Rechnungen und E-Rechnung¶

Haben schreibt Ausgangsrechnungen als E-Rechnung: ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML, Profil EN 16931) oder XRechnung 3.0 in CII- oder UBL-Syntax. Eine Rechnung ist zuerst ein Entwurf, den du beliebig ändern kannst. Mit dem Festschreiben bekommt sie ihre Nummer, PDF und XML werden erzeugt, sie wird gebucht und ist danach unveränderlich.

Voraussetzungen¶

Bevor du die erste Rechnung festschreibst, brauchst du:

• Firmendaten unter Einstellungen: Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, IBAN und Steuernummer oder USt-IdNr. Fehlt etwas, zeigt der Editor oben „Vor dem Festschreiben: …“ mit einem Link „Firmendaten ergänzen“. Siehe einrichtung.md.
• Einen Kontakt für den Kunden (siehe Kontakte).
• Für XRechnung zusätzlich eine Telefonnummer in den Firmendaten und beim Kunden eine E-Mail-Adresse oder Leitweg-ID.

So gehst du vor¶

1. Unter Rechnungen auf Neue Rechnung klicken.
2. Kunde wählen: Das Feld sucht beim Tippen nach Name, Kundennummer und Ort; Pfeiltasten und Enter wählen einen Treffer, Escape schließt die Liste. Ohne Auswahl bleibt der bisherige Kunde, ein geleertes Feld nimmt ihn weg. Hat der Kontakt ein Standardformat, wird es übernommen; hat er eine Leitweg-ID und kein Standardformat, stellt Haben auf XRechnung 3.0 (CII) um. Fehlt der Kunde noch, legst du ihn über den letzten Eintrag der Trefferliste an: Neuen Kontakt anlegen, oder nach dem Tippen „…“ als neuen Kunden anlegen mit dem getippten Namen. Beides geht, ohne den Entwurf zu verlassen: Im Dialog ist die Rolle Kunde angehakt, nach dem Speichern ist er gewählt, und die Eingaben im Entwurf bleiben stehen, auch wenn du abbrichst. Gibt es schon einen Kontakt mit derselben USt-IdNr., bietet der Dialog ihn an, statt eine Dublette anzulegen. Das gilt ebenso im Angebot.
3. Rechnungsdatum und Zahlungsziel in Tagen (0 bis 120) eintragen. Darunter steht das errechnete Fälligkeitsdatum (siehe Fälligkeit). Vorgabe für das Zahlungsziel ist der Wert aus den Firmendaten. Optional Skonto: je Stufe Satz und Frist in Tagen, vorbelegt vom Kunden oder aus den Firmendaten (siehe Skonto).
4. Optional Leistung von und Leistung bis. Ohne Angabe gilt das Rechnungsdatum als Leistungsdatum; ist nur ein Tag angegeben oder sind beide gleich, erscheint auf der Rechnung „Leistungsdatum“, sonst „Leistungszeitraum“. Optional Bestellnummer, Eigene Auftragsnummer und Lieferscheinnummer (siehe Bestellnummer, Auftrag und Lieferschein).
5. E-Rechnungsformat prüfen.
6. Unter Umsatzsteuer die steuerliche Behandlung wählen, im Normalfall „Regulär“ (siehe Umsatzsteuer auf der Rechnung).
7. Unter Preise wählen, ob die Einzelpreise netto oder brutto inklusive Umsatzsteuer gelten (siehe Netto- oder Bruttopreise). Vorgabe ist netto.
8. Optional eine Einleitung über den Positionen eintragen (Kopftext, bis 2000 Zeichen), etwa Rahmenvertrag oder Anrede; Bestell-, Auftrags- und Lieferscheinnummer haben eigene Felder. Vorbelegt ist sie mit der Standard-Einleitung für Rechnungen aus den Firmendaten. Textbaustein einfügen übernimmt einen gespeicherten Kopftext (siehe Textbausteine).
9. Positionen erfassen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Mit + Position hinzufügen kommt eine weitere Zeile dazu; sie übernimmt Einheit und Steuersatz der letzten Zeile.
10. Optional einen Hinweis auf der Rechnung eintragen (Fußtext unter den Summen, bis 2000 Zeichen), auch aus einem Textbaustein.
11. Entwurf speichern oder direkt Festschreiben. Das Festschreiben fragt in einem Dialog nach und nennt Nummer, Kunde und Betrag; erst Festschreiben dort führt es aus.

Die Vorschau zeigt die Rechnung, während du tippst. Die Überschrift im Editor nennt die Nummer, die die Rechnung voraussichtlich bekommt; vergeben wird sie erst beim Festschreiben.

Einen Entwurf, den du nicht mehr brauchst, entfernst du mit Entwurf löschen. Das geht nur, solange er nicht festgeschrieben ist.

Vorschau¶

Vorschau im Kopf des Editors zeigt die Rechnung so, wie sie gerade im Formular steht: Sie fährt von rechts über das Formular herein, am Handy von unten. Schließen, Esc oder ein Klick daneben bringt dich an dieselbe Stelle im Formular zurück; Eingaben und Scrollposition bleiben.

Die kleine Absenderzeile über dem Anschriftfeld (Name, Straße, PLZ und Ort aus den Firmendaten) steht in der Vorschau wie im PDF: Ist sie länger als das 85 mm breite Anschriftfeld, bricht sie in eine zweite Zeile um, unten am Feld ausgerichtet.

Ist das Fenster breit genug für Formular und Vorschau nebeneinander, öffnet der Pfeil neben Vorschau ein Menü:

• Neben Formular anheften fährt die Vorschau von rechts neben das Formular. Sie bleibt beim Scrollen stehen und scrollt selbst, wenn die Rechnung länger ist als das Fenster. Vergrößern lässt sie breiter über das Formular fahren, Ausblenden gibt dem Formular wieder die volle Breite.
• Vorschau abheften macht dasselbe wie Ausblenden.

Haben merkt sich die Wahl in diesem Browser, für Rechnungen und Angebote gemeinsam; auf einem anderen Gerät gilt sie nicht. Ohne Wahl ist die Vorschau auf einem großen Bildschirm angeheftet, auf dem Laptop fährt sie über das Formular. Am Handy und in schmalen Fenstern fährt sie immer über das Formular; eine angeheftete Vorschau kommt zurück, sobald das Fenster wieder breit genug ist.

Gestaltung (Zahnrad) öffnet neben dem Blatt eine Spalte mit Farbe, Schrift, Logo samt Größe und Seite, Falz- und Lochmarken, GiroCode, Kundennummer und der Spalte USt. Am Handy steht sie unter dem Blatt. Das Blatt zeigt jede Änderung sofort, gespeichert wird sie erst mit Für alle Belege speichern; nur das Logo wird beim Hochladen sofort gespeichert. Sie gilt dann für alles, was ab jetzt erzeugt wird, auch für offene Entwürfe; festgeschriebene PDFs bleiben unverändert. Schließt du die Vorschau vorher, gehen die Änderungen verloren. Dasselbe stellst du unter Einstellungen › Beleggestaltung ein.

Entwurf als PDF¶

Entwurf als PDF lädt den Entwurf als echtes PDF herunter, etwa zur Prüfung durch die Steuerberatung. Es entsteht aus derselben Vorlage wie das PDF beim Festschreiben, mit Umbruch, Fußzeile und Logo, und zeigt so auch, wie eine mehrseitige Rechnung aussieht. Das geht für Rechnungen, Abschlags-, Schluss- und Korrekturrechnungen, sobald ein Kunde gewählt ist; was für das Festschreiben noch fehlt, darf fehlen.

• Auf jeder Seite steht groß und schräg ENTWURF (auf englischen Rechnungen DRAFT). Der Vermerk liegt als eigene Ebene über Inhalt und Hintergrund, keine Gestaltung kann ihn verdecken; der Inhalt bleibt lesbar.
• Statt der Rechnungsnummer steht „ENTWURF“ im Kopf. Statt des GiroCodes steht ein gestrichelter Platzhalter gleicher Größe: Der Umbruch ist wie im endgültigen PDF, aber niemand kann einen Entwurf per Scan bezahlen.
• Der Dateiname nennt Belegart, „Entwurf“ und Rechnungsdatum, etwa Rechnung-Entwurf-2026-10-02.pdf oder Invoice-Draft-2026-10-02.pdf.
• Hast du seit dem letzten Speichern etwas geändert, heißt der Knopf Speichern und als PDF: Er speichert zuerst, damit das PDF zeigt, was im Formular steht. Jeder weitere Download zeigt den neuen Stand.
• Der Download vergibt keine Nummer, bucht nichts, versendet nichts und bettet kein XML ein. Das endgültige PDF beim Festschreiben hat keinen Vermerk.

Das Entwurfs-PDF lädt nur der Inhaber; die Steuerberatung sieht Entwürfe nicht und bekommt das PDF von dir. Auftragsbestätigung und Lieferschein haben keinen Entwurf: Sie entstehen aus festgeschriebenen Angeboten und Rechnungen.

