Angebote¶

Unter Angebote schreibst du Angebote mit demselben Editor wie Rechnungen. Nimmt der Kunde an, machst du daraus mit einem Klick eine Rechnung.

Angebot schreiben¶

Einleitung, Texte zu Positionen und Hinweis unterstützen fett, kursiv und unterstrichen, mit derselben Darstellung in Vorschau und PDF.

Neues Angebot öffnet den Editor:

• Kunde
• Angebotsdatum
• Gültig bis, vorbelegt mit 30 Tagen
• optional der geplante Leistungszeitraum
• optional Bestellnummer, Eigene Auftragsnummer und Lieferscheinnummer; sie stehen im Kopfblock des PDFs und gehen in die Rechnung aus dem Angebot über (wie bei der Rechnung)
• Umsatzsteuer: dieselbe Auswahl wie bei der Rechnung, etwa regulär, Kleinunternehmer, Reverse Charge, steuerfrei
• Sprache, vorbelegt vom Kunden (siehe Rechnungen auf Englisch)
• Preise netto oder brutto inklusive Umsatzsteuer, wie bei der Rechnung
• Einleitung über den Positionen, Positionen und ein Hinweis, beide auch aus Textbausteinen; die Einleitung ist mit der Standard-Einleitung für Angebote aus den Firmendaten vorbelegt
• zu jeder Position optional ein mehrzeiliger Text zur Position wie bei der Rechnung; er steht im PDF unter der Bezeichnung und geht in die Rechnung aus dem Angebot über
• zu jeder Position optional die Art.-Nr., aus dem Artikelkatalog übernommen; sie steht im PDF, in Auftragsbestätigung und Lieferschein und geht in die Rechnung aus dem Angebot über (in der E-Rechnung BT-155, siehe Positionen)
• Positionsrabatt und Gesamtrabatt in Prozent oder als Betrag wie bei der Rechnung; die Rechnung aus dem Angebot übernimmt beide
• je Position die Art: zählt zur Summe, optional oder Alternative zur Position davor (Auswahl hinter der Bezeichnung, siehe unten)
• optional ein Zahlungsplan (siehe unten)
• optional Anhänge: weitere PDF-Dateien wie AGB oder eine Leistungsbeschreibung (siehe unten)

Vorschau im Kopf zeigt das Angebot, von rechts über das Formular oder neben ihm angeheftet (wie bei der Rechnung). Der Entwurf lässt sich beliebig speichern, ändern und löschen. Entwurf als PDF lädt ihn als PDF aus der Vorlage des festgeschriebenen Angebots, mit „ENTWURF“ über jeder Seite und statt der Nummer, ohne eine Nummer zu vergeben (wie bei der Rechnung).

Optionale und alternative Positionen¶

Wie in Lexware Office bietest du in einem Angebot Wahlmöglichkeiten an:

• Optional ist eine Zusatzleistung, die der Kunde dazu bestellen kann, etwa eine Schulung. Er kann keine, eine oder mehrere optionale Positionen nehmen.
• Eine Alternative ist eine andere Variante der Position direkt darüber, ihrer Hauptposition, etwa „Website mit Shop“ statt „Website“. Unter einer Hauptposition können mehrere Alternativen stehen; der Kunde nimmt genau eine Variante.

Beide zählen nicht zur Angebotssumme, auch nicht für Gesamtrabatt und Zahlungsplan. Im PDF stehen sie mit Preis und dem Hinweis „Optional, nicht in der Angebotssumme“ bzw. „Alternative zu Pos. 1, nicht in der Angebotssumme“. Mindestens eine Position muss zur Summe zählen, und eine Alternative braucht ihre Hauptposition direkt darüber.

Auf dem festgeschriebenen Angebot hältst du unter Auswahl des Kunden fest, was er nimmt: optionale Positionen per Haken, je Hauptposition eine Variante. Die Auswahl gilt mit Angenommen, Rechnung erstellen, den Abschlägen und Auswahl speichern. Rechnung, Abschläge, Zahlungsplan, Auftragsbestätigung und Lieferschein übernehmen nur die gewählten Positionen, als normale Positionen; ohne Auswahl die Hauptpositionen. Sobald eine Rechnung zum Angebot festgeschrieben ist, ist die Auswahl fest (auch in der Datenbank); nach dem Storno dieser Rechnung lässt sie sich wieder ändern.

