Lohn¶

Unter Personal › Lohn legst du Mitarbeiter an, rechnest jeden Monat ab und schreibst die Abrechnung fest. Haben rechnet Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung, erzeugt die Entgeltabrechnung als PDF, bucht die Abrechnung ins Journal, führt das Lohnkonto je Mitarbeiter und Jahr, übermittelt die Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER und erstellt die Lohnsteuerbescheinigung.

Was Haben abrechnet¶

Haben rechnet nur Fälle, die es sicher kann; alles andere meldet es als „nicht unterstützt“ und rechnet es nicht (siehe Plan). Drei Arten der Beschäftigung, in Stufen nach Risiko:

Nicht unterstützt sind Sonstige Bezüge (Einmalzahlungen, Abfindungen), Sachbezüge und Dienstwagen, Betriebsrente, Kurzarbeit, Pfändungen, Teilmonate (Eintritt oder Austritt im Monat), Mehrfachbeschäftigung, Steuerklasse VI, das Faktorverfahren, Freibeträge aus den ELStAM, privat versicherte Beschäftigte, ein Zuschuss zur privaten Krankenversicherung des Geschäftsführers, Minijobs mit Lohnsteuer nach den ELStAM, Minijobs im Privathaushalt und die Pflegeversicherung in Sachsen im Übergangsbereich. Kirchensteuer rechnet Haben für die Merkmale ev, rk, lt, rf und ak, mit 8 % in Baden-Württemberg und Bayern, sonst 9 %; maßgeblich ist das Bundesland in den Firmendaten.

Gerechnet wird mit den Werten eines Jahres: dem Programmablaufplan des BMF für die Lohnsteuer und den Rechengrößen und Beitragssätzen der Sozialversicherung. Fehlen sie für ein Jahr, rechnet Haben nicht, auch nicht mit denen des Vorjahres („nicht hinterlegt“, siehe Entwicklung).

Mitarbeiter anlegen¶

Mitarbeiter anlegen fragt ab, was Abrechnung, Entgeltbescheinigung und Lohnkonto brauchen:

• Person: Name, Anschrift, Geburtsdatum, IBAN für die Auszahlung.
• Beschäftigung: Art (Stufe A, B oder C; den Gesellschafter-Geschäftsführer gibt es nur in GmbH und UG, im Einzelunternehmen ist der Lohn des Inhabers eine Entnahme; einer aus der Zeit vor der Wahl der Rechtsform bleibt änderbar, etwa für den Austritt, gebucht wird er nicht), Monatsgehalt brutto, Eintritt und Austritt. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer zusätzlich der Stand der Statusfeststellung (§ 7a SGB IV): Solange sie keine Versicherungsfreiheit ergeben hat, steht ein Hinweis an der Abrechnung; hat sie Versicherungspflicht ergeben, rechnet Haben ihn nicht mehr ohne Sozialversicherung.
• Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM): Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal. Den Abruf über ELSTER gibt es noch nicht; du überträgst die Merkmale aus dem ELSTER-Portal (Arbeitgeber › ELStAM).
• Kranken- und Pflegeversicherung: gesetzlich mit dem Zusatzbeitrag der Kasse oder privat mit dem Monatsbeitrag zur Basisabsicherung; Zuschlag für Kinderlose und Kinder unter 25 für die Pflegeversicherung. Bei Beschäftigten (Stufe C) Krankenkasse mit Betriebsnummer und die Umlagesätze U1 und U2 der Kasse.
• Meldedaten der Sozialversicherung (Stufen B und C): Versicherungsnummer, Personengruppe, Beitragsgruppenschlüssel und Tätigkeitsschlüssel. Haben rechnet nicht mit ihnen, druckt sie aber auf die Entgeltbescheinigung. Im Minijob zusätzlich Pauschsteuer, Befreiung von der Rentenversicherung und die Teilnahme am U1-Verfahren; die Sätze sind die der Minijob-Zentrale.

Personalnummern vergibt Haben fortlaufend. Stammdaten lassen sich jederzeit ändern; eine Abrechnung hält den Stand fest, mit dem sie gerechnet ist.