Bestellnummer, Auftrag und Lieferschein¶

Viele Auftraggeber verlangen ihre Bestellnummer auf jeder Rechnung und weisen Rechnungen ohne sie zurück; ihre Software sucht sie in der E-Rechnung in einem eigenen Feld, nicht im Freitext. Dafür hat die Rechnung drei Felder, jedes optional und bis 100 Zeichen:

• Trag die Nummern hier ein und nicht mehr in die Einleitung: Der Kopftext landet im XML nur als Freitext (BT-22), den keine Software auswertet.
• Im PDF stehen die Nummern im Kopfblock unter der Kundennummer; auf Englisch „Your order“, „Our order“, „Delivery note“. Eine Rechnung ohne Nummern sieht aus wie bisher.
• Die Leitweg-ID bzw. Kundennummer in der Käuferreferenz (BT-10) bleibt, wie sie ist.
• UBL verlangt in cac:OrderReference immer eine Bestellnummer. Gibt es nur die Auftragsnummer, steht dort NA, wie PEPPOL es vorsieht; im CII entfällt die Bestellnummer dann.
• ZUGFeRD (Profil EN 16931) erlaubt alle drei Felder, ebenso XRechnung in CII und UBL. Die Bibliothek @e-invoice-eu/core verliert in Version 3.4.2 die Bestellnummer im ZUGFeRD und die Lieferscheinnummer in jedem CII; Haben setzt beide selbst an die Stelle, die das Schema vorgibt.
• Storno und Rechnungskorrektur übernehmen die Nummern der ursprünglichen Rechnung. Eine Rechnung aus einem Angebot übernimmt Bestell- und Lieferscheinnummer des Angebots; als eigene Auftragsnummer die des Angebots oder, wenn dort keine steht, die Angebotsnummer. Das gilt auch für Abschlags- und Schlussrechnungen zum Angebot.
• Der Lieferschein zur Rechnung zeigt Bestell- und Auftragsnummer.
• Nach dem Festschreiben sind die Nummern Teil der Rechnung, gesperrt und versiegelt.
• Die Vorschau im Editor zeigt die Nummern noch nicht; das PDF (auch das Entwurfs-PDF) zeigt sie.
• Eine Vorgabe der Bestellnummer am Kontakt und Felder in wiederkehrenden Rechnungen gibt es noch nicht; ebenso keine Vertrags- (BT-12) und Projektnummer (BT-11).

Positionen¶

Der Zeilenbetrag ist Menge mal Einzelpreis, kaufmännisch auf Cent gerundet. Bei Nettopreisen rechnet Haben die Umsatzsteuer nach EN 16931 je Steuersatz auf die Summe der Zeilennetto, nicht als Summe der Steuer je Zeile. Bei mehreren Steuersätzen weist das PDF die Steuer je Satz mit ihrer Bemessungsgrundlage aus.

Die Einheiten gehen mit ihren UN/ECE-Codes ins XML (HUR, DAY, MON, H87, LS, KMT).

Nettopreise oder Bruttopreise¶

Zwischen Unternehmen sind Nettopreise üblich, das ist die Vorgabe. Wer an Verbraucher verkauft, nennt Endpreise inklusive Umsatzsteuer, z. B. 9,80 € für einen Fotoabzug. Netto lässt sich so ein Preis oft nicht centgenau treffen: 8,23 € netto ergeben 9,79 €, 8,24 € netto 9,81 €. Mit Preise: Brutto, inklusive Umsatzsteuer gibst du die Endpreise direkt ein.

Der Gesamtbetrag stimmt damit auf den Cent mit den Endpreisen überein. Weil die Steuer aus der Summe je Satz herausgerechnet wird und nicht je Zeile, kann sie einen Cent von der Summe der einzelnen Zeilen abweichen; so verlangt es auch EN 16931.

• Bruttopreise gibt es nur bei „Regulär“. Ohne Steuerausweis (Kleinunternehmer, Reverse Charge, steuerfrei, Nicht-EU-Ausland) sind netto und brutto gleich; Haben speichert die Rechnung dann als netto.
• Stornorechnung und Rechnungskorrektur rechnen immer wie die ursprüngliche Rechnung. Die Stornorechnung hebt sie auf den Cent genau auf.
• Eine Schlussrechnung mit Bruttopreisen zieht die Abschlagsrechnungen brutto ab, also mit Netto und Umsatzsteuer der Abschlagsrechnung zusammen. Legst du sie aus einer Abschlagsrechnung an, übernimmt sie deren Preismodus.
• Angebote und wiederkehrende Rechnungen haben dieselbe Auswahl. Eine Rechnung aus einem Angebot oder einer Vorlage übernimmt den Preismodus.
• Den Preismodus zu wechseln rechnet die eingegebenen Preise nicht um. Die eingetragenen Beträge gelten ab dann als netto bzw. brutto.

In der E-Rechnung stehen immer Nettobeträge, so verlangt es EN 16931. Haben verteilt das Netto je Steuersatz so auf die Positionen, dass ihre Summe genau die Bemessungsgrundlage ergibt; einen Rundungsrest von höchstens einigen Cent trägt die Position mit dem größten Betrag. Den Netto-Einzelpreis (BT-146) schreibt Haben mit so vielen Nachkommastellen wie nötig, damit Menge × Preis wieder das Zeilennetto ergibt (PEPPOL-EN16931-R120), z. B. 8,236 € für 7 Abzüge zu je 9,80 € brutto. Die Steuer je Satz (1,56 € auf 8,24 €) kann um einen Cent von Netto × Satz (1,57 €) abweichen; EN 16931 lässt das zu (BR-CO-17). Der KoSIT-Validator nimmt diese Rechnungen in allen drei Formaten an.

Artikelkatalog¶

Unter Artikel (Seitenleiste, Bereich Verkauf) legst du Positionen an, die du oft brauchst: Stundensatz, Tagessatz, Wartungspauschale.

• Jeder Artikel hat eine Bezeichnung (eine Zeile), eine Einheit, einen Preis und einen Steuersatz, dazu optional einen Text zur Position (mehrzeilig, bis 2000 Zeichen), eine Artikelnummer und eine interne Notiz. Unter Preis ist legst du fest, ob der Preis netto oder brutto inklusive Umsatzsteuer gilt; in der Liste steht bei Bruttopreisen „brutto“.
• Passt der Preis nicht zum Preismodus der Rechnung, rechnet Haben ihn beim Einfügen um, kaufmännisch auf Cent gerundet: Ein Artikel zu 9,80 € brutto steht in einer Netto-Rechnung mit 8,24 €, ein Artikel zu 100,00 € netto in einer Brutto-Rechnung mit 119,00 €. Ohne Steuerausweis übernimmt Haben den Preis unverändert.
• Im Editor für Rechnungen und Angebote sucht Aus dem Katalog einfügen nach Bezeichnung und Artikelnummer und fügt den Artikel als Position mit Menge 1 ein, mit Bezeichnung, Text und Artikelnummer. Ist die einzige Zeile noch leer, ersetzt er sie.
• Ein Klick in die Beschreibung einer Position zeigt den Katalog, beim Tippen passende Artikel, jeweils mit Nummer, Preis (netto oder brutto) und Einheit; gesucht wird nach Bezeichnung und Artikelnummer, die Liste zeigt höchstens 50 Treffer. Wählst du einen Treffer mit Tastatur oder Maus, übernimmt die Position dessen Text, Artikelnummer, Einheit, Preis und Steuersatz; die Menge bleibt, bei einem Artikel ohne Text auch ein schon eingegebener Text der Position. Danach kannst du alles von Hand ändern.
• Die Beschreibung bleibt freier Text: Ohne Auswahl übernimmt die Position nichts aus dem Katalog, auch wenn der Text genau wie ein Artikel heißt.
• Der letzte Eintrag der Liste legt einen Artikel in einem Dialog an: Neuen Artikel anlegen, oder nach dem Tippen „…“ als neuen Artikel anlegen, vorgefüllt mit dem getippten Text und den Angaben der Position, ohne den Entwurf zu verlassen. Die Position übernimmt ihn gleich.
• CSV importieren übernimmt Artikel aus einer Datei, etwa aus „Produkte und Services“ von Lexware Office (CSV-Import).
• Das Lesezeichen-Symbol neben einer Position speichert sie als Artikel: Beschreibung, Text, Artikelnummer, Einheit, Preis und Steuersatz der Position, bei einer Brutto-Rechnung als Bruttopreis. Steht genau diese Position schon im Katalog, ist der Knopf ausgegraut.
• Artikel, die vor dem eigenen Feld für den Text mehrzeilig angelegt waren, hat das Update geteilt: Die erste Zeile ist die Bezeichnung, der Rest der Text.
• Text, Menge und Preis passt du danach in der Position an.
• Ohne Steuerausweis (Kleinunternehmer, Reverse Charge, steuerfrei) setzt Haben den Steuersatz der Position auf 0 %.
• Änderungen am Katalog wirken nur auf neue Positionen. Festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind.
• Nicht mehr gebrauchte Artikel archivierst du; sie lassen sich wiederherstellen. Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.

Wiederkehrende Rechnungen haben ihre Positionen in der Vorlage und nutzen den Katalog nicht; die Artikelnummer trägst du dort je Position selbst ein.

Fett, kursiv und unterstrichen¶

In der Einleitung, im mehrzeiligen Text zu einer Position und im Hinweis stehen drei einfache Auszeichnungen zur Verfügung:

Du musst die Zeichen nicht tippen: Sobald du Text markierst, erscheinen direkt darüber die Knöpfe F, K und U, am Handy rechts über dem Feld. Oder nimm Strg/⌘+B, I oder U; ohne Markierung gilt das Kürzel für das Wort unter dem Cursor. Ein zweiter Klick nimmt die Auszeichnung zurück. Die Knöpfe zeichnen immer ganze Wörter aus, auch wenn nur ein Teil markiert ist. Esc blendet die Knöpfe aus. Du findest sie auch bei Artikeln, Textbausteinen, den Standard-Einleitungen und in Einleitung und Schluss einer Mahnung.

Die Vorschau und das PDF zeigen dieselbe Formatierung. Kombinationen wie *_fett und kursiv_* sind möglich. Leerzeilen bleiben Absätze. Die Zeichen müssen den Text direkt umschließen; * Text * bleibt wörtlich. Dateinamen und Pfade wie backup_2026_final.zip bleiben unverändert. Mit \* bzw. \_ lässt sich ein Zeichen wörtlich schreiben; innerhalb von Pfaden ist das nicht nötig, dort bleibt auch der Backslash stehen. HTML, Links und sonstige Markdown- oder Typst-Befehle werden nicht ausgeführt.

Die Formatierung gilt auch im Angebot, in eingefügten Textbausteinen und in der Mahnung. Im E-Rechnungs-XML steht der lesbare Klartext ohne Auszeichnungszeichen. Die Zeichen zählen bei der Grenze von 2000 Zeichen mit. Bereits festgeschriebene PDFs und XML-Dateien werden nicht neu erzeugt.

