Kassenbuch¶

Unter Kasse führst du das Kassenbuch für Bargeld: jede Bewegung mit fortlaufender Nummer, Datum, Text, Betrag und dem Bestand danach. Wer nur selten bar bezahlt, braucht es meist nicht; privat ausgelegte Belege laufen über Privat bezahlt (siehe Belege).

Was ins Kassenbuch kommt¶

In einer GmbH oder UG heißen Einlage und Entnahme „Vom Gesellschafter“ und „An den Gesellschafter“ und buchen gegen das Gesellschafter-Verrechnungskonto (SKR03 0730, SKR04 3510), siehe Rechtsform.

Bei Abhebung und Einzahlung ordnest du den Umsatz auf dem Bankkonto im Bankabgleich als Geldtransit zu; dann ist das Geldtransitkonto wieder ausgeglichen.

Rechnung bar bezahlt¶

Bezahlt ein Kunde eine Rechnung bar, wählst du unter Eintragen die Art Rechnung bar bezahlt, dann die Rechnung, das Datum und den Betrag. Zur Auswahl stehen festgeschriebene Rechnungen in Euro mit offenem Betrag; der Betrag ist mit dem offenen vorbelegt. Auf der Seite einer offenen Rechnung führt Barzahlung in der Kasse erfassen unter Zahlungen direkt hierher, mit der Rechnung schon gewählt.

• Gebucht wie eine Zahlung im Bankabgleich, nur Kasse statt Bank: Kasse an Forderungen. Bei Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit der Bareinnahme fällig und steht in der Voranmeldung des Monats, in dem du das Geld bekommen hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG); bei einer Teilzahlung anteilig je Steuersatz wie im Bankabgleich. Bei Soll-Versteuerung ist die Steuer schon mit der Rechnung angemeldet. In der Anlage EÜR zählt die Bareinnahme am Tag der Bareinnahme.
• Teilzahlung: Ein kleinerer Betrag lässt den Rest offen; die Rechnung ist dann teilbezahlt und bleibt in den offenen Posten, im Mahnwesen und im Bankabgleich mit dem Rest. Gibt der Kunde mehr als offen, teilt Haben auf (siehe Aufteilen).
• Vor dem Rechnungsdatum: Hat der Kunde schon bar bezahlt, bevor du die Rechnung schreibst, etwa einzelne Leistungen vor einer Sammel- oder Monatsrechnung, trägst du die Bareinnahme mit ihrem tatsächlichen Datum ein, sobald die Rechnung festgeschrieben ist. Das geht wie im Bankabgleich. Bei Ist-Versteuerung zählt die Umsatzsteuer im Monat der Bareinnahme (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG), auch wenn die Rechnung erst später kommt; ist die Voranmeldung dieses Monats schon gesendet, weist die Seite des Monats auf die Abweichung hin (siehe Umsatzsteuer). Bei Soll-Versteuerung bleibt die Steuer bei der Rechnung. In der EÜR zählt der Zufluss am Tag der Bareinnahme (§ 11 Abs. 1 EStG).
• Aufteilen, etwa mit Trinkgeld: Gibt der Kunde mehr als offen, etwa 50,00 € für eine Rechnung über 45,00 €, trägst du den ganzen Betrag ein. Die Rechnung ist dann voll bezahlt, der Rest wird eine weitere Einnahme mit eigener Zeile und der nächsten Nummer im Kassenbuch, gebucht wie eine Bareinnahme ohne Rechnung. Unter Umsatzsteuer wählst du ihre Behandlung, dazu eine Notiz wie „Trinkgeld“ (im Kassenbuch dann „Trinkgeld zu Rechnung …“). Trinkgeld, das der Kunde dem Unternehmer selbst gibt, gehört zum Entgelt für die Leistung (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG) und wird wie diese besteuert; als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Aufteilen geht nur, wenn die Rechnung damit ganz bezahlt ist, nicht zusammen mit Skonto. Beide Zeilen lassen sich einzeln stornieren.
• Skonto: Bleibt ein Rest, kannst du ihn mit Rest als Skonto ausbuchen als gewährtes Skonto ausbuchen, am Datum der Bareinnahme und gebucht wie Ausbuchen. Zahlt der Kunde in der Frist genau den Betrag mit Skonto, ist das Häkchen schon gesetzt; die Fristen der Rechnung stehen mit Betrag mit Skonto übernehmen darunter. Die Frist wahrt wie im Bankabgleich auch eine Zahlung am nächsten Werktag, wenn sie an einem Wochenende oder Feiertag endet.
• Auf der Rechnung steht die Zahlung unter Zahlungen als „bar“ mit der Nummer im Kassenbuch; die Rechnung ist bezahlt, sobald nichts mehr offen ist.
• Storno: Stornieren in der Liste schreibt eine Gegenzeile mit neuer Nummer und heutigem Datum und bucht gegen (Forderungen an Kasse, bei Ist die Umsatzsteuer zurück auf „nicht fällig“). Die Rechnung ist danach wieder offen, ein mit der Bareinnahme ausgebuchtes Skonto wird mit aufgehoben. Auch hier darf der Kassenbestand nicht negativ werden.

Warum im Kassenbuch: Bisher musste bar erhaltenes Geld erst auf das Konto eingezahlt und dort der Rechnung zugeordnet werden. Dann stimmten Kassenbuch und Kassenbestand nicht mit dem Bargeld überein, und bei Ist-Versteuerung fiel die Umsatzsteuer in den Monat der Einzahlung statt in den Monat, in dem das Geld vereinnahmt war. Die Bareinnahme bucht jetzt den Zahlungseingang dort, wo er stattfindet. Ein Kassensystem für den Ladenverkauf wird Haben damit nicht: Haben zeichnet keine einzelnen Verkäufe an einer Registrierkasse auf; Barverkäufe ohne Rechnung trägst du als Bareinnahme ohne Rechnung ein, etwa als Tagessumme.