Monat abrechnen¶

Wähle Monat und Jahr, trage den Zahltag ein und klicke Monat abrechnen. Für jeden Mitarbeiter, der im ganzen Monat beschäftigt ist und noch keine Abrechnung hat, entsteht ein Entwurf; ein geänderter Zahltag gilt auch für die Entwürfe, die der Monat schon hat, festgeschriebene Abrechnungen behalten ihren. Schon vor dem Abrechnen steht an jedem Namen, was voraussichtlich brutto und netto herauskommt. Wer sich nicht rechnen lässt, bekommt keinen Entwurf; der Grund steht an seinem Namen:

Regelmäßiges Entgelt: Ob eine Beschäftigung im Übergangsbereich liegt, entscheidet das regelmäßige Entgelt (§ 20 Abs. 2 SGB IV), nicht der einzelne Monat. Haben nimmt dafür das Monatsgehalt aus den Stammdaten. Im Entwurf kannst du für diesen Monat ein anderes Entgelt eintragen und Neu berechnen; liegt es in einem anderen Bereich als das Monatsgehalt (bis 603 €, Übergangsbereich bis 2.000 €, darüber), rechnet Haben nicht, weil die Beiträge dann nach eigenen Regeln bemessen werden (§ 2 Abs. 2 BVV).

Prüfen und festschreiben¶

Der Entwurf zeigt Brutto, Steuern, den Anteil zur Sozialversicherung, Netto, Auszahlung und was der Arbeitgeber zusätzlich trägt. Entwurf ansehen (PDF) zeigt die Entgeltabrechnung mit dem Vermerk „Entwurf“ im Kopf und groß und schräg über jeder Seite, wie bei Rechnungsentwürfen. Ändern sich danach die Stammdaten, rechnest du den Entwurf neu; ein Entwurf lässt sich auch löschen.

Festschreiben (zur Sicherheit mit einer Rückfrage im Dialog) setzt das PDF, speichert es mit der Abrechnung und sperrt beides. Haben lehnt das Festschreiben ab, solange für die Entgeltbescheinigung etwas fehlt (Anschrift, Steuer-ID, bei Sozialversicherung Versicherungsnummer, Personengruppe und Beitragsgruppen, bei Beschäftigten in Stufe C dazu die Krankenkasse mit Betriebsnummer als Einzugsstelle) oder die Stammdaten seit dem Entwurf geändert sind. Ebenso, wenn die Rechnung jetzt ein anderes Ergebnis ergäbe, etwa weil sich das Bundesland in den Firmendaten geändert hat (Kirchensteuersatz, Pflegeversicherung in Sachsen); dann rechnest du den Entwurf neu. In Stufe C setzt du vorher den Haken „gegengeprüft“.

Mit dem Festschreiben bucht Haben die Abrechnung ins Journal (siehe Buchung). Lässt sie sich nicht buchen, etwa weil das Jahr abgeschlossen ist, bleibt sie ein Entwurf.

Festgeschriebene Abrechnungen sind wie Rechnungen und Buchungen in der Datenbank gesperrt und versiegelt; jede Änderung an Stammdaten, Lohnlauf und Abrechnung steht im Änderungsprotokoll (siehe GoBD).

Storno und Korrektur¶

Eine festgeschriebene Abrechnung korrigierst du mit Stornieren: Haben hält das Storno mit Tag und Grund in einer eigenen, versiegelten Zeile fest, lässt die Abrechnung selbst unverändert, bucht gegen und legt gleich einen neuen Entwurf für denselben Monat mit den aktuellen Stammdaten an. Der neue Entwurf verweist auf die stornierte Abrechnung; gebucht wird er erst, wenn du ihn festschreibst.

Buchung¶

Beim Festschreiben bucht Haben den Aufwand des Monats an die Verbindlichkeiten gegenüber Beschäftigtem, Finanzamt und Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale. Gebucht wird auf den letzten Tag des abgerechneten Monats, auch wenn der Zahltag im Folgemonat liegt: Der Lohn ist Aufwand des Monats, für den er gezahlt wird. Herkunft im Journal ist „Lohn“, der Buchungstext Lohn <Monat> · <Name>. Konten und Buchungssätze stehen unter Buchhaltung.