Textbausteine¶

Unter Textbausteine (Seitenleiste, Bereich Verkauf) legst du Kopf- und Fußtexte an, die du immer wieder brauchst: Pflichtangaben eines Kunden wie Bestellnummer oder Rahmenvertrag, eine Einleitung je Projekt, einen Dank zum Schluss.

• Jeder Baustein hat eine Bezeichnung (nur für die Auswahl), eine Art und den Text. Ein Kopftext steht als Einleitung über den Positionen, ein Fußtext als Hinweis unter den Summen.
• Optional ordnest du einen Baustein einem Kunden zu. Bei Belegen an diesen Kunden steht er in der Auswahl oben unter „Für diesen Kunden“, danach folgen die Bausteine für alle Kunden und die anderer Kunden. So lassen sich auch mehrere Bausteine je Kunde für verschiedene Projekte anlegen.
• In Rechnung, Angebot und wiederkehrender Rechnung fügt Textbaustein einfügen den Text in die Einleitung bzw. den Hinweis ein. Ist das Feld leer, steht danach genau der Baustein darin, sonst kommt er als neuer Absatz dazu.
• Eingefügt wird eine Kopie: Du kannst sie im Beleg noch anpassen, und spätere Änderungen am Baustein ändern keine geschriebene Rechnung. Einleitung und Hinweis gehören zur festgeschriebenen Rechnung und stehen mit im Siegel.
• Im XML stehen Einleitung und Hinweis als Freitext zur Rechnung (BT-22), die Einleitung zuerst.
• In wiederkehrenden Rechnungen gelten in der Einleitung dieselben Platzhalter wie in Beschreibung und Hinweis.
• Aus einem Angebot übernimmt die Rechnung die Einleitung des Angebots.
• Nicht mehr gebrauchte Bausteine archivierst du; sie lassen sich wiederherstellen. Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.

Umsatzsteuer auf der Rechnung¶

Das Feld Umsatzsteuer legt fest, wie die Rechnung umsatzsteuerlich behandelt wird. Gespeichert wird die Auswahl an der Rechnung; sie bestimmt Erlöskonto, Kennzahl der Voranmeldung, Steuerkategorie im XML und den Pflichthinweis.

Außer bei „Regulär“ gilt:

• Alle Positionen stehen auf 0 %, der Steuersatz lässt sich nicht ändern. In der Vorschau und im PDF steht in der Spalte für den Steuersatz „–“, und die Zeile „Umsatzsteuer 0 %“ entfällt.
• Der Hinweis steht fett über dem Satz zur Zahlung. Im Feld Hinweis zur Umsatzsteuer kannst du einen eigenen Text eintragen, der den Standardtext ersetzt. Bei „Steuerfrei nach § 4 UStG“ heißt das Feld Befreiungsvorschrift und ist Pflicht, z. B. „Steuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG“.
• Im XML steht der Hinweis als Befreiungsgrund in der Steueraufschlüsselung.

Bei Reverse Charge erinnert der Editor daran, dass die Leistung zusätzlich in die Zusammenfassende Meldung (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern gehört. Die ZM sendet Haben über ERiC (Umsatzsteuer). Bei „Leistung ins Nicht-EU-Ausland“ lässt Haben im XML die USt-IdNr. von dir und vom Kunden weg (BR-O-02); als Kennung des Verkäufers dient dann die Steuernummer bzw. USt-IdNr. (BT-29). Den Steuersatz lässt Haben in den Positionen des XML weg; in der Steueraufschlüsselung steht 0, weil XRechnung ihn dort verlangt (BR-DE-14).

Lieferung oder Leistung? „Leistung ins Nicht-EU-Ausland“ ist für Dienstleistungen, deren Leistungsort im Drittland liegt; sie sind in Deutschland nicht steuerbar (Kz 45). Verkaufst du Ware, die ins Drittland gelangt, ist es eine steuerbare, aber steuerfreie Ausfuhrlieferung (Kz 43); die Vorsteuer aus dem Einkauf bleibt abziehbar. Ebenso ist Ware an ein Unternehmen im EU-Ausland keine Reverse-Charge-Leistung, sondern eine innergemeinschaftliche Lieferung (Kz 41).

Zur innergemeinschaftlichen Lieferung:

• Auf der Rechnung stehen deine USt-IdNr. und die des Kunden und der Hinweis auf die Steuerfreiheit (§ 14a Abs. 3 UStG). Ohne beide Nummern, mit einer deutschen oder einer formal falschen USt-IdNr. des Kunden oder bei einem Kunden außerhalb der EU lässt sich die Rechnung nicht festschreiben. Ob die Nummer erteilt ist, klärst du vorher mit der Bestätigungsabfrage beim BZSt.
• Im XML steht die Anschrift des Kunden als Lieferanschrift mit Lieferland (BT-80, Pflicht nach BR-IC-12). Eine abweichende Lieferanschrift kennt Haben nicht.
• Haben meldet die Lieferung in Kz 41 der Voranmeldung im Monat des Rechnungsdatums, auch bei Ist-Versteuerung, und in der Zusammenfassenden Meldung mit Umsatzart L.
• Steuerfrei ist sie nur mit Nachweis, dass die Ware ins andere EU-Land gelangt ist (§ 6a Abs. 3 UStG, § 17a UStDV), etwa mit der Gelangensbestätigung oder einem Versandbeleg. Den Nachweis bewahrst du selbst auf, zum Beispiel als Anhang der Rechnung.

Zur Ausfuhrlieferung: Der Kunde sitzt außerhalb der EU, und die Rechnung braucht deine USt-IdNr. (EN 16931 BR-G-02). Steuerfrei ist sie nur mit Ausfuhrnachweis (§ 6 Abs. 4 UStG, §§ 8 bis 11 UStDV), in der Regel dem Ausgangsvermerk aus dem ATLAS-Verfahren des Zolls. Bei Ist-Versteuerung zählt sie wie Kz 81 mit dem Zahlungseingang.

Bist du in den Einstellungen als Kleinunternehmer eingetragen, bekommen neue Rechnungen automatisch „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“, und die Auswahl ist gesperrt. Siehe Erste Schritte.

Format wählen¶

Die Reihenfolge, nach der Haben das Format vorschlägt: Standardformat des Kontakts, sonst XRechnung (CII) bei vorhandener Leitweg-ID, sonst das Standardformat aus den Einstellungen. Du kannst es im Entwurf jederzeit ändern.

Was vor dem Festschreiben geprüft wird¶

Der Editor listet alles auf, was noch fehlt. Geprüft werden:

• Firmendaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IBAN, Steuernummer oder USt-IdNr.
• Kunde gewählt, mindestens eine Position, keine Position mit Betrag 0.
• Umsatzsteuer: Außer bei „Regulär“ müssen alle Positionen 0 % haben. Reverse Charge braucht deine USt-IdNr. in den Firmendaten und die USt-IdNr. des Kunden, und der Kunde darf nicht in Deutschland sitzen. Die innergemeinschaftliche Lieferung braucht deine USt-IdNr., eine USt-IdNr. des Kunden aus einem anderen EU-Land und einen Kunden in einem anderen EU-Land. Die Ausfuhrlieferung braucht deine USt-IdNr. und einen Kunden außerhalb der EU. Bei „Leistung ins Nicht-EU-Ausland“ darf der Kunde nicht in Deutschland sitzen. „Steuerfrei nach § 4 UStG“ braucht die Befreiungsvorschrift.
• Kleinunternehmer: Bist du in den Einstellungen als Kleinunternehmer eingetragen, lässt sich nur eine Kleinunternehmer-Rechnung festschreiben; bist du es nicht, keine.
• Eine Rechnung muss einen positiven Gesamtbetrag haben, eine Rechnungskorrektur einen negativen.
• GmbH und UG: Fehlen Pflichtangaben nach § 35a GmbHG (Registergericht, Registernummer, Geschäftsführer), zeigt der Editor einen Hinweis. Festschreiben geht trotzdem, siehe Pflichtangaben einer GmbH oder UG.
• Formatabhängige Pflichtangaben (aus validateForFormat in packages/einvoice):

Was beim Festschreiben passiert¶

Alles läuft in einer einzigen Datenbanktransaktion. Schlägt ein Schritt fehl, bleibt der Entwurf ohne Nummer zurück und im Nummernkreis entsteht keine Lücke. PDF und XML entstehen, bevor Haben etwas speichert; andere Vorgänge, etwa ein gleichzeitig gebuchter Beleg, warten so nicht auf das Erzeugen der Dateien.

1. Nummer ziehen. Der Zähler je Jahr des Rechnungsdatums wird um eins erhöht. Das Format ist ab Werk JJJJ-NNN, also 2026-034; ändern lässt es sich unter Einstellungen › Rechnungen › Nummernformat (siehe Nummernformat). Ein Datenbank-Trigger verhindert, dass der Zähler zurückgesetzt wird.
2. Anschriften einfrieren. Absender (aus den Firmendaten) und Empfänger (aus dem Kontakt) werden mit der Rechnung gespeichert, dazu die Version des Kontakts. Spätere Änderungen am Kontakt ändern die Rechnung nicht.
3. PDF erzeugen. Die sichtbare Rechnung entsteht mit Typst aus einer Vorlage als PDF/A-3b. Als Erstellungszeit steht das Rechnungsdatum im PDF.
4. XML erzeugen. Die Bibliothek @e-invoice-eu/core erzeugt je nach Format Factur-X EN 16931 (und bettet es ins PDF ein), XRechnung CII oder XRechnung UBL. Was die Bibliothek im CII auslässt (etwa die Lieferscheinnummer), ergänzt Haben danach.
5. Prüfsummen. Von PDF und XML wird je ein SHA-256 gespeichert. Die ersten Zeichen des PDF-Hashes stehen auf der Detailseite.
6. Buchen. Haben legt den Buchungssatz an (siehe unten) und schreibt ihn fest.
7. Sperren. Die Rechnung bekommt einen Festschreibungszeitpunkt. Ab dann lehnen Datenbank-Trigger jede Änderung oder Löschung der Rechnung, ihrer Positionen und ihrer zusätzlichen Anhänge ab. Das Siegel der Rechnung schließt die Anhänge ein.