Zahlungsplan¶

Bei größeren Aufträgen legst du im Abschnitt Zahlungsplan fest, in welchen Teilen abgerechnet wird, z. B.:

• Je Zahlung ein Prozentsatz des Angebotsbetrags oder ein fester Betrag. Der Betrag gilt im Preismodus des Angebots, bei Bruttopreisen also brutto.
• Die letzte Zahlung ist immer der Rest; ihn rechnet die Schlussrechnung ab.
• Die Fälligkeit ist Text, etwa „Lieferung“; ein Datum schlägt Haben daraus nicht vor.
• Haben zeigt je Zahlung Netto und Brutto und prüft, dass der Plan den Angebotsbetrag nicht übersteigt.
• Vorlage übernehmen setzt einen Plan aus den Vorlagen ein, ab Werk 30/40/30 und 50/50.
• Der Plan steht im Angebots-PDF unter den Summen; mit Zahlungsplan auch in der Auftragsbestätigung auch dort.

Mehrere Steuersätze: Jede Zahlung teilt sich anteilig je Steuersatz auf. Ein Prozentsatz gilt für jeden Satz gleich, ein fester Betrag im Verhältnis der Nettobeträge je Satz; den Rundungsrest trägt der größte Satz. Bei einem Angebot über 7.000 € zu 19 % und 3.000 € zu 7 % ergeben 30 % also 2.100 € und 900 €, ein fester Abschlag von 2.000 € 1.400 € und 600 €.

Anhänge¶

Mit einem Angebot gehen oft weitere Unterlagen mit: AGB, Widerrufsbelehrung, eine Leistungsbeschreibung oder eine auftragsspezifische Vereinbarung. Solche PDF-Dateien hängst du im Entwurf an das Angebot, genau wie an eine Rechnung; beim Versand per E-Mail wählst du, welche mitgehen.

1. Den Entwurf einmal speichern. Danach steht im Editor unter den Positionen der Abschnitt Anhänge.
2. PDF anhängen öffnet die Dateiauswahl; mehrere Dateien auf einmal gehen. Jede Datei steht danach mit Name und Größe in der Liste, ein Klick auf den Namen öffnet sie, Herunterladen lädt sie herunter.
3. Entfernen nimmt einen Anhang nach einer Rückfrage wieder vom Angebot, solange es ein Entwurf ist.

Was mit fast jedem Angebot mitgeht, etwa AGB oder Widerrufsbelehrung, hinterlegst du einmal als Standardanhang: Jedes neue Angebot hat diese Dateien dann schon beim ersten Speichern unter Anhänge, beim Senden sind sie vorausgewählt, und im Entwurf nimmst du heraus, was für dieses Angebot nicht passt. Sie hängen nur an Angeboten, die du danach neu anlegst: Ein schon bestehender Entwurf bekommt sie nicht; dort hängst du sie bei Bedarf selbst an.

Es gelten dieselben Regeln wie bei Rechnungen: nur PDF-Dateien bis 20 MB, höchstens zehn je Angebot, den Typ erkennt Haben am Inhalt, dieselbe Datei hängt nur einmal am selben Angebot. Die Dateien liegen unter ihrem SHA-256 im Belegverzeichnis; hängt dieselbe Datei an mehreren Angeboten oder Rechnungen, liegt sie nur einmal dort.

Mit dem Festschreiben sind die Anhänge zusammen mit dem Angebot gesperrt: Die Datenbank lehnt Hinzufügen, Ändern und Entfernen ab. Auf der Seite des festgeschriebenen Angebots stehen sie weiter unter Anhänge zum Ansehen und Herunterladen. Das PDF des Angebots bleibt, wie es ist; die Anhänge gehen nur als eigene Dateien in der E-Mail mit. In die Rechnung aus dem Angebot gehen sie nicht über.