Die Pauschsteuer im Minijob zieht die Minijob-Zentrale mit den Beiträgen ein (§ 40a Abs. 6 EStG), deshalb steht sie bei den Verbindlichkeiten der sozialen Sicherheit, nicht bei der Lohnsteuer.

Ein Storno bucht dieselben Zeilen mit getauschten Seiten, am selben Tag wie die stornierte Buchung, damit Storno und neue Abrechnung im selben Monat stehen; der Tag des Stornos steht im Buchungstext.

Bezahlen ordnest du im Bankabgleich mit Direkt buchen zu: „Lohn/Gehalt an Mitarbeiter“, „Lohnsteuer an das Finanzamt“ oder „SV-Beiträge an Krankenkasse oder Minijob-Zentrale“. Die Zuordnung bucht die Verbindlichkeit an Bank. Das geht erst, wenn es eine festgeschriebene Abrechnung gibt, und höchstens über den Betrag, der auf dem Konto noch offen ist.

Nebenbuch: Die Lohnkonten (Aufwand und Verbindlichkeiten) bebucht nur die Lohnabrechnung; eine manuelle Buchung darauf lehnt Haben ab. Ausnahme ist die Eröffnung: Offene Lohnverbindlichkeiten aus der bisherigen Buchhaltung, etwa die Lohnsteuer für Dezember, übernimmst du dort und bezahlst sie im neuen Jahr über die Bank.

Einzelunternehmen: Die EÜR rechnet nicht aus dem Journal, sondern nach Zahlung. Was du als Lohn, Lohnsteuer oder SV-Beiträge im Bankabgleich zuordnest, zählt am Tag der Zahlung als „Löhne und Gehälter einschließlich Lohnsteuer und Sozialversicherung“, in der Anlage EÜR in der Zeile „Ausgaben für eigenes Personal“. Liegt eine Lohnzahlung zwischen 22. Dezember und 10. Januar, weist die Jahreserklärung darauf hin: Regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gehören dann in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 2 Satz 2 EStG). Haben ordnet sie nicht selbst um. Einen Gesellschafter-Geschäftsführer gibt es im Einzelunternehmen nicht; seine Abrechnung lässt sich dort nicht festschreiben. Was der Inhaber selbst entnimmt, ist kein Lohn, sondern eine Entnahme.

Vor dieser Version festgeschrieben: Abrechnungen, die festgeschrieben wurden, bevor Haben Lohn gebucht hat, zeigen „festgeschrieben, aber noch nicht gebucht“ und den Knopf Jetzt buchen. Ein Storno einer solchen Abrechnung hat nichts gegenzubuchen.

Nicht gebucht werden die Beiträge zur Berufsgenossenschaft (jährlich nach Bescheid, als Beleg der Kategorie „Beiträge“ oder von der Steuerberatung auf SKR03 4138 bzw. SKR04 6120) und ein Zuschuss zur privaten Krankenversicherung, den Haben nicht abrechnet.

Lohnsteuer-Anmeldung¶

Die einbehaltene Lohnsteuer meldest du dem Finanzamt bis zum 10. nach Ablauf jedes Anmeldungszeitraums an und zahlst sie (§ 41a Abs. 1 EStG). Unter Personal › Lohn › Lohnsteuer-Anmeldung rechnet Haben die Anmeldung aus den festgeschriebenen Abrechnungen, prüft und sendet sie über ELSTER wie die Voranmeldung: Nur prüfen, Prüfen und testweise senden, dann echt nach der Rückfrage im Dialog. Das Übertragungsprotokoll liegt als PDF im Verlauf; die Frist ist danach erledigt.

Anmeldungszeitraum¶

Der Zeitraum richtet sich nach der Lohnsteuer des Vorjahres (§ 41a Abs. 2 EStG):