Pflichtangaben einer GmbH oder UG¶

Auf allen Geschäftsbriefen einer GmbH oder UG an einen bestimmten Empfänger, gleich in welcher Form, müssen stehen (§ 35a Abs. 1 GmbHG): die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes und die Nummer, unter der die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist, alle Geschäftsführer und, wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit Vorsitzendem hat, dessen Vorsitzender, jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Angaben zum Kapital sind nicht Pflicht; wer welche macht, muss das Stammkapital und, wenn nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, die ausstehenden Einlagen nennen (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Haben macht keine Angaben zum Kapital.

Haben nimmt die Angaben aus den Firmendaten und setzt sie

• als eigene Zeile unter die drei Spalten des Fußes von Rechnung, Storno, Korrektur, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Mahnung und Steuerbescheinigung, auch in der Vorschau im Editor: „Sitz der Gesellschaft: Bremen · Registergericht: Amtsgericht Bremen, HRB 12345 HB · Geschäftsführung: Erika Mustermann“. Die Rechtsform steht davor („Rechtsform: GmbH“) nur, wenn der Firmenname sie nicht schon nennt, etwa „GmbH“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ (§ 4, § 5a Abs. 1 GmbHG). Auf englischen Belegen sind die Beschriftungen englisch („Registered office“, „Register court“, „Managing directors“).
• in die E-Rechnung: die Registernummer als Kennung aus einem amtlichen Register (BT-30, in CII SpecifiedLegalOrganization/ID, in UBL PartyLegalEntity/CompanyID) und die ganze Zeile als „Seller additional legal information“ (BT-33, in CII Description des Verkäufers, in UBL CompanyLegalForm) nach dem semantischen Modell der EN 16931-1 (Gruppe BG-4).
• als Signatur unter E-Mails mit Rechnung, Angebot oder Mahnung, siehe Per E-Mail versenden.

Hinweis, keine Sperre: Fehlt etwas, zeigen Firmendaten und Editor einen Hinweis, das Festschreiben bleibt möglich; der Fuß nennt dann nur, was eingetragen ist. Die Rechnung bleibt umsatzsteuerlich gültig, denn § 14 Abs. 4 UStG verlangt die Angaben nicht; fehlende Angaben kann das Registergericht mit Zwangsgeld durchsetzen (§ 79 Abs. 1 GmbHG). Eine Gesellschaft in Gründung hat vor der Eintragung noch keine Registernummer, schreibt aber schon Rechnungen, und Storno und Korrektur müssen immer möglich sein.

Festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind: Der Absender ist mit der Rechnung gespeichert, PDF und XML sind gesperrt. Ältere Rechnungen haben den neuen Fuß also nicht. Mahnung, Auftragsbestätigung und Lieferschein entstehen dagegen neu und tragen die Angaben aus den aktuellen Firmendaten, auch zu einer älteren Rechnung. Beim Einzelunternehmen ändert sich nichts.

Buchungen¶

Beispiel: Rechnung über 1.000,00 € netto zu 19 %.

Soll-Versteuerung (nach vereinbarten Entgelten):

Ist-Versteuerung (nach vereinnahmten Entgelten): Die Steuer landet zunächst auf „Umsatzsteuer nicht fällig“ und wird erst mit dem Zahlungseingang fällig (siehe bank.md).

Für 7 % gelten die Konten 8300/1771/1761 (SKR03) bzw. 4300/3801/3811 (SKR04), für regulär besteuerte Umsätze zu 0 % das Erlöskonto 8200 bzw. 4200 ohne Steuerzeile. Storno und Rechnungskorrektur haben negative Beträge; dabei tauschen Soll und Haben die Seiten.

Rechnungen ohne Steuerausweis gehen ohne Steuerzeile auf eigene Erlöskonten:

Fälligkeit¶

Fällig ist eine Rechnung am Rechnungsdatum plus Zahlungsziel. Fällt dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag im Bundesland aus deinen Firmendaten, gilt der nächste Werktag (§ 193 BGB). Haben kennt nur Feiertage, die im ganzen Bundesland gelten; Feiertage einzelner Gemeinden (Fronleichnam in Teilen Sachsens und Thüringens, Mariä Himmelfahrt in Bayern, Augsburger Friedensfest) zählen nicht. Ohne Bundesland zählen nur die bundesweiten Feiertage. Bei Zahlungsziel 0 ist die Rechnung am Rechnungsdatum fällig, auch an einem Wochenende. Die Berechnung steht in packages/core/src/holidays.ts.

Rabatte¶

Einen Nachlass gibst du als Positionsrabatt auf einzelne Positionen oder als Gesamtrabatt auf alles, wie in Lexware Office. Beides gibt es in Rechnung, Angebot und Auftragsbestätigung.

• Positionsrabatt: In der Spalte Rabatt der Position (zwischen Einzelpreis und USt) 10 % oder einen Betrag wie 50,00 eintragen. Der Zeilenbetrag ist danach Menge × Einzelpreis abzüglich Rabatt; Prozent rundet Haben kaufmännisch auf Cent. Ein Betrag darf die Position nicht übersteigen. Anders als Lexware Office kennt Haben auch beim Positionsrabatt einen festen Betrag.
• Gesamtrabatt: Unter den Positionen im Feld Gesamtrabatt ebenso Prozent oder Betrag. Er gilt für die Summe der Positionen nach ihren Rabatten: erst der Positionsrabatt, dann der Gesamtrabatt.
• Netto oder brutto: Ein Betrag gilt im Preismodus der Rechnung, bei Bruttopreisen also brutto.
• Mehrere Steuersätze: Der Gesamtrabatt teilt sich je Steuersatz auf. Prozent gilt für jeden Satz gleich, ein Betrag im Verhältnis der Summen je Satz; den Rundungsrest trägt der größte Satz. Die Umsatzsteuer rechnet Haben je Satz auf den Betrag nach Rabatt (§ 10 Abs. 1 UStG: Bemessungsgrundlage ist das, was der Kunde aufwendet).
• Schlussrechnung: Der Gesamtrabatt gilt nur für die Leistung, nicht für die Abzüge der Abschlagsrechnungen. Storno und Rechnungskorrektur einer Schlussrechnung übernehmen die Abzüge als solche, ebenfalls ohne Rabatt; in der Korrektur stehen sie fest unter den Positionen.
• Skonto bleibt davon getrennt: Er gilt für den Betrag nach Rabatt und nur bei früher Zahlung (siehe Skonto).

Im PDF steht der Positionsrabatt unter der Bezeichnung („abzüglich 10 % Rabatt (95,00 €)“), der Zeilenbetrag nach Rabatt. Mit Gesamtrabatt stehen über der Summe netto die Zwischensumme und der Gesamtrabatt; bei Bruttopreisen über dem Gesamtbetrag.

In der E-Rechnung nach EN 16931:

Bei Bruttopreisen stehen im XML die Netto-Beträge der Abzüge; Prozent und Grundlage fehlen dort, weil der Abzug netto nicht genau Grundlage × Prozent ist. Der KoSIT-Validator nimmt Rechnungen mit Rabatten in allen drei Formaten an, auch Storno, Schlussrechnung, Reverse Charge und Kleinunternehmer.

Gebucht wird das Netto nach Rabatt auf das Erlöskonto, die Umsatzsteuer darauf; ein eigenes Konto für Rabatte gibt es nicht, denn der Rabatt mindert das Entgelt schon auf der Rechnung. Storno und Rechnungskorrektur übernehmen die Rabatte, ein fester Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen, sodass das Storno die Rechnung auf den Cent aufhebt. Wiederkehrende Rechnungen und die REST-API kennen keine Rabatte; ein Entwurf mit Rabatten behält sie, wenn die API andere Felder ändert.

Skonto¶

Skonto ist ein Abzug, den der Kunde machen darf, wenn er früh zahlt, etwa 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Im Rechnungseditor stehen unter dem Zahlungsziel bis zu drei Skontostufen, je mit Skonto in % (bis zu zwei Nachkommastellen) und Frist in Tagen. Neben jeder Stufe zeigt der Editor das Datum, den Skontobetrag und den Zahlbetrag. Mit + Skontostufe hinzufügen kommt eine weitere Stufe dazu, das Kreuz entfernt eine; ohne Stufe hat die Rechnung kein Skonto.

• Vorgabe: Das Skonto eines neuen Entwurfs kommt vom Kunden, wenn dort ein eigenes eingetragen ist (siehe Kontakte), sonst aus den Firmendaten. Stufen mit einer Frist länger als das Zahlungsziel der Rechnung lässt Haben dabei weg. Dasselbe gilt für Rechnungen aus einem Angebot, wiederkehrende Rechnungen und Entwürfe aus der REST-API.
• Regeln: Die Frist zählt ab dem Rechnungsdatum und endet spätestens mit dem Zahlungsziel; eine Stufe mit längerer Frist braucht einen kleineren Satz. Skonto gilt immer für den ganzen Rechnungsbetrag. Es gibt es nur bei Rechnungen in Euro, nicht bei Storno und Rechnungskorrektur.
• Bis zum Festschreiben änderbar: Danach ist das Skonto wie die ganze Rechnung gesperrt.
• Auf dem PDF steht unter der Zahlungsaufforderung je Stufe ein Satz wie „Bei Zahlung bis zum 05.10.2026 gewähren wir 2 % Skonto (95,20 €); Sie überweisen dann 4.664,80 €.“ Die Frist ist hier ein Datum: Rechnungsdatum plus Tage, ohne Verschiebung auf den nächsten Werktag. Fällt dieses Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt eine Zahlung am nächsten Werktag nach § 193 BGB trotzdem noch als rechtzeitig; so wertet sie der Bankabgleich. Der GiroCode bleibt beim vollen Betrag, denn welches Skonto der Kunde nutzt, steht vorher nicht fest.
• In der E-Rechnung beginnen die Zahlungsbedingungen (BT-20) mit einer Zeile je Stufe im Format der XRechnung, Regel BR-DE-18: #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#, danach ein Zeilenumbruch und derselbe Inhalt als Satz. So lesen Buchhaltungsprogramme des Kunden das Skonto maschinell, in XRechnung (UBL und CII) wie in ZUGFeRD.
• In der E-Mail nennt der Platzhalter {zahlbar} die Skontofristen mit, etwa „zahlbar bis zum 09.10.2026 ohne Abzug oder bis zum 05.10.2026 abzüglich 2 % Skonto“.

