH, steht es dort.
Manuelle Buchungen für alles, was nicht aus einem Beleg kommt, etwa Abschlussbuchungen oder die Einzahlung des Stammkapitals: Manuelle Buchungen.
Darlehen einer Bank oder eines anderen Darlehensgebers unter Geld › Darlehen anlegen; Auszahlung, Tilgung, Zinsen und Gebühren ordnest du im Bankabgleich zu, siehe Darlehen. Darlehen von Gesellschaftern laufen über das Gesellschafter-Verrechnungskonto.
Lohn des Geschäftsführers und weiterer Beschäftigter unter Personal › Lohn: Abrechnung, Buchung beim Festschreiben und Lohnsteuer-Anmeldung, siehe Lohn.
Umsatzsteuer-Voranmeldung wie gewohnt über ELSTER.
Gewinnausschüttung unter Steuern › Ausschüttungen: Gewinnverwendungsbeschluss buchen, Kapitalertragsteuer, Soli und Kirchensteuer je Gesellschafter einbehalten, die Kapitalertragsteuer-Anmeldung senden und jedem Gesellschafter die Steuerbescheinigung nach § 45a EStG als PDF geben, siehe Gewinnausschüttung.

Zum Jahresende¶

Jahresabschluss unter Buchhaltung › Jahresabschluss: Bilanz und GuV in der Form der Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB), mit Saldenvortrag ins nächste Jahr; nach den Abschlussbuchungen die Restlaufzeiten der Forderungen und Verbindlichkeiten bestätigen (sonst fehlen sie unter der Bilanz und in der E-Bilanz, und die Bilanz zur Hinterlegung lässt sich nicht herunterladen), siehe Jahresabschluss und Vermerke unter der Bilanz.
Körperschaft- und Gewerbesteuer rechnen und die Rückstellungen buchen: Körperschaft- und Gewerbesteuer.
Jahr abschließen, sobald das Jahr vorbei, die AfA aller Anlagen gebucht und jeder Beleg des Jahres gebucht ist; danach lässt sich in das Jahr nichts mehr buchen.
E-Bilanz an das Finanzamt (§ 5b EStG), von ERiC geprüft, mit Kontennachweis je Konto; bis 2026 in der Taxonomie 6.9, ab 2027 in 6.10 (braucht ERiC ab 45): E-Bilanz.
Hinterlegung beim Unternehmensregister, spätestens ein Jahr nach dem Stichtag: Bilanz als PDF mit den Vermerken zu Restlaufzeiten und gegenüber Gesellschaftern und den Angaben unter der Bilanz, nach der Feststellung durch die Gesellschafter, siehe Hinterlegung. Sitz, Registergericht und Registernummer stehen in den Firmendaten.
Erklärungen an das Finanzamt: Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer mit der Feststellung des Einlagekontos (Anlage KSt 1 F) und Gewerbesteuer, siehe Jahreserklärungen.

Die Termine für Voranmeldung, Kapitalertragsteuer-Anmeldung und Erklärungen stehen unter Fristen.

Was Haben nicht macht¶

Offenlegung des Jahresabschlusses (nötig, sobald die Gesellschaft keine Kleinstkapitalgesellschaft mehr ist) und das Hochladen auf die Publikations-Plattform; die Bilanz zur Hinterlegung erstellt Haben, hochladen tust du sie selbst.
Die Abfrage der Kirchensteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern und Steuerbescheinigungen für Gesellschafter, die selbst Gesellschaften sind.
Organschaft, Beteiligungen an anderen Gesellschaften, verdeckte Gewinnausschüttungen, Spenden, Einlagen in das Einlagekonto, ausländische Einkünfte; die Liste je Erklärung steht bei den Jahreserklärungen.
Eine Überleitung von der Handels- zur Steuerbilanz; rein steuerliche Abschreibungen wie die Staffel für Elektrofahrzeuge (§ 7 Abs. 2a EStG) gibt es deshalb nicht, siehe Elektrofahrzeuge.

Was davon geplant ist, steht in der Roadmap.

Letztes Update: 9. November 2026