Haben schlägt den Zeitraum vor und nennt den Grund. Bestand der Betrieb nicht das ganze Vorjahr, rechnet es die Lohnsteuer auf ein Jahr um (Satz 3): Haben nimmt dafür die vollen Monate ab der ersten Buchung. Im ersten Jahr zählt die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach der Eröffnung mal zwölf (Satz 4), sobald dieser Monat abgerechnet ist. Gibt es eine Eröffnungsbuchung, bestand der Betrieb schon vorher; dann kennt Haben das Vorjahr nur, wenn es das ganze Vorjahr führt. Ohne Grundlage gilt der Kalendermonat (Satz 1). Maßgeblich ist, was das Finanzamt festlegt: Unter Anmeldungszeitraum stellst du ihn je Jahr ein. Passt eine schon gesendete Anmeldung nicht mehr zum neuen Zeitraum, lehnt Haben die Änderung ab. Ist im Jahr schon echt angemeldet, bleibt ohne eigene Einstellung der Zeitraum dieser Anmeldung, auch wenn sich der Vorschlag danach ändert, etwa weil im ersten Jahr der erste volle Monat erst später abgerechnet wird; sonst stünde die schon gemeldete Lohnsteuer noch einmal im Quartal oder Kalenderjahr.

Die Pauschsteuer im Minijob zählt dabei nicht mit; sie geht an die Minijob-Zentrale.

Was in die Anmeldung geht¶

Haben ordnet jede festgeschriebene, nicht stornierte Abrechnung nach ihrem Zahltag dem Anmeldungszeitraum zu: Angemeldet wird die im Zeitraum einbehaltene Lohnsteuer (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG), und einbehalten wird sie bei der Lohnzahlung (§ 38 Abs. 3 EStG). Getrennt wird nach dem Jahr, in dem der Lohn als bezogen gilt: laufender Arbeitslohn im Jahr, in dem der Abrechnungsmonat endet (§ 38a Abs. 1 Satz 2 EStG). Das Gehalt für Dezember mit Zahltag im Januar steht deshalb in der Januar-Anmeldung in der Spalte „Vorjahr“. Laufender Arbeitslohn des Vorjahres ist das aber nur bis drei Wochen nach Jahresende (R 39b.2 Abs. 1 Nr. 7 LStR): Später gezahlt, oder im Voraus für einen Monat des Folgejahres, ist er ein sonstiger Bezug des Zahlungsjahres (R 39b.2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 8 LStR), den die Abrechnung nicht so rechnet. Eine solche Abrechnung meldet Haben als nicht unterstützt, statt sie in der falschen Spalte anzumelden; die Spalte „Folgejahr“ bleibt deshalb leer.

Die Pauschsteuer von 2 % im Minijob gehört nicht in die Lohnsteuer-Anmeldung: Sie geht mit den Beiträgen an die Minijob-Zentrale (§ 40a Abs. 6 EStG). Der Minijobber zählt aber als Arbeitnehmer (Kz 86); laut Vordruck gehören die an die Knappschaft-Bahn-See gemeldeten geringfügig Beschäftigten dazu. Hat ein Zeitraum nur Minijobber, ist die Anmeldung eine mit 0 € und der Zahl der Arbeitnehmer.

Kennzahlen und Reihenfolge stammen aus Schema und Jahresdokumentation der Datenart LStA im ERiC-Paket. Ab 2027 hat das Schema einen neuen Aufbau; Haben schreibt beide. Die Lohnsteuer-Anmeldung 2027 kennt ERiC erst ab Version 45; mit einem älteren ERiC lehnt Haben sie mit einem Hinweis ab.

Berichtigung¶

Nach der ersten Echtübermittlung geht jede weitere als berichtigte Anmeldung (Kz 10) mit allen Werten des Zeitraums. Haben vergleicht die zuletzt gesendeten Kennzahlen mit den aktuellen Abrechnungen: Nach einem Storno weichen sie ab, die Frist ist wieder offen, und die Seite bietet die Berichtigung an. Schreibst du die neue Abrechnung mit denselben Werten fest, gibt es nichts zu berichtigen. Gesendete Anmeldungen bleiben in der Datenbank unverändert (nur anhängen) und stehen im Änderungsprotokoll.

Nicht unterstützt¶

Haben meldet diese Fälle als Fehler, statt falsch anzumelden:

• Lohn des Vorjahres mit Zahltag später als drei Wochen nach Jahresende und Lohn des Folgejahres, der im Voraus gezahlt ist: Beides ist ein sonstiger Bezug (R 39b.2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 8 LStR), Lohn anderer Jahre ebenso.
• Alt-katholische Kirchensteuer in Bremen, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen: Dort sieht die Anmeldung Kz 63 nicht vor.
• Pauschale Lohnsteuer (Kz 41, 44), pauschale Kirchensteuer (Kz 47), der Förderbetrag zur betrieblichen Altersversorgung (Kz 45, 90) und die Kürzung für Handelsschiffe (Kz 33): Solche Bezüge rechnet Haben nicht ab.
• Echt senden vor Ablauf des Zeitraums.