Zahlt der Kunde in der Frist den Betrag abzüglich Skonto, erkennt der Bankabgleich die Zahlung und bucht das Skonto mit einem Klick aus; bei einer Barzahlung im Kassenbuch ebenso. Wie das Skonto Erlöse und Umsatzsteuer mindert, steht unter Ausbuchen. Nach der Fälligkeit gilt der volle Betrag: Mahnungen fordern den ganzen offenen Betrag und weisen darauf hin, dass das Skonto entfallen ist.

GiroCode¶

Neben der Zahlungsaufforderung druckt Haben einen GiroCode, also einen EPC-QR-Code nach dem Standard des European Payments Council. Der Kunde scannt ihn mit der Banking-App, und die Überweisung ist ausgefüllt:

• Empfänger, IBAN und BIC aus den Firmendaten; als Empfänger steht der Kontoinhaber, ohne Angabe der Firmenname,
• der Rechnungsbetrag,
• der Verwendungszweck „Rechnung 2026-001“.

Läuft dein Konto nicht auf den Firmennamen, z. B. auf dich als Person, trag unter Einstellungen › Firma den Kontoinhaber ein. Die Bank deines Kunden vergleicht den Empfängernamen bei der Überweisung mit dem Inhaber des Kontos (Empfängerüberprüfung, seit Oktober 2025) und warnt sonst. Der Kontoinhaber steht auch in der Bankspalte der Fußzeile und in der E-Rechnung als Name des Zahlungskontos (BT-85).

Der Code steht nur auf Rechnungen in Euro mit Zahlbetrag und nur, wenn in den Firmendaten eine IBAN steht. Stornorechnungen und Korrekturen bekommen keinen, Rechnungen per Lastschrift auch nicht. Mahnungen tragen den Code über den offenen Gesamtbetrag samt Gebühren und Zinsen. Im Entwurfs-PDF steht an seiner Stelle ein Platzhalter.

Lastschrift¶

Statt auf die Überweisung zu warten, ziehst du den Betrag per SEPA-Lastschrift ein. Dafür braucht es die Gläubiger-ID in den Firmendaten und ein gültiges Mandat des Kunden.

Im Rechnungseditor stellst du die Zahlungsart auf SEPA-Lastschrift; das jüngste gültige Mandat des Kunden ist vorgewählt. Eingezogen wird am Fälligkeitstag, also Rechnungsdatum plus Zahlungsziel.

Hinweis auf der Rechnung. Statt der Bitte um Überweisung steht unter der Summe: „Den Betrag von … ziehen wir am … per SEPA-Lastschrift von Ihrem Konto … ein (Mandatsreferenz …, Gläubiger-ID …).“ Das ist die Vorabankündigung (Pre-notification) mit Betrag und Tag, die das Rulebook vor jedem Einzug verlangt; sie darf Teil der Rechnung sein (SDD Core Rulebook v1.2, PT-04.02; Clarification Paper EPC132-17 v5.1, Kap. 2.6). Ohne andere Absprache mit dem Kunden muss sie spätestens 14 Kalendertage vor dem Einzug bei ihm sein (Kap. 4.3.4); ein kürzeres Zahlungsziel setzt eine solche Absprache voraus, etwa im Mandat. Einen GiroCode gibt es dann nicht, damit der Kunde nicht doppelt zahlt.

In der E-Rechnung steht die Zahlungsart 59 (SEPA-Lastschrift nach UNTDID 4461) mit Mandatsreferenz (BT-89), Gläubiger-ID (BT-90) und IBAN des Kunden (BT-91), ohne die eigene Bankverbindung, wie es XRechnung verlangt (BR-DE-25-a, BR-DE-25-b, BR-DE-30, BR-DE-31). Die Zahlungsbedingungen (BT-20) enthalten denselben Hinweis wie das PDF. Der KoSIT-Validator prüft das in der CI.

Vor dem Festschreiben prüft Haben: Gläubiger-ID vorhanden, Mandat des Kunden der Rechnung, Mandat am Einzugstag gültig (nicht widerrufen, nicht nach 36 Monaten ohne Einzug abgelaufen), Rechnung in Euro und ohne Skonto, denn eingezogen wird der volle Betrag. Storno und Rechnungskorrektur werden nie eingezogen; sie bekommen die Zahlungsart Überweisung.

Wiederkehrende Rechnungen haben dieselbe Zahlungsart. Jede Rechnung nimmt das jüngste Mandat des Kunden, das an ihrem Fälligkeitstag gilt; so geht es nach einem neuen Mandat ohne Änderung an der Vorlage weiter. Gibt es keins, entsteht für den Termin keine Rechnung; die Vorlage zeigt den Grund, und der nächste Lauf holt den Termin nach, sobald ein Mandat da ist. Liegt der Fälligkeitstag des nachgeholten Termins dann schon zurück, nimmt die Rechnung das am Tag des Laufs gültige Mandat; Rechnungsdatum und Zahlungsziel passt du vor dem Festschreiben an, denn eingezogen wird erst nach der Vorabankündigung.

Sammeldatei für die Bank¶

Unter Verkauf › Lastschriften stehen alle festgeschriebenen, offenen Rechnungen mit Zahlungsart Lastschrift, die noch in keiner Datei waren. Du wählst das Gläubigerkonto und die Rechnungen und lädst mit Lastschriftdatei erzeugen eine SEPA-Datei im Format pain.008.001.08 herunter, die du im Online-Banking hochlädst. Das Format folgt der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft (Version 3.9, Schema pain.008.001.08_GBIC_5.xsd; Version 26.11 behält es ab 15. November 2026 bei); ein Test prüft jede Datei gegen dieses Schema und das von ISO 20022.

• Einzugstag ist die Fälligkeit der Rechnung, frühestens der zweite TARGET-Geschäftstag nach heute. Die Bank muss die Lastschrift spätestens einen TARGET-Tag vor Fälligkeit an die Bank des Kunden geben (SDD Core Rulebook v1.2, Kap. 4.3.4). TARGET-Tage sind Montag bis Freitag außer Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. und 26. Dezember (Bundesbank). Hat deine Bank eine frühere Annahmeschlusszeit, lade die Datei entsprechend früher hoch.
• Frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit lässt sich eine Lastschrift einreichen (Kap. 4.3.4); spätere Rechnungen stehen mit dem Tag in der Liste, ab dem sie gehen.
• Erst- oder Folgelastschrift: Die erste Lastschrift aus Haben auf ein neues Mandat ist eine Erstlastschrift (FRST), alle weiteren und die auf übernommene Mandate Folgelastschriften (RCUR). FRST ist seit 2016 optional; die Banken nehmen auch eine erste Lastschrift mit RCUR an (Clarification Paper EPC132-17 v5.1, Kap. 2.7; Anlage 3, Kap. 2.2.2.5).
• Ein Sammler je Einzugstag, Verfahren und Sequenz. Die Bank schreibt jeden Sammler als eine Summe gut (Sammelbuchung); der Bankabgleich teilt sie auf die Rechnungen auf. Im Verwendungszweck steht „Rechnung“ und die Nummer. Basis- und Firmenlastschriften (CORE und B2B) erzeugst du in getrennten Dateien; eine pain.008-Datei darf sie nicht mischen (Anlage 3, LclInstrm).
• Mandat: Es muss am Einzugstag gelten. Jede Lastschrift aus Haben zählt als Einzug, auch wenn sie später zurückkommt; ab ihrem Einzugstag laufen die 36 Monate bis zum Verfall neu.
• Lastschriften gehen nur von Konten im EWR; außerhalb verlangt die Deutsche Kreditwirtschaft die Anschrift des Zahlungspflichtigen.

Gebucht wird beim Erzeugen nichts. Die Rechnung bleibt offen, bis der Bankabgleich die Gutschrift zuordnet. Unter Erzeugte Dateien lädst du jede Datei erneut herunter; Datei und Lastschriften lassen sich nicht ändern oder löschen.

Rechnungen in Fremdwährung¶

Für Kunden im Ausland stellst du die Rechnung in deren Währung aus: im Editor bei Währung den Code eintragen, z. B. USD, und die Preise in dieser Währung. PDF und E-Rechnung zeigen alle Beträge in dieser Währung. Die Umsatzsteuer steht zusätzlich in Euro auf der Rechnung, wie es § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG mit Abschn. 14.5 UStAE verlangt, etwa „Umsatzsteuer in Euro, 1 EUR = 1,0812 USD (USt-Umrechnungskurs 09/2026): Umsatzsteuer 19 % 166,94 €“. Im XML ist Euro die Steuerwährung (BT-6) mit der Steuer in Euro (BT-111).

Gebucht wird in Euro. Kurs leer lassen: Haben nimmt den Umsatzsteuer-Umrechnungskurs des Monats der Leistung (Ende des Leistungszeitraums, sonst Rechnungsdatum). Ist er noch nicht veröffentlicht, bleibt die Rechnung ein Entwurf („Umrechnungskurs für 10/2026 noch nicht veröffentlicht“), bis Haben die Kurse abgerufen hat oder du einen Kurs einträgst. Mit gestattetem Tageskurs trägst du Kurs und Kursdatum selbst ein. Storno und Korrektur übernehmen den Kurs der ursprünglichen Rechnung, damit sie genau dieselben Euro-Beträge zurücknehmen.