Festschreiben vergibt die Nummer und erzeugt das PDF:

• Angebote haben einen eigenen Nummernkreis: ab Werk AN-2026-001, AN-2026-002 und so weiter, je Jahr neu oder auf Wunsch durchlaufend. Das Format lässt sich ändern, siehe Nummernformat.
• Die Rechnungsnummern bleiben davon unberührt.
• Das PDF hat dasselbe Layout wie die Rechnung, mit Angebotsnummer, Gültigkeit und dem Satz „Dieses Angebot gilt bis zum …“.
• Ein E-Rechnungs-XML gibt es für Angebote nicht.

Gebucht wird nichts: Ein Angebot ist kein Geschäftsvorfall.

Ein festgeschriebenes Angebot ändert sich nicht mehr, so wie eine Rechnung. Für eine geänderte Fassung legt Kopieren einen neuen Entwurf an, mit Kunde, Einleitung, Positionen (samt Art und Rabatt), Hinweis, Bestell-, Auftrags- und Lieferscheinnummer, Umsatzsteuer, Preismodus, Sprache, Gesamtrabatt, Zahlungsplan und Anhängen; im neuen Entwurf lassen sich die Anhänge wieder ändern. Datum und Gültigkeit sind dabei neu, die Dauer der Gültigkeit bleibt gleich; der Leistungszeitraum bleibt leer.

Per E-Mail senden¶

Angebot senden schickt das PDF über deinen E-Mail-Zugang:

• Empfänger, Betreff und Text sind vorbelegt und lassen sich ändern. Betreff und Text kommen aus der Vorlage Angebot (siehe Vorlagen).
• Hat das Angebot Anhänge, stehen sie unter Zusätzliche Anhänge mitsenden, alle angehakt. Was nicht mitgehen soll, hakst du ab; sie kommen nach dem PDF des Angebots in die E-Mail.
• Auf Wunsch geht eine Blindkopie an dich.
• Jeder Versand steht beim Angebot mit Empfänger und den Dateinamen der tatsächlich versandten Anhänge, in der Liste markiert ✉ versendete Angebote.

Für Kunden mit Sprache Englisch sind Angebot und E-Mail englisch, siehe Rechnungen auf Englisch.

Antwort und Rechnung¶

Auf der Seite des Angebots hältst du die Antwort des Kunden fest:

Rechnung erstellen legt einen Rechnungsentwurf an und markiert das Angebot als angenommen. Der Entwurf übernimmt:

• Kunde, Einleitung, Positionen mit ihrem Text, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer aus dem Angebot,
• Bestell- und Lieferscheinnummer aus dem Angebot, als eigene Auftragsnummer (in der E-Rechnung BT-14) die des Angebots, sonst die Angebotsnummer,
• Datum heute,
• Zahlungsziel aus den Firmendaten, Skonto wie bei einer neuen Rechnung (vom Kunden, sonst aus den Firmendaten),
• E-Rechnungsformat des Kunden bzw. das Standardformat,
• den Hinweis „Gemäß unserem Angebot AN-2026-001 vom …“.

Vor dem Festschreiben passt du den Entwurf an, etwa die tatsächlich geleisteten Stunden. Die Rechnung zeigt das Angebot, aus dem sie stammt.

Jedes Angebot lässt sich nur einmal abrechnen. Löschst du den Rechnungsentwurf, kannst du das Angebot wieder abrechnen. Ein abgelehntes Angebot rechnet Haben nicht ab; mit Antwort zurücknehmen setzt du es wieder auf offen.