Die Steuernummer ist die aus den Firmendaten; meldet das Finanzamt die Lohnsteuer unter einer eigenen Steuernummer der Betriebsstätte an, gibst du in Mein ELSTER ab.

Ohne Hersteller-ID: Mein ELSTER¶

Ohne eigene Hersteller-ID zeigt die Seite eine Ausfüllliste: jedes Feld mit Bezeichnung, Kennzahl und dem Wert so, wie du ihn in Mein ELSTER eintippst, aus denselben Daten, die Haben senden würde. In Mein ELSTER öffnest du das Formular Lohnsteuer-Anmeldung des Jahres, wählst den Zeitraum, trägst die Werte ein, prüfst und sendest dort. Haben erfährt davon nichts; die Frist bleibt offen (siehe Abgabe an ELSTER).

Zahlen¶

Die Lohnsteuer zahlst du mit Soli und Kirchensteuer in einer Summe, den Gesamtbetrag Kz 83. Im Bankabgleich ordnest du die Zahlung als „Lohnsteuer an das Finanzamt“ zu; eine Lastschrift des Finanzamts über genau den Gesamtbetrag einer übermittelten Anmeldung schlägt Haben so vor.

Entgeltabrechnung¶

Das PDF ist die Abrechnung in Textform nach § 108 Abs. 1 GewO und als Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO gekennzeichnet (§ 1 Abs. 4 EntgBV). Es enthält die Angaben aus § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung:

• Arbeitgeber, Beschäftigter mit Anschrift und Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Beginn und im letzten Monat Ende der Beschäftigung, Abrechnungszeitraum mit Steuer- und SV-Tagen;
• Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und Steuer-ID; Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle, Kennziffer der Pflegeversicherung, gegebenenfalls Übergangsbereich;
• jeden Bezug mit Art und Wirkung auf Steuer-, SV- und Gesamtbrutto, die Bruttoentgelte, die gesetzlichen Abzüge, Netto und Auszahlungsbetrag;
• zur Information, was der Arbeitgeber zusätzlich trägt.

Das Kirchensteuermerkmal darf der Beschäftigte schwärzen (§ 2 Abs. 2 EntgBV).

Lohnkonto¶

Für jeden Mitarbeiter und jedes Jahr führt Haben das Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 EStG) aus den festgeschriebenen Abrechnungen, als PDF oder CSV in der Mitarbeiterliste und auf der Seite des Mitarbeiters. Es enthält die Angaben nach § 4 LStDV: Name, Geburtstag, Wohnung, die Besteuerungsmerkmale (je Abrechnung, so ist eine Änderung im Jahr zu sehen) und je Lohnzahlung Tag, Zeitraum, Arbeitslohn, Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer, pauschal besteuerte Bezüge mit Pauschsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung. Die Spalte der Arbeitgeberbeiträge enthält Anteile und Umlagen, die Pauschsteuer steht nur in ihrer eigenen Spalte. Ein Storno steht mit negativen Beträgen am Tag des Stornos.

Aufbewahren musst du das Lohnkonto bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG); das PDF nennt das Datum.

SV-Meldeportal¶

Meldungen und Beitragsnachweise an die Sozialversicherung gehen nur aus systemgeprüften Programmen oder Ausfüllhilfen wie dem SV-Meldeportal der ITSG (§ 95b SGB IV). Haben ist keines davon und übermittelt nichts. Das Portal kennt keinen Datei-Import und verbietet, seine Formulare durch andere Programme zu füllen (Fragen und Antworten 9.7). Personal › SV-Meldeportal zeigt deshalb je Monat jedes Feld zum Abtippen, in der Reihenfolge der Formulare (Benutzerhandbuch, Kap. 4.1 und 4.2), mit Hinweisen und dem, was fehlt.