Offene Posten, Bankabgleich und Auswertungen rechnen mit dem Euro-Betrag. Zahlt der Kunde umgerechnet etwas anderes, gleichst du die Differenz im Bankabgleich als Kursdifferenz aus. Die E-Mail zur Rechnung nennt den Betrag in der Währung der Rechnung.

Bei Ist-Versteuerung gehen Rechnungen in Fremdwährung nur ohne deutsche Umsatzsteuer, also an Unternehmen im Ausland (Reverse Charge in der EU, nicht steuerbare Leistung in Drittländern wie der Schweiz oder den USA). Mit deutscher Umsatzsteuer, etwa an Privatkunden im Ausland, wäre das Entgelt mit dem Kurs des Monats umzurechnen, in dem es eingeht (Abschn. 16.4 UStAE); Haben rechnet aber mit dem Kurs der Rechnung. Solche Rechnungen stellst du bei Ist-Versteuerung in Euro aus.

In Fremdwährung gibt es keinen GiroCode (SEPA kennt nur Euro), keine Abschlags- und Schlussrechnungen, keine wiederkehrenden Rechnungen und keine Mahnungen aus Haben.

Abschlags- und Schlussrechnung¶

Bei größeren Aufträgen rechnest du in Teilen ab: zuerst Abschlagsrechnungen, am Ende eine Schlussrechnung über alles.

1. Abschlagsrechnung: Neue Rechnung, unter Rechnungsart „Abschlagsrechnung“ wählen und den Teilbetrag als Position eintragen, z. B. „1. Abschlag 30 % gemäß Angebot AN-2026-004“. Sie wird wie jede Rechnung festgeschrieben, gebucht, bezahlt und gemahnt. Im XML trägt sie den Typ 326 (Teilrechnung). Gibt es ein Angebot zum Auftrag, wählst du es unter Angebot aus, oder du legst den Abschlag gleich im Angebot mit Abschlagsrechnung erstellen an (siehe angebote.md). Hat das Angebot einen Zahlungsplan, rechnet Haben den Betrag je Zeile selbst aus, anteilig je Steuersatz.
2. Schlussrechnung: In der festgeschriebenen Abschlagsrechnung bzw. im Angebot auf Schlussrechnung erstellen klicken oder bei einer neuen Rechnung „Schlussrechnung“ wählen. Gehört die Schlussrechnung zu einem Angebot, schlägt Haben dessen offene Abschlagsrechnungen zum Abzug vor, sonst alle offenen Abschlagsrechnungen des Kunden. Per Häkchen wählst du sie ab oder wieder an, auch die anderer Aufträge. Unter Positionen steht die gesamte Leistung.

Die Abzüge setzt Haben selbst als eigene Positionen darunter, je Abschlagsrechnung und Steuersatz eine, mit Netto und Umsatzsteuer der Abschlagsrechnung, z. B. „Abzüglich Abschlagsrechnung 2026-031 vom 15.09.2026 (netto 3.000,00 €, USt 570,00 €)“. So weist die Schlussrechnung nur noch die Umsatzsteuer auf den Rest aus (§ 14 Abs. 5 UStG), und gebucht wird nur der Restbetrag; die Abschläge sind schon als Erlös gebucht. Im XML verweist die Schlussrechnung auf jede abgezogene Abschlagsrechnung.

Regeln:

• Abziehen lassen sich nur festgeschriebene, nicht stornierte Abschlagsrechnungen desselben Kunden mit derselben Umsatzsteuer-Behandlung, jede nur in einer Schlussrechnung.
• Das Angebot einer Rechnung muss festgeschrieben sein, zum selben Kunden gehören und darf nicht abgelehnt sein; sonst lässt sich die Rechnung nicht festschreiben. Der Bezug wird mit der Rechnung festgeschrieben.
• Eine Schlussrechnung zu einem Angebot muss alle festgeschriebenen Abschläge dieses Angebots abziehen, auch solche, die erst nach dem Anlegen des Entwurfs festgeschrieben wurden; beim Öffnen des Entwurfs schlägt Haben sie mit vor.
• Ist ein Angebot mit einer Schlussrechnung oder einer Rechnung über alles abgerechnet, lässt sich keine weitere Rechnung und kein weiterer Abschlag dazu festschreiben. Wird diese Rechnung storniert, ist das Angebot wieder offen.
• Die Abschläge dürfen die Gesamtleistung nicht übersteigen; ein Restbetrag von 0 € ist erlaubt.
• Eine abgezogene Abschlagsrechnung lässt sich erst stornieren, wenn die Schlussrechnung storniert ist. Danach ist sie wieder frei.

Rechnungen auf Englisch¶

Für Kunden im Ausland stellst du im Kontakt Sprache von Rechnungen und Angeboten auf Englisch. Neue Rechnungen und Angebote für diesen Kunden übernehmen die Sprache; im Editor lässt sie sich je Beleg unter Sprache ändern.

Auf Englisch erscheinen:

• im PDF Titel („Invoice“, „Cancellation invoice“, „Corrective invoice“, „Quote“), Beschriftungen, Einheiten, Datumsangaben („10 Sept 2026“), Beträge („€1,190.00“), Zahlungsaufforderung, Hinweise zur Umsatzsteuer und Fußzeile,
• Betreff und Text der E-Mail, aus der englischen Vorlage (siehe Vorlagen),
• der Hinweis „As per our quote …“, wenn aus einem englischen Angebot eine Rechnung wird.

Das englische Monatskürzel für September ist auf allen Plattformen einheitlich „Sept“, sowohl im PDF als auch in E-Mails.

Stornorechnung und Rechnungskorrektur übernehmen die Sprache der ursprünglichen Rechnung, wiederkehrende Rechnungen die Sprache des Kontakts. Das XML der E-Rechnung ist sprachunabhängig und bleibt gleich. Mahnungen bleiben deutsch. Ein selbst eingetragener Hinweis zur Steuerbefreiung erscheint so, wie du ihn schreibst.

Wiederkehrende Rechnungen¶

Für Monatspauschalen, Wartungsverträge oder Hosting legst du unter Rechnungen › Wiederkehrend › Neue Vorlage eine Vorlage an. Haben erzeugt daraus zu jedem Termin eine Rechnung.

In Einleitung, Beschreibungen, Texten zur Position und Hinweis ersetzt Haben Platzhalter:

Bezug ist der Leistungszeitraum, ohne Leistungszeitraum das Rechnungsdatum. „Wartung {monat} {jahr}“ wird so zu „Wartung November 2026“. Die Vorschau unter dem Formular zeigt die nächste Rechnung.

Wann die Rechnungen entstehen: Der Server prüft kurz nach dem Start und danach stündlich, welche Termine fällig sind. War Haben aus, werden verpasste Termine mit ihrem eigenen Datum nachgeholt. Je Termin entsteht höchstens eine Rechnung, auch bei mehreren gleichzeitigen Läufen. Mit … fällige jetzt anlegen in der Liste startest du den Lauf sofort.

Scheitert das Festschreiben, etwa weil in den Firmendaten die IBAN fehlt, bleibt die Rechnung als Entwurf stehen. Scheitert nur der E-Mail-Versand (kein E-Mail-Zugang, keine Adresse beim Kunden, Server nicht erreichbar), ist die Rechnung festgeschrieben und du schickst sie auf ihrer Seite von Hand. Die Vorlage zeigt den Fehler, bis du sie das nächste Mal speicherst.

Die Seite einer Vorlage listet alle daraus erzeugten Rechnungen. Löschen lässt sich eine Vorlage nur, solange daraus keine Rechnung entstanden ist; sonst deaktivierst du sie.

Mahnwesen¶

Unter Rechnungen › Mahnwesen stehen alle überfälligen Rechnungen: festgeschrieben, nicht storniert, mit offenem Betrag und abgelaufener Fälligkeit. Ob eine Rechnung bezahlt ist, ergibt sich aus den Zuordnungen im Bankabgleich und den Bareinnahmen im Kassenbuch. Je Rechnung siehst du, wie viele Tage sie überfällig ist, den offenen Betrag und die letzte Mahnung mit ihrer Frist.

Der Knopf rechts schlägt die nächste Stufe vor:

Läuft die Frist der letzten Mahnung noch, ist der Knopf hell. Mahnen kannst du trotzdem.

Gemahnt wird immer der volle offene Betrag. Bot die Rechnung Skonto an, ist dessen Frist bei der Mahnung vorbei (sie endet spätestens mit dem Zahlungsziel); das Schreiben sagt deshalb unter der Zahlungsaufforderung, dass das Skonto entfallen ist.

Im Formular legst du fest:

Rechts siehst du die Forderung mit Gesamtbetrag. Entwurf als PDF zeigt die Mahnung vorher mit dem Vermerk „ENTWURF“ und einem Platzhalter statt des GiroCodes, mit denselben Prüfungen und Beträgen wie beim Erstellen (Entwurf als PDF); gespeichert wird dabei nichts. … erstellen speichert die Mahnung mit PDF und öffnet es. Das PDF hat denselben Briefbogen wie die Rechnung, in der aktuellen Gestaltung: Rechnungsnummer und -datum, Fälligkeit, offener Betrag, Gebühren und Zinsen, Gesamtbetrag und Zahlungsaufforderung mit IBAN. Mahnungen sind wie verschickte Schreiben unveränderlich (Trigger); eine falsche Mahnung ersetzt du durch eine neue. Bereits erstellte Mahnungen behalten ihr PDF; Zeichen wie *, die dort als Text stehen, bleiben also stehen.

Auf der Seite der Rechnung stehen alle Mahnungen mit Link zum PDF, bei überfälligen Rechnungen auch der Knopf für die nächste Stufe.