In Abschlägen abrechnen¶

Bei größeren Aufträgen rechnest du das Angebot in Teilen ab (siehe Abschlags- und Schlussrechnung):

• Mit Zahlungsplan steht auf dem Angebot die Übersicht Zahlungsplan: je Zahlung Plan (netto und brutto), die Rechnung dazu mit Link und Betrag und der Status Offen, Entwurf, Festgeschrieben oder Bezahlt. Abschlagsrechnung erstellen legt zu einer Zahlung den Entwurf an, mit Kunde, Preismodus und Umsatzsteuer aus dem Angebot und je Steuersatz einer Position wie „2. Abschlag 40 % gemäß Angebot AN-2026-004 vom 01.10.2026“, den Betrag anteilig aus dem Auftrag nach der Auswahl des Kunden. Den Betrag kannst du im Entwurf noch ändern; die Übersicht zeigt dann Plan und Ist. Je Zahlung gibt es eine Abschlagsrechnung; nach ihrem Storno oder dem Löschen des Entwurfs wieder eine neue. Beim Rest steht Schlussrechnung erstellen. Darunter der Fortschritt: „Abgerechnet 7.000,00 € von 10.000,00 € (70 %), offen 3.000,00 €“, gerechnet aus den festgeschriebenen, nicht stornierten Rechnungen zum Angebot.
• Ohne Zahlungsplan legt Abschlagsrechnung erstellen einen Entwurf mit Rechnungsart „Abschlagsrechnung“ an, mit Kunde, Umsatzsteuer und Preismodus aus dem Angebot und einer Position „Abschlag gemäß Angebot AN-2026-004 vom …“. Den Betrag trägst du selbst ein, z. B. 30 % der Angebotssumme. Das Angebot gilt als angenommen, bleibt aber offen für weitere Abschläge.
• Schlussrechnung erstellen erscheint, sobald ein Abschlag festgeschrieben ist. Der Entwurf übernimmt alle Positionen des Angebots und zieht die festgeschriebenen Abschläge dieses Angebots ab, nicht die anderer Aufträge desselben Kunden. Erst die Schlussrechnung rechnet das Angebot ab.
• Unter Rechnungen zu diesem Angebot stehen alle Abschläge, die Schlussrechnung bzw. die Rechnung aus dem Angebot mit Datum, Betrag und Status, darunter wie viel schon in Abschlägen abgerechnet ist.

Auftragsbestätigung und Lieferschein¶

Bei einem angenommenen Angebot stehen unter Antwort des Kunden zwei weitere PDFs:

• Auftragsbestätigung: dieselben Positionen, Preise und Rabatte wie im Angebot, nach der Auswahl des Kunden bei optionalen und alternativen Positionen, datiert auf den Tag der Annahme, mit Bezug auf das Angebot, Bestell-, Auftrags- und Lieferscheinnummer und der Auftragssumme; auf Wunsch mit dem Zahlungsplan, gerechnet auf die Auftragssumme.
• Lieferschein: die gewählten Positionen mit Menge und Text zur Position, ohne Preise, mit Bestell- und Auftragsnummer, mit einem Feld für die Empfangsbestätigung des Kunden. Als Lieferdatum gilt das Ende des Leistungszeitraums, sonst der Tag der Annahme.

Beide entstehen beim Abruf aus dem festgeschriebenen Angebot, buchen nichts und sehen jedes Mal gleich aus, solange die Antwort „angenommen“ bleibt. Sprache und Logo folgen dem Angebot bzw. den Einstellungen. Einen Lieferschein gibt es auch zu jeder festgeschriebenen Rechnung, nicht zu Storno und Korrektur (Schaltfläche Lieferschein auf der Rechnung).

Aufbewahrung¶

Angebote sind Handelsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO) und werden sechs Jahre aufbewahrt.

• In der Datenbank sind sie nach dem Festschreiben gesperrt, mit Rabatten, Art der Positionen, Zahlungsplan und Anhängen. Ein Trigger lässt nur noch die Antwort des Kunden und den Verweis auf die Rechnung zu. Die Auswahl des Kunden steht in einer eigenen Tabelle mit Änderungsprotokoll und ist fest, sobald eine Rechnung zum Angebot festgeschrieben ist.
• Im Jahresarchiv liegen sie unter angebote/: die PDFs plus angebote.csv mit Beträgen, Antwort, Rechnungsnummer und SHA-256, die Anhänge unter angebote/anhaenge/ mit anhaenge.csv.

Letztes Update: 9. November 2026