Den Menüpunkt gibt es erst, wenn unter Personal › Lohn ein Mitarbeiter angelegt ist; ausgetretene zählen mit, weil ihre Ab- und Jahresmeldungen noch anstehen können. Vorher verweist die Seite auf Lohn.

Beitragsnachweis¶

Für jeden Monat und jede Einzugsstelle ein Beitragsnachweis: die Krankenkasse der Beschäftigten (Formular „Beitragsnachweis (Allgemein, Knappschaft, See)“) oder die Minijob-Zentrale mit der Betriebsnummer 98000006 (Formular „Beitragsnachweis geringfügig Beschäftigte“). Er enthält die Summen aller festgeschriebenen Abrechnungen des Monats, die nicht storniert sind:

Dazu die Gesamtsumme, den Zeitraum und die Termine. Wer im Monat beschäftigt ist, aber noch keine festgeschriebene Abrechnung hat, fehlt in der Summe; das steht als Hinweis am Nachweis. Passen Beitragsgruppen- oder Personengruppenschlüssel in den Stammdaten nicht zu dem, womit Haben gerechnet hat (1111 und 101 für Beschäftigte, 6100, 6500, 0100 oder 0500 und 109 im Minijob), steht auch das als Hinweis da. Haben ändert die Schlüssel nicht selbst.

Termine: Die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wird (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Der Beitragsnachweis muss der Kasse um 0 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstags vorliegen (zwei Arbeitstage vor Fälligkeit, § 28f Abs. 3 SGB IV); übermitteln musst du ihn also bis zum Tag davor. Bankarbeitstage richten sich nach dem Sitz der Kasse; den kennt Haben nicht und nimmt deshalb die Feiertage aller Länder, dazu den 24. und 31. Dezember. Der Termin ist so nie zu spät, in manchen Monaten einen Tag früher als bei der Kasse.

Meldungen¶

Für jeden Beschäftigten und jeden Minijob die DEÜV-Meldungen, im Monat ihres Anlasses:

Jede Meldung zeigt Einzugsstelle, Versicherungsnummer, Name, Anschrift, Zeitraum, Personengruppe, Beitragsgruppe und Tätigkeitsschlüssel aus den Stammdaten. Ab- und Jahresmeldung zeigen das in der Rentenversicherung beitragspflichtige Entgelt des Kalenderjahres in vollen Euro (§ 5 Abs. 4 DEÜV), im Übergangsbereich die reduzierte Einnahme mit Kennzeichen und das tatsächliche Entgelt für die Rentenberechnung; im Minijob die Steuer-ID, die Steuernummer der Firma und die Art der Besteuerung. Fehlt eine Abrechnung im Zeitraum, bleibt das Entgelt leer. Was Haben nicht kennt, etwa die Staatsangehörigkeit oder das Statuskennzeichen, steht als leeres Feld mit Hinweis da; Haben rät nichts. Den Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Sozialversicherungspflicht meldet Haben nicht.

Meldungen früherer Monate mit Frist, die noch nicht als abgegeben vermerkt sind, stehen oben unter „Offene Meldungen aus anderen Monaten“, mit Frist und Link zu ihrem Monat.

Abgabe vermerken¶

Hast du einen Nachweis oder eine Meldung im Portal abgegeben, trägst du das mit Im Portal abgegeben ein: Tag der Abgabe, auf Wunsch das Protokoll aus dem Portal (PDF, PNG oder JPEG) und eine Notiz. Der Vermerk hält die Werte der Liste fest; ändern sie sich danach, etwa durch ein Storno, zeigt Haben „geändert seit Abgabe“, du korrigierst im Portal und vermerkst die neue Abgabe mit Erneut abgegeben. Vermerke lassen sich nicht ändern oder löschen, nur mit Grund zurücknehmen; der alte bleibt sichtbar und steht wie jeder Vermerk im Änderungsprotokoll. Mit dem Vermerk ist die Frist unter Fristen erledigt. Fristen nennt Haben ab dem ersten Lohnlauf in Haben; was davor liegt, hat die bisherige Lohnabrechnung gemeldet.