Gebühren und Zinsen buchen: Sie sind keine Rechnung und erhöhen nicht die Forderung. Zahlt der Kunde mehr als die Rechnung, ordnest du im Bankabgleich die Rechnung und den Rest als Mahngebühren und Verzugszinsen zu. Gebucht wird Bank an 2650 bzw. 7100 „Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge“, ohne Umsatzsteuer (Schadensersatz, kein Entgelt). In der EÜR zählt das als umsatzsteuerfreie Betriebseinnahme.

Jede Mahnung lässt sich auf der Seite der Rechnung per E-Mail schicken, mit dem PDF der Mahnung im Anhang (siehe Per E-Mail versenden).

Rechnungsliste und Status¶

Die Liste unter Rechnungen zeigt Nummer, Kunde, Datum, Bruttobetrag und einen Status. Der Status wird bei jedem Aufruf aus den Zuordnungen im Bankabgleich und den Bareinnahmen im Kassenbuch abgeleitet; gespeichert ist nur „Entwurf“ oder „festgeschrieben“.

Festgeschriebene Rechnung¶

Die Detailseite zeigt das PDF, die Eckdaten (Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Format, Zeitpunkt der Festschreibung, bei Rechnungen ohne Steuerausweis die Umsatzsteuer-Behandlung) und den Anfang des SHA-256 des PDFs.

• PDF herunterladen liefert Rechnung-<Nummer>.pdf.
• XML herunterladen liefert Rechnung-<Nummer>-cii.xml bzw. -ubl.xml. Bei ZUGFeRD ist das dasselbe XML, das im PDF steckt.
• Lieferschein erzeugt einen Lieferschein mit den Positionen und Mengen der Rechnung, ohne Preise (siehe Angebote).

Beide Dateien werden aus der Datenbank ausgeliefert, so wie sie beim Festschreiben entstanden sind. Sie werden nie neu erzeugt.

Unter Zahlungen stehen die Zahlungen auf die Rechnung mit Datum und Betrag: „Bank“ für eine Zuordnung im Bankabgleich, „bar“ mit der Nummer im Kassenbuch für eine Bareinnahme. Aufgehobene und stornierte Zahlungen sind durchgestrichen. Solange die Rechnung offen ist, führt Barzahlung in der Kasse erfassen ins Kassenbuch, mit der Rechnung und dem offenen Betrag vorbelegt.

Zusätzliche Anhänge¶

Manche Kunden wollen mit der Rechnung weitere Unterlagen: Stundenzettel, Leistungsnachweise, Abnahmeprotokolle. Solche PDF-Dateien hängst du im Entwurf an die Rechnung; beim Versand per E-Mail wählst du, welche mitgehen.

1. Den Entwurf einmal speichern. Danach steht im Editor unter den Positionen der Abschnitt Anhänge.
2. PDF anhängen öffnet die Dateiauswahl; mehrere Dateien auf einmal gehen. Jede Datei steht danach mit Name und Größe in der Liste, ein Klick auf den Namen öffnet sie, Herunterladen lädt sie herunter.
3. Entfernen nimmt einen Anhang nach einer Rückfrage wieder von der Rechnung, solange sie ein Entwurf ist. Nutzt sonst nichts die Datei, ist sie danach aus Haben gelöscht; hast du sie nur hier, lade sie vorher herunter.

Erlaubt sind nur PDF-Dateien bis 20 MB, höchstens zehn je Rechnung. Den Typ erkennt Haben am Inhalt, nicht an der Endung: Ein umbenanntes Foto wird abgelehnt. Dieselbe Datei hängt nur einmal an derselben Rechnung. Die Dateien liegen wie Belege unter ihrem SHA-256 im Belegverzeichnis (siehe Architektur).

Mit dem Festschreiben sind die Anhänge zusammen mit der Rechnung gesperrt: Die Datenbank lehnt Hinzufügen, Ändern und Entfernen ab, das Siegel der Rechnung schließt Dateiname, Größe und SHA-256 jedes Anhangs ein. Auf der Seite der festgeschriebenen Rechnung stehen sie weiter unter Anhänge zum Ansehen und Herunterladen, im Jahresarchiv unter rechnungen/anhaenge/ mit anhaenge.csv.

PDF, XML und E-Rechnung bleiben, wie sie sind: Die Anhänge stecken weder im ZUGFeRD-PDF noch in der XRechnung (keine BG-24 „Rechnungsbegründende Unterlagen“), sie gehen nur als eigene Dateien in der E-Mail mit.

Dieselben Anhänge gibt es auch am Angebot, etwa für AGB oder eine Leistungsbeschreibung.

Ausbuchen¶

Ist eine festgeschriebene Rechnung noch offen, steht auf ihrer Seite der Abschnitt Ausbuchen. Dort buchst du einen Rest aus, den du nicht mehr bekommst: Forderungsausfall (uneinbringlich, etwa bei Insolvenz) oder Skonto gewährt, jeweils mit Datum und Betrag (vorbelegt: der ganze offene Betrag). Haben mindert Erlöse und Umsatzsteuer anteilig je Steuersatz (§ 17 UStG) und bucht

Bei Soll-Versteuerung mindert die Ausbuchung die Voranmeldung des Monats, in dem du ausbuchst; bei Ist zählt ohnehin nur, was bezahlt wurde. Ausbuchungen stehen mit Datum und Betrag in der Liste darüber und lassen sich dort aufheben (Gegenbuchung). Wurde der Rest zusammen mit einer Zahlung im Bankabgleich ausgebucht (Rest als Skonto), hebst du ihn dort mit der Zuordnung auf; zusammen mit einer Bareinnahme mit deren Storno im Kassenbuch. Stornorechnungen lassen sich nicht ausbuchen.

Zahlt der Kunde später doch, hebst du die Ausbuchung nach einer Rückfrage mit Art und Betrag auf und ordnest die Zahlung zu. Die Aufhebung bucht Haben am Tag, an dem du sie vornimmst: Bei Soll-Versteuerung ist die Umsatzsteuer dann im Monat des Zahlungseingangs erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG), die schon gesendete Voranmeldung des Ausbuchungsmonats bleibt richtig. Hebe die Ausbuchung deshalb im Monat der Zahlung auf.

Eine ausgebuchte Rechnung lässt sich erst stornieren, wenn die Ausbuchung aufgehoben ist; sonst minderte das Storno die Umsatzsteuer ein zweites Mal.

Per E-Mail versenden¶

Mit einem E-Mail-Zugang (Einstellungen › E-Mail › E-Mail-Versand) verschickt Haben festgeschriebene Rechnungen, Stornos, Korrekturen und Mahnungen. Auf der Seite der Rechnung unter Per E-Mail:

1. Rechnung senden (die Schaltfläche nennt die Art, etwa „Stornorechnung senden“; nach einem erfolgreichen Versand heißt sie Erneut senden) öffnet das Formular. Vorbelegt sind alle E-Mail-Adressen aus dem Kontakt (etwa Rechnungseingang und Freigeber), sonst die Adresse auf der Rechnung, dazu Betreff und Text aus der Vorlage. Alles lässt sich vor dem Senden ändern; mehrere Empfänger trennst du mit Komma (höchstens fünf).
2. Hat die Rechnung zusätzliche Anhänge, stehen sie unter Zusätzliche Anhänge mitsenden, alle angehakt. Was nicht mitgehen soll, hakst du ab.
3. Blindkopie an mich schickt eine Kopie an den Absender aus den Einstellungen.
4. Jetzt senden verschickt die Mail sofort.

Bei GmbH und UG hängt Haben beim Senden die Pflichtangaben als Signatur unter den Text (Firmenname, Sitz, Registergericht und -nummer, Geschäftsführung); das Formular zeigt sie unter dem Textfeld. Sie steht nicht im bearbeitbaren Text, damit sie beim Ändern nicht verloren geht.

Ausgewählte zusätzliche Anhänge kommen bei Rechnungen nach PDF und XML dazu, mit ihrem Dateinamen.

Jeder Versand steht mit Zeitpunkt, Empfänger und den Dateinamen der tatsächlich versandten Anhänge unter Per E-Mail, auch fehlgeschlagene mit der Meldung des Servers. In der Rechnungsliste markiert ✉ per E-Mail versendete Rechnungen. Das Protokoll ist unveränderlich (mail_log).

Vorlagen: Betreff und Text stellst du unter Einstellungen › E-Mail › E-Mail-Versand › Vorlagen ein, je Sprache (Deutsch, Englisch) und Art:

Es gilt die Sprache der Rechnung bzw. des Angebots. Mahnungen sind immer deutsch, auch zu einer englischen Rechnung, weil das PDF der Mahnung deutsch ist. Betreff und Text fallen einzeln zurück: Trägst du nur einen Betreff ein, bleibt der Text der allgemeinen Vorlage bzw. der Standardtext. Unter dem Feld steht, was gilt, wenn es leer bleibt. Platzhalter:

Öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnungen oft über ihr eigenes Portal (ZRE, OZG-RE oder Peppol) statt per E-Mail; das kann Haben nicht.

Storno und Rechnungskorrektur¶

Eine festgeschriebene Rechnung änderst du nicht, du stellst eine neue aus. Auf der Detailseite einer Rechnung gibt es dafür den Abschnitt Korrigieren.

Für beide gilt:

• Sie bekommen eine eigene Nummer aus demselben Nummernkreis und das heutige Datum.
• Sie gehen an die Anschrift, die auf der ursprünglichen Rechnung steht; der Kunde ist im Editor nicht wählbar.
• Sie übernehmen die Umsatzsteuer-Behandlung und den Hinweis der ursprünglichen Rechnung, dazu Bestell-, Auftrags- und Lieferscheinnummer.
• PDF und XML verweisen auf die ursprüngliche Rechnung („zur Rechnung 2026-034 vom …“, im XML als BillingReference).
• Im XML erscheinen sie als Gutschrift (Typcode 381) mit positiven Beträgen; der Zahlungsweg ist offen gelassen, das PDF sagt „Der Betrag wird Ihnen erstattet.“
• Eine bereits stornierte Rechnung lässt sich nicht noch einmal stornieren oder korrigieren. Storno und Korrektur selbst lassen sich nicht weiter korrigieren.
• War die Rechnung schon (teilweise) bezahlt, ist die Stornorechnung im Bankabgleich mit dem gezahlten Betrag offen. Die Rückzahlung an den Kunden ordnest du dort der Stornorechnung zu; bei Ist-Versteuerung mindert sie im Monat der Rückzahlung die Umsatzsteuer.