Eine Bareinnahme gehört zu genau einer Rechnung. Bezahlt ein Kunde mehrere Rechnungen auf einmal bar, trägst du je Rechnung eine Zeile ein; so steht jede Quittung für sich im Kassenbuch.

Bareinnahme ohne Rechnung¶

Verkaufst du bar an Privatkunden, etwa am Marktstand, brauchst du keine Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG regelt die Pflicht nur gegenüber Unternehmern und juristischen Personen). Solche Einnahmen trägst du unter Eintragen mit der Art Bareinnahme ohne Rechnung ein, einzeln oder als Tagessumme:

1. Datum der Bareinnahme und Betrag (brutto, wie kassiert).
2. Umsatzsteuer wählen (siehe unten).
3. Notiz, etwa „Weihnachtsmarkt 28.11., Tagessumme“. Sie ist Pflicht: Ohne Rechnung ist sie der Nachweis, wofür das Geld kam. Die Einzelaufzeichnungen (Kassenzettel, Strichliste) bewahrst du dazu auf.

• Zeitpunkt: gebucht am Tag der Bareinnahme, bei Ist- wie bei Soll-Versteuerung; beim Barverkauf fallen Leistung und Zahlung zusammen (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Die Umsatzsteuer ist sofort fällig, nicht erst „nicht fällig“ wie bei einer Rechnung mit Ist-Versteuerung. So bucht auch Direkt buchen im Bankabgleich eine Zahlung ohne Rechnung.
• Kleinunternehmer wählen „Kleinunternehmer“; wer es im Monat der Bareinnahme nicht ist, bekommt diese Wahl nicht und Haben lehnt sie ab, ebenso 19 % oder 7 % als Kleinunternehmer. Maßgeblich ist wie in der Voranmeldung der Stand am Monatsende: Nach dem Ende der Kleinunternehmerregelung bietet das Formular für ein Datum davor weiter „Kleinunternehmer“ an.
• Steuerfrei gilt nur für Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlung oder Unterricht, ohne Vorsteuerabzug. Innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren brauchen Rechnung und Nachweise und bleiben bei den Rechnungen.
• Storno wie bei jeder Zeile: Gegenzeile mit neuer Nummer und heutigem Datum, Gegenbuchung mit derselben Behandlung; die Umsatzsteuer geht im Monat des Stornos zurück.
• Im Kassenbuch und in der CSV steht die Zeile als „Bareinnahme“ mit der Behandlung (Spalte „Steuer“), in der Voranmeldung unter den Quellen der Kennzahl als „Bareinnahme“ mit der Notiz.

Regeln¶

• Jede Zeile wird sofort gebucht und festgeschrieben. Ändern oder Löschen geht nicht (GoBD), auch nicht in der Datenbank.
• Eine falsche Zeile hebst du mit Stornieren auf: Haben schreibt eine Gegenzeile mit neuer Nummer und heutigem Datum und bucht gegen. Danach trägst du sie richtig neu ein. Bar bezahlte Belege sind gebucht und lassen sich hier nicht stornieren; das geht am Beleg selbst mit Beleg stornieren, dann schreibt Haben die Gegenzeile ins Kassenbuch (siehe Belege).
• Der Kassenbestand darf an keinem Tag negativ sein. Würde eine Zeile ihn ins Minus bringen, auch an einem späteren Tag, lehnt Haben sie mit dem Datum ab. Trage dann zuerst die Einlage oder Abhebung ein.
• Datum in der Zukunft ist nicht möglich.

Anfangsbestand aus der Eröffnung (GmbH und UG): Bucht die Eröffnung aus dem DATEV-Stapel einen Kassenbestand, ist er der Anfangsbestand des Jahres im Kassenbuch. Er bekommt keine eigene Zeile und wird nicht noch einmal gebucht; du erfasst ihn also nicht zusätzlich als Einlage. Er zählt für die Prüfung, dass der Bestand nicht negativ wird. Würde ein Storno der Eröffnung den Bestand an einem Tag negativ machen, lehnt Haben ihn ab.

Zähle die Kasse regelmäßig und vergleiche mit Bestand heute. Weicht etwas ab, klärst du es mit einer Einlage oder Entnahme samt Text.

Auswertungen¶

• In der Anlage EÜR zählt ein bar bezahlter Beleg am Belegdatum, eine bar bezahlte Rechnung und eine Bareinnahme ohne Rechnung am Tag der Bareinnahme. Einlagen, Entnahmen und Geldtransit sind keine Einnahmen oder Ausgaben.
• CSV herunterladen liefert das Kassenbuch des gewählten Jahres mit Anfangsbestand, bei Bareinnahmen mit der Rechnungsnummer in der Spalte „Rechnung“. Im Jahresarchiv liegt es unter kasse/kassenbuch.csv. Im DATEV-Export trägt die Buchung einer Bareinnahme die Rechnungsnummer als Belegfeld.

Grenzen¶

• Bareinnahmen auf Rechnungen nur auf Ausgangsrechnungen in Euro, nicht auf Stornorechnungen und nicht in Fremdwährung. Erstattest du einem Kunden nach einem Storno Geld, geht das über die Bank (Zuordnung zur Stornorechnung im Bankabgleich). Bareinnahmen ohne Rechnung nur in Euro und nur positiv; eine Barauszahlung an Kunden erfasst Haben nicht.
• Keine Registrierkasse und keine Kassensicherungsverordnung (TSE); Haben ist kein Kassensystem für den Ladenverkauf.
• Eine Kasse je Unternehmen.

Letztes Update: 9. November 2026