Lohnsteuerbescheinigung¶

Nach dem Abschluss des Lohnkontos, am Ende des Jahres oder mit dem Austritt, übermittelt der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die elektronische Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 EStG), spätestens bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO; fällt er auf ein Wochenende, der nächste Werktag), und gibt ihm einen Ausdruck nach amtlichem Muster. Lohnsteuerbescheinigungen in der Mitarbeiterliste unter Personal › Lohn führt zur Seite des Jahres.

Werte: Haben nimmt sie aus den festgeschriebenen, nicht stornierten Abrechnungen des Jahres (Lohnzahlungszeitraum, § 38a Abs. 1 Satz 2 EStG). Die Seite zeigt sie mit den Zeilen des Musters; das ist zugleich die Ausfüllliste für Mein ELSTER:

Der Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Sozialversicherung hat keine Beiträge in den Zeilen 22 bis 27: Seine Kranken- und Pflegeversicherung zahlt er selbst, einen Zuschuss rechnet Haben nicht. Die Identifikation läuft über die Steuer-ID; die eTIN gibt es seit 2023 nicht mehr (§ 41b Abs. 2 EStG). Als Personalnummer steht die Personalnummer aus Haben auf der Bescheinigung.

Wann sie fertig ist: Für jeden Monat der Beschäftigung im Jahr braucht es eine festgeschriebene Abrechnung, Entwürfe dürfen keine mehr offen sein, und das Lohnkonto muss abgeschlossen sein: nach dem 31. Dezember oder nach dem Austritt. Bis dahin steht der Grund an der Karte des Mitarbeiters.

Nicht unterstützt: Monate ohne Arbeitslohn (Großbuchstabe U), ein Wechsel zwischen Minijob mit Pauschsteuer und Lohnsteuer nach den ELStAM im selben Jahr, Eintritt oder Austritt im Lauf eines Monats, ein Entgelt über der Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung, weil die Versicherung dann freiwillig sein kann und andere Regeln für die Zeilen 24 bis 26 gelten (ein Midijob im Übergangsbereich liegt darunter und wird bescheinigt), und Lohn, der als sonstiger Bezug eines anderen Jahres gilt: Lohn für Dezember mit Zahltag später als drei Wochen nach Jahresende oder Lohn, der schon im Vorjahr gezahlt wurde (R 39b.2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 8 LStR, wie bei der Lohnsteuer-Anmeldung). Was Haben schon bei der Abrechnung nicht rechnet (siehe oben), steht auch nicht auf der Bescheinigung.

Übermitteln¶

Ab dem Bescheinigungszeitraum 2026 geht die Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr als Datenart LStB im Verfahren ElsterLohn, sondern als LSTMitteilung im Verfahren ElsterKMV (ERiC-Entwicklerhandbuch, Kap. 9.5 und 9.8). Deren Schnittstelle liegt nicht im ERiC-Paket, sondern nur auf esteuer.de; Haben hat sie nicht und sendet die Bescheinigung deshalb nicht selbst. So gehst du vor:

1. In Mein ELSTER das Formular Lohnsteuerbescheinigung (Neu / Korrektur) ab 2026 öffnen und die Werte von der Seite eintragen.
2. Absenden und aus der Bestätigung Tag und Transferticket notieren.
3. In Haben an der Karte des Mitarbeiters Übermittlung vermerken mit Tag und Transferticket. Haben hält die Werte fest, mit denen es gerade rechnet.

Für Bescheinigungen bis 2025 kann Haben über ERiC senden (ElsterLohn, mit Testmerker 220000000 als Test); da Haben erst ab 2026 abrechnet, kommt das nur nach einer Übernahme vor. ERiC prüft dabei nur den Umschlag; Fehler in den Daten meldet die Finanzverwaltung erst im Verarbeitungsprotokoll.