Die ursprüngliche Rechnung zeigt unter Korrekturen alle Stornos und Korrekturen, die sich auf sie beziehen, eine stornierte Rechnung zusätzlich einen roten Hinweis mit Link zur Stornorechnung.

Im Bankabgleich ist eine stornierte Rechnung nicht mehr offen. Eine Rechnungskorrektur erscheint dort als offener Posten mit negativem Betrag, dem du eine Rückzahlung zuordnen kannst.

Kontakte¶

Kontakte erreichst du in der Navigation unter Verkauf › Kontakte. Es gibt ein gemeinsames Verzeichnis für Kunden und Lieferanten: Eine Firma, bei der du einkaufst und der du auch Rechnungen schreibst, steht nur einmal drin. Alle, Kunden und Lieferanten über der Liste filtern nach Rolle. Das Suchfeld filtert nach Name, Kundennummer, E-Mail, Telefon und Ort; Archivierte zeigen blendet archivierte Kontakte ein.

Kundennummern automatisch. Unter Einstellungen › Rechnungen › Kundennummern trägst du ein Format wie K-{NNNN} und die nächste laufende Nummer ein. Legst du dann einen Kontakt ohne Kundennummer an, vergibt Haben die nächste (K-0001, K-0002 …); das Formular zeigt sie vorab an. Platzhalter wie beim Nummernformat, das Jahr ist hier aber nicht nötig, weil der Zähler nicht jährlich neu beginnt. Eine eingetragene Nummer bleibt, wie sie ist, und zählt nicht mit; Nummern, die ein Kontakt schon trägt, etwa aus einem Import, überspringt Haben. Beim Bearbeiten eines Kontakts vergibt Haben keine Nummer, und einem reinen Lieferanten (ohne Häkchen Kunde) auch nicht. Leeres Format schaltet die automatische Vergabe ab.

Versionen. Jede Änderung erhöht die Versionsnummer, der vorige Stand bleibt als Version erhalten. Die Detailseite listet alle Versionen mit Zeitpunkt. Festgeschriebene Rechnungen behalten die Anschrift, die beim Festschreiben galt.

Aus einer Liste übernehmen. CSV importieren über der Liste übernimmt Kunden und Lieferanten aus einer CSV-Datei, etwa dem Kontakt-Export von Lexware Office, mit Vorschau und ohne Dubletten (CSV-Import).

Archivieren. Kontakte lassen sich nicht löschen, nur mit Archivieren ausblenden und mit Wiederherstellen zurückholen. Archivierte Kontakte stehen nicht in der Kundenauswahl des Editors; in der Liste zeigst du sie mit Archivierte zeigen.

SEPA-Lastschriftmandate¶

Ziehst du Rechnungen per Lastschrift ein, hinterlegst du das Mandat des Kunden auf seiner Detailseite unter SEPA-Lastschriftmandate. Dafür braucht es zuerst die Gläubiger-ID in den Firmendaten. Mandate gibt es nur von Kunden.

Verfall nach 36 Monaten. Ein Mandat, auf das 36 Monate lang keine Lastschrift eingereicht wurde, darf nicht mehr genutzt werden; gezählt ab dem letzten Einzug, auch wenn er zurückgegeben wurde (SDD Core Rulebook und SDD B2B Rulebook des EPC, Version 1.2, Kap. 4.2). Als Einzug zählt der letzte Einzug vor Haben und jede festgeschriebene Rechnung per Lastschrift mit ihrem Fälligkeitstag, außer sie ist storniert. Für ein Mandat ohne Einzug nennt das Rulebook keinen Beginn; Haben zählt dann vorsichtig ab der Unterschrift. Der Status neben jedem Mandat zeigt, bis wann es gilt oder seit wann es abgelaufen ist; für einen neuen Einzug braucht es dann ein neues Mandat.

Nichts wird überschrieben. Mandate, ihre PDFs und Widerrufe lassen sich nur anlegen, nicht ändern oder löschen; jede Zeile steht im Audit-Log. Ändert sich etwas am Mandat, etwa die Bankverbindung, legst du ein neues an. PDF hinterlegen speichert das unterschriebene Mandat; ein späteres PDF ersetzt es in der Anzeige, das frühere bleibt gespeichert. Widerrufen beendet ein Mandat ab heute, nach einer Rückfrage.

Entwürfe aus der REST-API¶

Eigene Werkzeuge, etwa für Bestellungen aus Etsy oder eBay, legen über die REST-API Kontakte und Rechnungsentwürfe an. Diese Entwürfe stehen in der Rechnungsliste wie jeder andere; du prüfst sie im Editor und schreibst sie fest, die API selbst schreibt nichts fest und bucht nichts. Ein Entwurf kann die Plattform und die Bestellnummer tragen (externe Referenz): Kommt dieselbe Bestellung noch einmal, entsteht kein zweiter Entwurf. Die Referenz wird mit der Rechnung festgeschrieben.

Rechnungen aus Lexoffice¶

Offene Rechnungen, die du bei der Migration aus Lexoffice übernimmst (siehe lexoffice.md), erscheinen als festgeschriebene Rechnungen mit ihrer Lexoffice-Nummer. Als Format steht dort Original aus Lexoffice: Das PDF ist das Original aus Lexoffice, ein XML gibt es nur, wenn Lexoffice eines geliefert hat. Haben bildet je Steuersatz eine Pauschalposition nach, damit Zahlungen im Bankabgleich zugeordnet werden können.

Gebucht werden diese Rechnungen nicht als Erlös, sondern gegen den Saldenvortrag (9000), weil der Erlös schon in den alten Büchern steht. Bei Ist-Versteuerung kommt die noch nicht angemeldete Umsatzsteuer auf „Umsatzsteuer nicht fällig“ und wird mit dem Zahlungseingang fällig. Stornierst oder korrigierst du eine solche Rechnung, bucht Haben ebenfalls gegen den Saldenvortrag statt gegen die Erlöse; bei Soll-Versteuerung mindert das Storno die in Lexoffice angemeldete Umsatzsteuer.

Prüfung gegen den KoSIT-Validator¶

Die CI prüft bei jedem Push auf main und in jedem Pull Request die erzeugten E-Rechnungen mit dem offiziellen KoSIT-Validator und der XRechnung-Konfiguration; welche Versionen, steht in .github/workflows/ci.yml unter KOSIT_VALIDATOR und KOSIT_XRECHNUNG (Renovate hebt sie). Geprüft werden Beispielrechnungen in den drei Formaten, darunter einfache Rechnung zu 19 %, gemischte Steuersätze, Storno, Rechnungskorrektur, Leitweg-ID, einzelnes Leistungsdatum, Absender nur mit Steuernummer, eine Rechnung zum Nullsatz, je eine Rechnung mit Reverse Charge, ins Drittland, als innergemeinschaftliche Lieferung (mit Leistungszeitraum und mit Lieferdatum, dazu ein Storno), als Ausfuhrlieferung, steuerfrei nach § 4 UStG und als Kleinunternehmer sowie Rechnungen mit Bruttopreisen (gemischte Sätze, Storno, 9,80 € zu 19 %, Schlussrechnung, große Mengen), Rechnungen mit Skonto (zwei Stufen, mit Leitweg-ID), Abschlags- und Schlussrechnung, Rechnungen in Fremdwährung (USD, CHF), ein Absender als GmbH mit Registerangaben, Rechnungen mit Positions- und Gesamtrabatt Rechnungen mit Bestell-, Auftrags- und Lieferscheinnummer (mit Lieferdatum, ohne Bestellnummer und als Storno) und Rechnungen mit Artikelnummer (BT-155), auch als Storno. Die Prüfberichte liegen als Artefakt am CI-Lauf. Wie du die Prüfung lokal startest, steht in entwicklung.md.

Grenzen¶

• Nur die Steuersätze 19 %, 7 % und 0 %. Fremdwährung mit den Einschränkungen unter Rechnungen in Fremdwährung; Angebote nur in Euro.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen nur an Unternehmer mit USt-IdNr. Nicht unterstützt: Lieferungen an Abnehmer ohne USt-IdNr. und neue Fahrzeuge (Kz 44, 49), Dreiecksgeschäfte (§ 25b UStG), Lieferungen in ein Konsignationslager (§ 6b UStG), das innergemeinschaftliche Verbringen eigener Ware und Versandhandel an Privatkunden im EU-Ausland (One-Stop-Shop). Eine eigene Lieferanschrift gibt es nicht; Haben nimmt die Anschrift des Kunden.
• Ausfuhrlieferungen nur an Kunden mit Anschrift außerhalb der EU; den Ausfuhrnachweis führt Haben nicht.
• Skonto nur vom ganzen Rechnungsbetrag (kein Basisbetrag nach BR-DE-18), höchstens drei Stufen, nur in Euro. Keine Zuschläge auf Belegebene; Abschläge auf Belegebene nur als Gesamtrabatt.
• Höchstens 200 Positionen je Rechnung.
• Rechnungen gehen per E-Mail über deinen SMTP-Zugang, nicht über Peppol oder die Portale öffentlicher Auftraggeber.
• Zusätzliche Anhänge nur als PDF, bis 20 MB je Datei und zehn je Rechnung. Viele Mailserver nehmen Mails ab etwa 25 MB nicht mehr an; das Versandprotokoll zeigt dann die Meldung des Servers. Anhänge lassen sich nur in Haben hochladen, nicht über die REST-API; wiederkehrende Rechnungen haben keine Anhänge und versenden ohne sie. Mahnungen gehen ohne die Anhänge der Rechnung.

Letztes Update: 9. November 2026