Ausdruck¶

Entwurf des Ausdrucks (PDF) zeigt die Werte vor der Übermittlung, quer mit „Entwurf“ beschriftet. Nach dem Vermerk ist es der Ausdruck für den Arbeitnehmer nach dem Muster des BMF für 2026 (BMF-Schreiben vom 29. August 2025) mit Tag der Übermittlung und Transferticket; den gibst du dem Arbeitnehmer (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Korrektur und Storno¶

Wird eine Abrechnung des Jahres nach der Übermittlung storniert und neu festgeschrieben, steht die Bescheinigung auf „Korrektur nötig“. Du korrigierst sie in Mein ELSTER mit demselben Formular und vermerkst die Korrektur. Nach Ablauf der Frist ist eine Korrektur nur für falsch übermittelte Daten gedacht: Den Lohnsteuerabzug selbst darf der Arbeitgeber nach der Übermittlung nicht mehr ändern (§ 41c Abs. 3 Satz 1 EStG). Eine Stornierung ist für Bescheinigungen, die nie hätten übermittelt werden dürfen, etwa für den falschen Arbeitnehmer (§ 93c Abs. 3 AO); auch sie vermerkst du mit Transferticket.

Jede Übermittlung, jeder Vermerk und jede Prüfung steht im Verlauf der Karte. Die Einträge lassen sich nicht ändern oder löschen und stehen im Änderungsprotokoll. In den Fristen steht die Lohnsteuerbescheinigung je Jahr, bis für jeden Arbeitnehmer eine passende übermittelt oder sie storniert ist. Den Namen des Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt wird, trägst du in den Firmendaten ein; er steht auf der Bescheinigung.

Quellen¶

• DATEV-Kontenrahmen 2026 SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), siehe Plan
• Datenart LStA: Schemas LStA-2026.xsd und LStA-2027.xsd, Jahresdokumentationen LStA_2026 und LStA_2027 und Beispiel lsta_2026_ok.xml in der Dokumentation zu ERiC 45.1.5.0 (Datenarten/ElsterAnmeldung/LStA); Muster der Lohnsteuer-Anmeldung 2026, BMF-Schreiben vom 14. August 2025
• § 38 und § 38a EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__38.html, https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__38a.html
• § 11 Abs. 2 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__11.html; § 40a Abs. 6 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__40a.html; § 41a EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41a.html
• § 108 GewO: https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html
• Entgeltbescheinigungsverordnung §§ 1 und 2: https://www.gesetze-im-internet.de/entgbv/__1.html, https://www.gesetze-im-internet.de/entgbv/__2.html
• § 41 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html; § 4 LStDV: https://www.gesetze-im-internet.de/lstdv/__4.html
• § 41b EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41b.html; § 41c EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41c.html; § 93c AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__93c.html
• Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2026, BMF-Schreiben vom 29.8.2025: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-08-29-ausdruck-elektr-lstbesch-2026.html
• ERiC-Entwicklerhandbuch 45.1.5.0, Kap. 9.5 (Lohnsteuerbescheinigung bis 2025) und 9.8 (ElsterKMV, LSTMitteilung ab 2026); Schemas lstb202501.xsd und lstb_storno_000002.xsd im ERiC-Dokumentationspaket
• § 20 Abs. 2 SGB IV (Übergangsbereich): https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__20.html; § 2 BVV: https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__2.html
• SV-Meldeportal: Benutzerhandbuch (Stand 01.12.2025), Kap. 4.1 und 4.2: https://info.sv-meldeportal.de/wp-content/uploads/de-benutzerhandbuch.pdf; Fragen und Antworten: https://info.sv-meldeportal.de/fragen-antworten/
• § 23 SGB IV (Fälligkeit): https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__23.html; § 28a SGB IV (Meldungen): https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html; § 28f SGB IV (Beitragsnachweis): https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28f.html
• DEÜV §§ 5, 6, 8, 10: https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__5.html, https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__6.html, https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__8.html, https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__10.html
• TK-Beratungsblatt „Beitragsnachweis“ (07/2026) mit Fälligkeitsterminen 2026: https://www.tk.de/resource/blob/2032950/db10bad9264a10f8b84f84a1edd9ee10/beratungsblatt-beitragsnachweis-data.pdf; Bankarbeitstage, 24. und 31. Dezember: https://www.tk.de/firmenkunden/versicherung/beitraege-faq-und-mehr/angaben-beitragszahlung/zu-welchem-zeitpunkt-sind-die-beitraege-faellig-2031324
• Übergangsbereich in Meldungen: DRV, summa summarum, Lexikon „Übergangsbereich“: https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/summa-summarum/Lexikon/U/uebergangsbereich.html

Letztes Update: 9. November 2026